Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès l'information 2017–2018

Table des matières

Introduction
Objet de la Loi sur l’accès l’information
Mandat du ministère des Finances Canada
Application de la Loi sur l’accès l’information

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives.

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Suivi des demandes
Annexe A - Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès l’information

Introduction

Le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objectif de garantir l’accès à l’information comprise dans les documents sous le contrôle d’une institution gouvernementale selon le principe du droit du public à sa communication, les exemptions nécessaires à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. Elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale ; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public. En vertu de la Loi, les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute autre personne ou entreprise présente au Canada ont le droit d’avoir accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents qui sont sous son contrôle et celui d’autres institutions fédérales constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

Mandat du ministère des Finances Canada

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu’en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent :

  • la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières ;
  • la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada ;
  • l’élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires ;
  • la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers ;
  • La conception et l’administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires ;
  • l’élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier ;
  • la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres.

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des politiques de communication, Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à l’information et répond aux demandes d’information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. À la Division de l’AIPRP, 16 employés se consacraient à temps plein à administrer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de s’acquitter de fonctions connexes. La Division de l’AIPRP se compose d’un directeur, soutenu par deux chefs d’équipe, de dix analystes de l’AIPRP et de trois adjoints administratifs.

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2,1) à la Loi :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et applique la Loi et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Activités de sensibilisation et de formation

Cette année, la Division de l’AIPRP a participé à deux séances d’orientation ministérielle. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du Ministère afin qu’ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l’information au sujet de la Division, de la Loi et des pratiques de gestion de l’information à 47 nouveaux employés.

Cinq autres séances de formation ont été offertes à 151 employés de différentes directions du Ministère. Une partie de la formation a été donnée au moyen du module de formation en ligne sur l’AIPRP de l’École de la fonction publique du Canada afin de veiller à ce qu’elle soit conforme à l’approche pangouvernementale. Parmi les autres formations particulières, notons des séances d’information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans ces séances, il était entre autres question des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée et de la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l’ensemble du Ministère, y compris à de nouvelles personnes-ressources de direction de l’AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Le 5 mai 2016, le président du Conseil du Trésor a publié, en vertu de son pouvoir comme ministre responsable de la Loi sur l’accès à l’information, une Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Directive provisoire).

La Directive provisoire enchâsse le principe « ouvert par défaut ». Elle prescrit également que :

  • tous les frais, mis à part les frais de présentation de la demande de 5 $, seront annulés ;
  • si possible, les demandeurs recevront les renseignements au format de leur choix, y compris dans des formats ouverts et réutilisables.

Plus particulièrement :

  • la Division de l’AIPRP n’offrira plus d’estimations des frais en réponse aux demandes ;
  • les fonctionnaires des directions continueront de collaborer avec la Division de l’AIPRP pour cerner les demandes qui sont vagues ou qui pourraient être de large portée. Cette mesure permettra aux demandeurs de reformuler leurs demandes, ce qui ferait en sorte que les demandeurs y obtiennent un accès plus exact, plus complet et plus rapide ;
  • les documents sont fournis dans le format demandé par le demandeur, c’est-à-dire, Excel, PDF ou autre, pourvu que la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité ne soient pas compromises ;
  • on a rappelé aux fonctionnaires des directions, pendant l’examen des documents à divulguer, de faire preuve de discrétion d’une manière juste, raisonnable et impartiale, en tenant compte du principe de base de la Loi sur l’accès à l’information. L’information du gouvernement devrait être divulguée, sous réserve d’exceptions limitées et spécifiques visant à protéger les renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité.

Affichage proactif dans le Web des listes de notes d’information

Pour respecter les engagements du Canada en vertu du Gouvernement ouvert, un des quatre produits livrables présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor incluait l’affichage de la liste des titres des notes d’information produites à l’intention du sous-ministre, du ministre et de la secrétaire parlementaire tous les mois, à compter du 3 octobre 2016.

La Division de l’AIPRP communique, dans le site Web du Ministère, les mêmes renseignements qui sont communiqués en vertu des demandes mensuelles de la Loi sur l’accès à l’information c’est–à–dire, le numéro du SGCD Web (numéro de suivi), la date de la note de service, la personne à qui elle s’adressait et le titre, dans les deux langues officielles. Les listes des notes d’information se trouvent dans le site Web ministériel sous l’onglet « Transparence ». Cela permet aux demandeurs d’obtenir les listes d’une manière plus rapide et d’accélérer leurs demandes de notes d’information particulières.

Préparation au projet de loi C-58

Le projet de loi C-58 – Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence a été soumis au Sénat le 7 décembre 2017 et avait atteint l’étape de la deuxième lecture en date du 31 mars 2018.

Certaines des mesures qui entreront en vigueur à l’obtention de la sanction royale auront une incidence importante sur le Ministère, notamment les suivantes :

  • L’approbation du commissaire à l’information est requise pour refuser de traiter les demandes vexatoires ou présentées de mauvaise foi.
  • L’échange des services de traitement des demandes d’AIPRP entre institutions appartenant au même portefeuille ministériel sera facilité.
  • La publication proactive sera prévue dans la loi et la Loi sur l’accès à l’information s’étendra désormais à de nouvelles institutions qui n’étaient pas couvertes auparavant (par exemple, les cabinets des ministres).

Parmi les mesures supplémentaires qui entreront en vigueur un an après l’obtention de la sanction royale, notons les suivantes :

  • Conférer au commissaire à l’information le pouvoir de rendre des ordonnances
    • Ce pouvoir s’appliquerait à la communication de dossiers gouvernementaux, aux prorogations de délai, aux frais, à l’accès dans la langue officielle demandée et au format à des fins d’accessibilité.
  • Des exigences de publication proactive pour les membres du Parlement et du Sénat.

Le Ministère examine ses ressources et ses processus afin de déterminer les répercussions de ces changements, qui se feront sentir sur le Ministère dans son ensemble, et pas uniquement sur la Division de l’AIPRP. Le Ministère veille à avoir une stratégie ministérielle sur la façon optimale de mettre en œuvre ces changements et d’être prêt à la mise en œuvre.

Autres activités

Afin d’assurer le respect de procédures appropriées pour le traitement des demandes d’AIPRP et pour la préparation des réponses, la Division de l’AIPRP continue de mettre à jour les outils qu’utilisent les employés de la Division de l’AIPRP et de l’ensemble du Ministère, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. Les outils et les rencontres ont permis de s’assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités en lien avec les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

Délégation de pouvoirs

La délégation de pouvoirs approuvée le 1er décembre 2015 accorde, le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements ministériels demandés en vertu de la Loi. Ce pouvoira été partagé entre le sous-ministre, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints, les directeurs généraux, les directeurs exécutifs, le directeur principal de la Division des politiques de communication, la directrice de la Division de l’AIPRP, les chefs d’équipe de l’AIPRP et les analystes principaux de l’AIPRP afin d’autoriser d’autres questions administratives. En règle générale, la directrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels approuve toutes les exemptions.

Délégation de pouvoirs

Annexe 1 - Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Pouvoirs, devoirs ou fonctions Dispo-sition Sous-ministre Sous-ministre délégué Sous-ministre délégué et représentant du Canada auprès du G7 Sous-ministres adjoints principaux Sous-ministres adjoints
Dirigeant principal de la vérification interne et l’évaluation
Directeurs généraux
Directeurs exécutifs
Directeur principal – Politique de communication
Directeur AIPRP Chef d’équipes AIPRP
Analystes principaux de l’AIPRP
Responsable de l’institution fédérale 4(2.1) non non non non oui oui
Aviser l’auteur de la demande d’accès 7a) non non non non oui oui
Autoriser l’accès à un document 7b) non non non non oui oui
Transmettre la demande à une autre institution 8(1) non non non non oui oui
Prorogation du délai 9 non non non non oui oui
Frais supplémentaires 11(2), (3), (4), (5), (6)
non non non non oui oui
Langue de communication des renseignements 12(2)b) non non non non oui oui
Accès aux renseignements sur un support de substitution 12(3)b) non non non non oui oui
Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel 13 oui oui oui oui oui non
Exception - Affaires fédéro-provinciales 14 oui oui oui oui oui non
Exception - Affaires internationales et défense 15 oui oui oui oui oui non
Exception - Application de la loi et enquêtes 16 oui oui oui oui oui non
Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles 16.5 oui oui oui oui oui non
Exception - Sécurité des personnes 17 oui oui oui oui oui non
Exception - Intérêts économiques du Canada 18 oui oui oui oui oui non
Exceptions - Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d’Exportation et développement Canada, de l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc. 18.1 oui oui oui oui oui non
Exception - Renseignements personnels 19 oui oui oui oui oui non
Exception - Renseignements de tiers 20 oui oui oui oui oui non
Exception - Activités du gouvernement 21 oui oui oui oui oui non
Exception - Procédures de vérification 22 oui oui oui oui oui non
Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification 22,1 oui oui oui oui oui non
Exception - Secret professionnel des avocats 23 oui oui oui oui oui non
Exception - Interdictions réglementaires 24 oui oui oui oui oui non
Prélèvements 25 oui oui oui oui oui non
Exception - Renseignements devant être publiés 26 oui oui oui oui oui non
Avis aux tiers 27(1), (4) non non non non oui oui
Avis aux tiers 28(1)b), (2), (4) non non non non oui oui
Recommandation du Commissaire à l’information 29(1) non non non non oui oui
Avis au Commissaire à l’information de la participation d’un tiers 33 non non non non oui oui
Droit de présenter des observations 35(2)b) oui oui oui oui oui oui
Accès accordé au plaignant 37(4) non non non non oui oui
Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale) 43(1) non non non non oui oui
Avis à l’auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers) 44(2) non non non non oui oui
Règles spéciales concernant les audiences 52(2)b), (3) oui oui oui oui oui oui
Salles publiques de consultation des manuels 71(1) non non non non oui oui
Élaborer un rapport annuel à l’intention du Parlement 72 non non non non oui oui
               
Règlement sur l’accès à l’information              
Transmettre une demande 6(1) non non non non oui oui
Frais liés à la recherche et à la préparation 7(2) non non non non oui oui
Frais liés à la production et aux programmes 7(3) non non non non oui oui
Donner accès aux documents 8 non non non non oui oui
Restrictions applicables au support 8,1 oui oui oui oui oui oui

Fonds de renseignements

Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.

Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et des fonctionnaires fédéraux.

Certains programmes et certaines activités, comme les ressources humaines et la gestion financière, sont les mêmes pour la plupart des institutions gouvernementales. On les connaît sous le nom de services internes et ils comprennent les types de renseignements qui suivent :

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes officielles

Comparativement aux 839 demandes officielles de l’exercice précédent, 913 demandes officielles ont été reçues au cours du présent exercice, ce qui représente une augmentation de 8,1 %. En tout, 1 152 demandes ont été analysées, 239 demandes étant en suspens depuis 2016–2017. Au terme de l’exercice 2017-2018, 874 demandes avaient été traitées et 278 ont été reportées à l’exercice 2018-2019.

Le tableau 1 illustre une tendance de cinq ans.

Tableau 1
Aperçu des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Exercice Nouvelles demandes reçues Demandes traitées Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Taux de conformité en temps voulu %
2017-2018 913 874 63 838 32 039 83,9 %
2016-2017 839 780 96 174 43 685 83,8 %
2015-2016 622 560 36 710 21 163 92,5 %
2014-2015 519 482 48 699 26 051 92,1 %
2013-2014 547 573 61 333 36 807 91,9 %

Autres demandes

En 2016-2017, le Ministère a reçu 517 demandes officieuses. Au cours de cet exercice, le Ministère a reçu 487 demandes officieuses, soit une légère baisse de 6 %. La grande majorité des demandes officieuses ont été formulées par des membres des médias, suivis des membres du milieu des affaires et d’organismes.

En 2016-2017, le Ministère a reçu 220 consultations d’autres institutions fédérales et organismes à propos de sujets d’intérêt pour le Ministère. Au cours de cet exercice, le Ministère en a reçu 310, ce qui correspond à une augmentation de 29 %. Le nombre total de consultations considérées était de 280, car 20 de 2016-2017 sont demeurées en suspens. À la fin de 2017-2018, 265 consultations ont été réalisées, et 15 ont été reportées à 2018–2019.

Le tableau 2 illustre une tendance de cinq ans du nombre total de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de demandes officieuses et de consultations reçues d’autres institutions et organismes gouvernementaux.

Tableau 2
Charge de travail globale de la Division de l’AIPRP
Exercice Charge de travail globale Augmentation ou diminution par rapport à la période de référence précédente
2017-2018 1662 4,1 %
2016-2017 1 594 64,4 %
2015-2016 969 (21,7 %*)
2014-2015 990 (27,6 %*)
2013-2014 1 368 36,4 %

*Ces diminutions découlent d’une baisse des demandes officieuses.

Source des demandes

Le plus grand changement survenu au cours de 2017-2018 par le présent rapport a trait au nombre de demandeurs du secteur Entreprises et de ceux qui ont choisi de refuser d’identifier leur catégorie de demandeur :

Source des demandes
Source 2015-2016 2016-2017 2017-2018
Médias 181 284 275
Secteur universitaire 17 15 15
Entreprises 101 149 297
Organisations 75 54 28
Public 100 112 132
Refus de s’identifier 148 225 166
 


Total 622 839 913

Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Dispositions prises à l’égard des demandes

Le tableau ci-dessous indique les dispositions prises à l’égard des 874 demandes traitées pendant la période visée :

Disposition 2017-2018
Disposition Nombre de demandes Pourcentage de demandes
Communication totale 61 8 %
Communication partielle 597 68 %
Exemption totale 10 1 %
Exclusion totale 17 2 %
Aucun document n’existe 135 15 %
Demande transférée 18 2 %
Demande abandonnée 36 4 %
Total 874 100,00 %

Le tableau ci-dessous compare la disposition des demandes complétées pour les trois dernières périodes de production de rapports.

Comparison de la disposition des demandes
Disposition 2015-2016 2016–2017 2017-2018
Communication totale 52 60 61
Communication partielle 336 520 597
Exemption totale 5 4 10
Exclusion totale 7 34 17
Aucun document n’existe 126 139 135
Demande transférée 5 9 18
Demande abandonnée 13 14 36
Ni confirmée ni refusée 0 0 0
Complétée 560 780 874

Les changements dans la plupart des catégories étaient minimes, à l’exception de l’augmentation du nombre de demandes de renseignements qui ont été communiqués partiellement.

Délai de traitement

Sur les 874 demandes complétées au cours de cet exercice, 734 (83,9 %) ont été achevées à temps, ce qui ressemble au taux de 83,8 % obtenu en 2016–2017. Même si le délai de traitement est demeuré semblable au rendement obtenu l’an dernier, le nombre de demandes a continué d’augmenter de 8,1 %,

La Division de l’AIPRP a continué d’apporter un bon nombre de changements afin d’améliorer son efficience, sa production de rapports et son orientation au moyen de ce qui suit :

  • approbations et consultations électroniques ;
  • des statistiques ciblées par direction, indiquant les listes de dossiers d’AIPRP traités à temps et en retard ;
  • la publication proactive des listes de notes d’information.

Les demandes exigeant plus de six mois à traiter concernaient habituellement un grand nombre de documents pour lesquels il fallait mener de longues consultations à l’interne, avec des tiers et souvent avec d’autres organismes gouvernementaux. Compte tenu de la nature du travail effectué par le Ministère, des consultations doivent souvent être menées auprès d’autres organismes fédéraux dans le cas de nombreuses demandes, et le temps dont ces organismes ont besoin pour répondre à ces consultations a une incidence sur le délai de traitement.

Parmi les 874 demandes fermées durant la période visée par le présent rapport, 358 (41 %) ont été complétées dans les 30 jours, 388 (44 %) en deux à quatre mois, 76 (9 %), en quatre à six mois, et 52 (6 %) en plus de six mois.

Motifs d’exemption invoqués

En 2017-2018, le Ministère a invoqué un total de 2 647 exemptions en vertu d’articles précis de la Loi (plus d’une exemption peut s’appliquer à une demande particulière).

Ces exemptions étaient les suivantes :

Motifs d’exemption invoqués
Article de la Loi Nombre de fois que les exemptions ont été appliquées
Article 13 - Renseignements obtenus à titre confidentiel d’autres gouvernements 81
Article 14 - Affaires fédérales-provinciales 197
Article 15 - Affaires internationales et défense 135
Article 18 - Intérêts économiques du Canada 238
Article 19 - Renseignements personnels 124
Article 20 - Renseignements de tiers 305
Article 21 - Activités du gouvernement 1 161
Article 22 - Examens et vérifications 2
Article 23 - Secret professionnel des avocats 50
Article 24 - Interdictions fondées sur d’autres lois 13
Article 26 - Communication en cas de publication 1

Motifs d’exclusion cités

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information qui est déjà accessible au public, comme les publications du gouvernement et les documents dans les bibliothèques et musées. Sont également exclus les documents comme les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. En vertu de la Loi, des exclusions ont été invoquées 776 fois : 23 fois pour de l’information qui se trouvait déjà dans le domaine public ou vente au public ou dans une bibliothèque et 753 fois en vertu de l’article 69 pour les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Puisque le Ministère est responsable de la préparation du budget et de l’élaboration de lois et de politiques connexes, il dispose d’une grande quantité de documents qui sont classifiés à titre de documents confidentiels du Cabinet.

Format de l’information communiquée

Des documents ont été fournis aux demandeurs dans 658 cas, dont 305 (46 %) en format papier et 353 (54 %) sur disque compact. Aucun demandeur n’a exigé de voir les documents originaux au lieu de recevoir une copie.

Complexité

Beaucoup des demandes traitées par le Ministère en 2017-2018 soulevaient des questions complexes nécessitant une consultation avec plusieurs autres organisations gouvernementales et/ou tierces parties. Le nombre de pages d’un dossier a également une incidence sur le délai de traitement. Au cours de cet exercice, un certain nombre de dossiers comptaient plus de 1 000 pages, le plus volumineux comptant 3 379 pages.

Présomption de refus

En tout, 140 demandes ont été complétées après le délai obligatoire pour diverses raisons, dont l’augmentation de la charge de travail et les consultations internes et externes. Dans 90 cas, une prorogation du délai obligatoire avait été demandée, mais les dossiers étaient tout de même en retard, principalement en raison du volume des pages traitées et des consultations à l’externe et à l’interne. Dans les 50 autres cas, aucune prorogation du délai obligatoire n’avait été demandée.

Le tableau 3 démontre le nombre de 140 demandes complétées après le délai obligatoire dans 2017-2018.

Tableau 3
Demandes Complétées après le Délai Obligatoire
Nombre de Demandes Nombre de jours de retard après le délai obligatoire
56 (40 %) dans les premiers 15 jours
11 (7,8 %) dans les 16 à 30 jours
31(22,1 %) dans les 31 à 60 jours
22 (15,7 %) dans les 61 à 120 jours
9 (6,4 %) dans les 121 à 180 jours
9 (6,4 %) dans les 181 à 365 jours
2 (1,4 %) plus de 365 jours

Traductions

Le Ministère n’a reçu aucune demande de traduction.

Partie 3 – Prorogations

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prescrit les circonstances en vertu desquelles le délai de 30 jours pour répondre aux demandes peut être prorogé. Des prorogations peuvent être accordées pour les raisons suivantes :

  • si la demande vise un grand nombre de documents ou exige une recherche dans un grand nombre de documents, et que le respect du délai initial nuirait de façon déraisonnable aux activités de l’institution ;
  • si une consultation est nécessaire avec une autre institution gouvernementale ou autre niveau de gouvernement ;
  • si un avis doit être donné à un tiers (conformément au para. 27(1)) concernant la publication imminente de renseignements commerciaux de ce tiers.

Au cours de 2017-2018, le Ministère s’est prévalu de 60 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) en raison du grand nombre de documents et entraverait le fonctionnement du gouvernement, par rapport à 93 l’exercice précédent. Les avis à un tiers ont exigé 95 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c), une légère augmentation par rapport à 88.

En tout, 225 prorogations pour consultations sur les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine et 213 prorogations pour d’autres types de consultations (438 prorogations en tout) ont été effectuées en vertu de l’alinéa 9(1)b). Les prorogations pour consultations étaient à la hausse par rapport aux 194 prorogations effectuées en 2016–2017.

Partie 4 – Frais

Comme il a été noté précédemment, depuis le 5 mai 2016, tous les frais, à l’exception des frais de présentation de la demande de 5 $, ont été annulés. 

Au cours de 2017-2018, un total de 4 070 $ en frais de présentation de demande ont été recueillis. Des frais pour la présentation de demande représentant un montant de 300 $ ont été annulés ou remboursés dans 60 cas.

Partie 5 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations

Le Ministère a reçu un total de 260 consultations d’autres organisations gouvernementales au cours de cet exercice et en a fermé 265. Vingt ont été reportées de l’exercice précédent.

Sur les 265 consultations d’autres institutions et organisations gouvernementales que nous avons achevées au cours de l’exercice, le Ministère a répondu à 197 (74,3 %) en 30 jours ou moins, à 53 (20 %) en 31 à 60 jours, à 13 (4,9 %) en 61 à 120 jours. Deux de ces consultations (1,4 %) ont nécessité de 121 à 365 jours.

Partie 6 – Durée des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

L’unité des services juridiques du Ministère a répondu à 230 consultations pour confirmer si des documents étaient des documents confidentiels du Cabinet. Dans tous les cas sauf un, les réponses ont été fournies dans les 60 jours. Ceci représente une augmentation de 5,6 % par rapport aux 217 consultations traitées pendant la période visée par le rapport précédent.

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé.

Partie 7 – Plaintes / enquêtes / audits

Cinquante (50) plaintes ont été déposées contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport :

  • vingt-quatre plaintes concernaient l’exemption d’information ;
  • huit plaintes portaient sur l’exclusion d’information aux termes de l’article 69 de la Loi ;
  • treize plaintes concernaient des prorogations ou un retard dans la réponse ;
  • cinq plaintes étaient un refus, car aucun document n’existait. 

Le Commissariat à l’information a formulé 24 constatations au cours de cet exercice :

  • neuf plaintes n’étaient pas fondées ;
  • dix plaintes étaient fondées et avaient été réglées sans recommandation ;
  • cinq plaintes avaient été abandonnées par les plaignants.

Une plainte a donné lieu à l’envoi d’un avis en vertu de l’article 35 au Ministère. Le Commissariat à l’information envoie à l’occasion des avis en vertu de l’article 35 aux ministères quand il désire obtenir des observations écrites officielles sur une plainte en cours.

Aucune des enquêtes menées par le Commissariat à l’information n’a révélé des préoccupations ou des problèmes précis quant au traitement de ces demandes par le Ministère et qui n’a été tenu de prendre aucune autre mesure.

Partie 8 – Appels devant la Cour fédérale du Canada

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale pendant la période visée.

Partie 9 – Ressources en lien avec la Loi sur l’accès à l’information

L’application de la Loi aura coûté 1 239 191 $ au Ministère au cours de cet exercice. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.

Suivi des demandes

En plus de produire des statistiques hebdomadaires et mensuelles au sujet du rendement des directions et de l’ensemble du Ministère, la Division de l’AIPRP continue d’envoyer des statistiques ciblées par direction, indiquant des listes de mesures des directions en souffrance relativement aux demandes liées à la Loi sur l’AIPRP et des consultations d’autres ministères. Ces statistiques sont communiquées chaque semaine aux cadres supérieurs, aux personnes-ressources de l’AIPRP des directions, au Cabinet du sous–ministre et au Cabinet du ministre.

Annexe A
Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 913
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 239
Total 1 152
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 874
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 278
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 275
Secteur universitaire 15
Secteur commercial (secteur privé) 297
Organisation 28
Public 132
Refus de s'identifier 166
Total 913
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
469 17 1 0 0 0 0 487

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 13 25 15 7 0 1 0 61
Communication partielle 46 92 110 229 73 42 5 597
Exception totale 3 3 0 4 0 0 0 10
Exclusion totale 2 3 6 4 1 1 0 17
Aucun document n'existe 53 72 7 1 1 1 0 135
Demande transmise 17 0 1 0 0 0 0 18
Demande abandonnée 24 5 1 3 1 1 1 36
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 158 200 140 248 76 46 6 874
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) a) 18
13(1) b) 14
13(1) c) 42
13(1) d) 4
13(1) e) 3
14 99
14 a) 53
14 b) 45
15(1) 80
15(1) - Affaires internationales 52
15(1) - Défense du Canada 3
15(1) - Activités subversives 0
16(1) a)(i) 0
16(1) a)(ii) 0
16(1) a)(iii) 0
16(1) b) 0
16(1) c) 13
16(1) d) 0
16(2) 3
16(2) a) 0
16(2) b) 0
16(2) c) 324
16(3) 0
16.1(1) a) 0
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 0
17 0
18 a) 19
18 b) 65
18 c) 7
18 d) 140
18.1(1) a) 5
18.1(1) b) 1
18.1(1) c) 1
18.1(1) d) 0
19(1) 124
20(1) a) 3
20(1) b) 147
20(1) b.1) 0
20(1) c) 118
20(1) d) 37
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 500
21(1) b) 510
21(1) c) 121
21(1) d) 30
22 1
22.1(1) 1
23 50
24(1) 13
26 1
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68 a) 23
68 b) 0
68 c) 0
68.1 0
68.2 a) 0
68.2 b) 0
69(1) 13
69(1) a) 33
69(1) b) 0
69(1) c) 7
69(1) d) 38
69(1) e) 97
69(1) f) 11
69(1) g) re a) 99
69(1) g) re b) 1
69(1) g) re c) 80
69(1) g) re d) 103
69(1) g) re e) 225
69(1) g) re f) 46
69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 35 26 0
Communication partielle 270 327 0
Total 305 353 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 2,139 2,139 61
Communication partielle 54,300 29,900 597
Exception totale 3,231 0 10
Exclusion totale 279 0 17
Demande abandonnée 3,889 0 36
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées

101 à 500 pages traitées
501 à 1 000 pages traitées
1 001 à 5 000 pages traitées
Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-
quées
Nombre de demandes Pages communi-
quées
Nombre de demandes Pages communi-
quées
Nombre de demandes Pages communi-
quées
Nombre de demandes Pages communi-
quées
Communication totale 57 848 3 783 1 508 0 0 0 0
Communication partielle 464 9 279 117 14 869 12 3 448 4 2 304 0 0
Exception totale 3 0 6 0 0 0 1 0 0 0
Exclusion totale 17 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 34 0 1 0 0 0 1 0 0 0
Ni confirmée
ni infirmée
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 575 10 127 127 15 652 13 3 956 6 2 304 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 15 0 0 0 15
Communication partielle 421 0 0 0 421
Exception totale 8 0 0 0 8
Exclusion totale 13 0 0 0 13
Demande abandonnée 7 0 0 0 7
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 464 0 0 0 464

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
140 50 12 43 35
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 27 29 56
16 à 30 jours 4 7 11
31 à 60 jours 8 23 31
61 à 120 jours 5 17 22
121 à 180 jours 3 6 9
181 à 365 jours 3 6 9
Plus de 365 jours 0 2 2
Total 50 90 140
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation

9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 3 0 8 6
Communication partielle 46 208 193 86
Exception totale 1 0 4 0
Exclusion totale 2 10 2 0
Aucun document n'existe 4 1 3 1
Demande abandonnée 4 6 3 2
Total 60 225 213 95
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)(a)
Entrave au fonctionnement
9(1)(b)
Consultations

9(1)(c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 32 3 48 14
31 à 60 jours 18 2 107 60
61 à 120 jours 7 216 53 19
121 à 180 jours 2 3 5 2
181 à 365 jours 1 1 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 60 225 213 95

Partie 4 – Frais

Fees
Type de frais Frais perçus
Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 814 4 070 $ 60 300 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 814 4 070 $ 60 300 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 260 11,227 10 310
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 20 2 059 1 2
Total 280 13 286 11 312
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 265 12 606 9 250
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 15 680 2 62
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 82 35 20 2 0 0 0 139
Communiquer en partie 34 40 30 10 0 2 0 116
Exempter en entier 1 3 2 1 0 0 0 7
Exclure en entier 1 1 1 0 0 0 0 3
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 118 79 53 13 0 2 0 265
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 2 0 0 0 0 0 0 2
Communiquer en partie 0 6 0 0 0 0 0 6
Exempter en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 6 0 0 0 0 0 9

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
  Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
 
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 43 571 7 448 0 0 0 0 0 0
16 à 30 114 1 242 7 715 0 0 0 0 0 0
31 à 60 56 699 2 184 0 0 0 0 0 0
61 à 120 1 3 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 214 2 515 16 1 347 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées

Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
50 1 24 75

Partie 8 – Recours judiciaire

Recours judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 126 523 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 112 668 $
  Contrats de services professionnels 79 563 $
  Autres 33 105 $
Total 1 239 191 $
9.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein 13,70
Employés à temps partiel et occasionnels 0,39
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,65
Étudiants 0,00
Total 14,74