Archivé - Audit des frais de voyage et d’accueil
Rapport final

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Préparé par
Vérification interne et évaluation
Ministère des Finances Canada

Approuvé par le sous-ministre des Finances sur la recommandation du Comité de vérification et d’évaluation le 9 décembre  2013

Table des matières

Sommaire

Contexte

Objectif et portée de l’audit

Énoncé de conformité et approche de l’audit

Conclusion

Constatations par critère d’audit

Recommandation et plan d’action de la direction

Annexe A : Tendances relatives aux dépenses de voyage et d’accueil du Ministère

Annexe B  : Liste des employés interviewés

Annexe C : Information clé consultée

Annexe D : Méthodologie d’échantillonnage

Annexe E : Membres de l’équipe d’audit

Sommaire

Au gouvernement du Canada, les dépenses de voyages et d’accueil sont régies par un cadre législatif et stratégique complexe. À l’automne 2012, des modifications ont été apportées à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences afin d’améliorer le contrôle des coûts liés aux événements. Des mesures visant à réduire les coûts liés aux voyages à compter de l’exercice 2013-2014 étaient également prévues dans le Plan budgétaire 2013.

L’audit des frais de voyage et d’accueil a été autorisé dans le cadre du plan d’audit interne de  2013–2016 du ministère des Finances approuvé par le sous-ministre à la réunion du comité ministériel de vérification et d’évaluation du 1er mars 2013.

L’audit visait à fournir une assurance raisonnable que les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux politiques et directives applicables et que le cadre de contrôle de gestion relatif aux voyages et à l’accueil est en place et fonctionne efficacement.

Dans l’ensemble, l’audit a conclu que les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux politiques et directives applicables et que le cadre de contrôle de gestion pour les voyages et l’accueil est en place et fonctionne efficacement.

Bien que les activités de voyage et d'accueil soient bien gérées au Ministère, il existe une possibilité d'amélioration concernant la communication et la formation des employés du Ministère au sujet des exigences relatives aux voyages et à l'accueil, dans le but de favoriser une plus grande efficacité et d'optimiser la conformité au niveau des directions.

Contexte

Les frais de voyage et d’accueil au gouvernement du Canada sont régis par un cadre législatif et stratégique qui comprend la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor dont le Conseil national mixte est responsable et la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences et les lignes directrices connexes.

Le président du Conseil du Trésor a approuvé des modifications à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences (la Directive) qui sont entrées en vigueur le 3 octobre 2012. Ces modifications avaient pour but d’améliorer le contrôle des coûts liés aux événements qui sont organisés par les ministères ou auxquels ils assistent, et de promouvoir la prudence financière. De plus, le Plan budgétaire 2013 prévoyait des mesures visant à réduire les coûts liés aux voyages gouvernementaux à compter de l’exercice 2013-2014.   

Comme indiqué dans l'annexe A, les dépenses de voyages et d'accueil du ministère des Finances ont diminué au cours des trois derniers exercices.    

Le Ministère a conclu un protocole d’entente, en date du 1er avril 2010, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada pour la prestation de services de comptabilité au Ministère. Aux termes de ce protocole d’entente, les Services de comptabilité du SCT se chargent du traitement au jour le jour des demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil en vertu de l’article 33 de la LGFP.                                           

Les directions ministérielles doivent préparer elles-mêmes leurs demandes de voyage et d’accueil, contrôler leurs engagements en vertu de l’article 32 de la LGFP et se charger des procédures de vérification des comptes et de l’attestation des demandes en vertu de l’article 34 de la LGFP et conformément aux politiques et directives applicables, avant de présenter leurs demandes et les documents connexes aux Services de comptabilité du SCT à des fins de vérification finale et de traitement des paiements. Les directions doivent aussi surveiller leurs activités de voyage et d’accueil et en rendre compte au Directorat de la gestion financière de la Direction des services ministériels.   

Les employés doivent consulter les politiques pertinentes et demander l'avis d'experts, pour remplir comme il se doit les formulaires d'autorisation et de demande, pour obtenir l'autorisation et pour présenter les demandes avec les pièces justificatives essentielles en temps opportun.

Objectif et portée de l’audit

Objectif de l’audit

L’audit avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable que les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux politiques et directives applicables et que le cadre de contrôle de gestion relatif aux voyages et à l’accueil est en place et fonctionne efficacement.

Portée de l’audit

La portée de l’audit comprenait:

  • Les transactions liées aux frais de voyage et d’accueil  qui sont visées par les exigences de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences.
  • Les transactions liées aux frais de voyage qui ont été effectuées au Ministère entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2013.
  • Les activités d’accueil organisées par le Ministère entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2013. Des nouvelles exigences de la politique étant entrées en vigueur en janvier 2011, la portée de l’audit pour les transactions d’accueil s’est étendue aux deux derniers exercices.

La portée de l’audit ne comprenait pas:

  • les dépenses liées aux conférences.
  • les frais de voyage liés à la réinstallation.
  • le processus de divulgation proactive des dépenses pour les représentants ministériels.

Énoncé de conformité et approche de l’audit

Énoncé de conformité

L’audit a été mené en conformité aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada,comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Approche de l’audit

L’audit a été planifié et mené de manière à obtenir l’assurance raisonnable que son objectif a été atteint.  Pendant leur mission, les auditeurs ont suivi des procédures appropriées et ont recueilli suffisamment d’éléments probants pour étayer l’exactitude des constatations et de l’opinion globale présentées dans ce rapport. Les constatations reposent sur une comparaison entre la situation observée au moment de l’audit et les critères d’audit énumérés dans le présent rapport, qui ont été acceptés par la direction. L’opinion ne s’applique qu’à l’entité examinée.

Les procédures d’audit comprenaient, entre autres des entrevues, des observations, l’examen de documents de référence et des tests analytiques. Les critères d’audit ayant servi à élaborer les tests d’audit requis étaient fondés sur (1) les éléments pertinents des Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : Outil à l’intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général; (2) les aspects pertinents du cadre intégré de contrôle interne du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO); et (3) la Ligne directrice  du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.2 – gestion des voyages.

Vingt personnes (énumérées à l’annexe B) ont été interviewées dans le cadre de cet audit. Ces employés ont été consultés au sujet d’un ou de plusieurs critères, et à différents niveaux de profondeur, selon leurs rôles dans le processus des voyages et de l’accueil. L’équipe d’audit a également examiné et analysé les pouvoirs et les politiques applicables, de même d’autres documents, financiers ou non, émanant de sources pertinentes diverses. La liste de l’information clé consultée figure à l’annexe C et les détails sur les échantillons de transactions  sélectionnées se trouvent à l’annexe D.  

L’approche retenue a permis de communiquer les résultats de l’audit de manière à permettre à la direction d’examiner et de commenter les constatations et les conclusions avant qu’elles ne soient finalisées.        

Conclusion

Dans l’ensemble, l’audit a conclu que les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux politiques et directives applicables et que le cadre de contrôle de gestion pour les voyages et l’accueil est en place et fonctionne efficacement.

Bien que les activités de voyage et d'accueil soient bien gérées au Ministère, il existe une possibilité d'amélioration concernant la communication et la formation des employés du Ministère au sujet des exigences relatives aux voyages et à l'accueil, dans le but de favoriser une plus grande efficacité et d'optimiser la conformité au niveau des directions.

Constatations par critère d’audit

Les évaluations contenues dans la présente section résument les constatations d’audit qui se fondent sur des éléments probants factuels recueillis et analysés durant l’audit. Suivant ces évaluations, les enjeux et les thèmes ainsi que les causes possibles, les répercussions, les initiatives de la direction et la recommandation sont résumés dans la section « Recommandation et plan d’action de la direction ».

La section « Constatations par critère d’audit » comprend l’approche utilisée dans les rapports d’audit pour évaluer le niveau d’'exposition au risque. Compte tenu des constatations et des mesures de contrôle mises en place pour atténuer les risques en relation aux critères d’audit, l'exposition au risque résiduel pour chaque critère d’audit est classée selon les catégories élevée, moyenne ou faible.

Ces niveaux de risque correspondent à l'exposition au risque résiduel qui, selon les auditeurs, pourrait avoir une incidence sur les objectifs organisationnels. Ces niveaux de risque tiennent aussi compte des niveaux de ressources nécessaires à la réussite de la mise en place de toute mesure correctrice. L’exposition au risque résiduel  est établie selon les normes suivantes:

Élevé
Impact grave qui requiert une attention et une action immédiates (la gestion doit déployer d’énormes efforts; les problèmes sont coûteux et difficiles à régler, le cas échéant).
Moyen
Impact important qui requiert une surveillance continue afin d’assurer que le risque est contenu à un niveau acceptable (la gestion doit déployer des efforts considérables; les actions et les investissements de la gestion réduisent les problèmes à un niveau raisonnable). 
Faible
Faible impact (la gestion déploie des efforts limités et un faible niveau d'investissement afin de régler les problèmes).
Constatations par critère de vérification
Critère Exposition au risque résiduel Évaluation
1. Contrôles
Le Ministère a mis en place des mécanismes de contrôle pour administrer efficacement les processus liés aux voyages et à l’accueil.   Faible   Le Ministère a mis en place des mécanismes de contrôle pour administrer efficacement les processus liés aux voyages et à l’accueil. il existe une possibilité d'amélioration concernant la communication et la formation des employés du Ministère au sujet des exigences relatives aux voyages et à l'accueil, dans le but de favoriser une plus grande efficacité et d'optimiser la conformité au niveau des directions.

Un cadre de contrôle est un processus conçu par une organisation en vue d'atteindre ses objectifs de manière efficace et dans le respect des lois et règlements applicables. L'audit s’attendait à ce que le cadre de contrôle du Ministère englobe des mesures efficaces pour s'assurer que les employés sont formés et que les renseignements pertinents sont communiqués en temps opportun. En outre, le cadre de contrôle inclut le suivi continu et l’établissement de rapport sur les risques relatifs aux activités de voyage et d'accueil.

Pour tester le cadre de contrôle, l’audit a porté sur les processus en place, et a consisté à examiner des documents, à mener des entrevues, et à tester deux échantillons aléatoires de 47 transactions  de voyage et 47 transactions d'accueil.

Formation et communication

L’équipe d’audit a vérifié si la formation et les communications sur les voyages et l’accueil sont adéquates et qu’elles soutiennent efficacement la conformité aux politiques financières.

En ce qui concerne la formation, l’audit a conclu qu’une formation régulière sur les voyages et l’accueil est offerte partout au Ministère, à savoir :

  • des séances d’information à l’intention du personnel administratif comprenant des mises à jour sur les directives et procédures relatives aux voyages et à l’accueil présentées par le Directorat de la gestion financière de la Direction des services ministériels; 
  • des séances de formation particulières à l’intention des gestionnaires de centres de responsabilité et des voyageurs.
Concernant les communications, l’audit a constaté que le Ministère s’est doté de divers mécanismes de communication pour diffuser les politiques et directives en matière de gestion financière auprès du personnel ministériel.  Ces mécanismes comprennent les pages d’InfoSite consacrées aux voyages et à l’accueil, une équipe chargée de la gestion des voyages au sein des Services de comptabilité du SCT, des séances d’information données par le Directorat de la gestion financière et des communiqués à l’intention de la haute direction.  

Suivi

L’audit a utilisé une approche de test de contrôle pour déterminer si les risques ont été identifiés, évalués, gérés et régulièrement suivis et déclarés.

L’audit a révélé que le Ministère effectue un suivi continu des activités de voyage et d'accueil dans le cadre de ses processus opérationnels d'affaires ainsi qu’aux fins des exigences de divulgation proactive. Au niveau des directions, les membres du personnel désigné surveillent régulièrement leur budget respectif au titre des activités de voyage et d'accueil.

L’audit a aussi révélé que, grâce au processus de vérification finale effectué par les Services de comptabilité du SCT avant le paiement, un mécanisme de suivi efficace permet de détecter et de corriger les erreurs dans les transactions liées aux voyages et à l’accueil. Ce processus de vérification permet aussi de déterminer, d’évaluer et de gérer sur une base régulière les risques découlant des demandes et des réclamations présentées à des fins de traitement.

Malgré les activités de formation, de communication et de suivi qui sont menées, l’audit a noté que d’autres améliorations peuvent être apportées à un coût relativement peu élevé. Plus précisément, la formation et la communication destinées aux gestionnaires de centres de responsabilité pourraient aider à améliorer la qualité globale des formulaires de demande d'autorisation et les demandes de remboursement connexes avant leur arrivée aux Services de comptabilité du SCT aux fins de traitement. De plus, une rétroaction sur les taux d’erreur pourrait être donnée directement aux gestionnaires de centres de responsabilité, ce qui faciliterait la mise en œuvre des améliorations nécessaires. 
2. Conformité aux politiques et directives applicables
Les dépenses de voyage et d’accueil du Ministère sont conformes aux politiques et directives applicables.   Faible   Dans l’ensemble, les dépenses de voyage et d’accueil du Ministère sont conformes aux politiques et directives applicables.

Afin de se conformer aux politiques et directives applicables, il est essentiel que les dépenses de voyage et d'accueil soient dûment autorisées au préalable, approuvées d’une manière adéquate par une autorité financière déléguée avec documents à l'appui, et vérifiées avant paiement.

Deux échantillons aléatoires composés de 47 transactions de voyage et de 47 transactions d’accueil ont été sélectionnés du système financier ministériel pour les tests de conformité. L'approche a été axée sur les contrôles clés en place, comme la préautorisation, l'autorisation et la demande de paiement et la vérification avant le paiement en conformité avec les taux établis et les indemnités de voyage et d’accueil.  Les détails relatifs à la méthodologie d’échantillonnage se trouvent à l’annexe D.

Dans l’ensemble, l’audit a conclu que les contrôles clés sont conformes aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur les voyages, de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences, et des autres politiques et directives applicables.  

Recommandation et plan d’action de la direction

La section suivante présente les principales possibilités d’amélioration qui ont été relevées pendant l’audit, ainsi que les répercussions et la recommandation avec le niveau de priorité qui y correspond. Les niveaux de priorité ont été établis selon ce qui suit:

  • Niveau de priorité élevé: la mise en œuvre de la recommandation de l’audit est prévue dans les 6 mois à partir de l’approbation du rapport d’audit;
  • Niveau de priorité moyen: la mise en œuvre de la recommandation de l’audit est prévue dans les 6 à 12 mois à partir de l’approbation du rapport d’audit;
  • Niveau de priorité faible : la mise en œuvre de la recommandation de l’audit est prévue de prendre plus de 12 mois à partir de l’approbation du rapport d’audit.

S’il y a lieu, les initiatives pertinentes de la direction qui sont déjà en cours sont signalées. Pour la recommandation, la direction a fourni :

  • un plan d’action pour répondre à la recommandation;
  • le poste à qui incombe la responsabilité de mettre en œuvre le plan d’action; et
  • une date cible d’achèvement.

1. Améliorer la communication et la formation

Observations et répercussions

Une communication adéquate, une formation connexe ainsi que des évaluations des risques et un suivi régulier constituent des éléments clés d'un cadre de contrôle efficace pour les voyages et l’accueil. En particulier, la communication et la formation contribuent à ce que les formulaires de voyage et d'accueil soient bien remplis et à une meilleure compréhension des exigences, et donc à un traitement plus rapide et plus précis des demandes de remboursement.

L’audit a examiné les contrôles mis en place au chapitre des frais de voyage et d’accueil et à vérifier leur conformité aux politiques et directives applicables. L’audit a conclu que le Ministère s’est doté de mécanismes de contrôle pour administrer les processus liés aux voyages et à l’accueil et que les dépenses liées aux voyages et à l’accueil sont généralement conformes aux politiques et directives applicables.

L’audit a aussi révélé une possibilité d’améliorer les activités de communication (sensibilisation accrue) et de formation pour permettre une plus grande efficacité du processus et la conformité aux exigences au niveau des directions. À titre d’exemple, l’audit a révélé que les résultats du suivi ne sont pas communiqués aux directions.  

Lorsque la formation et la rétroaction sont limitées, des erreurs et des irrégularités peuvent se produire et influer sur la qualité (l’exhaustivité et l'exactitude) des informations contenues dans les formulaires requis. En l’absence de contrôles préventifs suffisants, le recours au suivi pour détecter et corriger les erreurs et les irrégularités tel qu’effectué actuellement risque de nuire à l’efficacité du processus. En outre, il augmente le risque que certaines transactions erronées se glissent dans le processus de vérification des comptes et aboutissent à une non-conformité.

Recommandation

Dans le but de favoriser une plus grande efficacité et conformité dans le processus des dépenses de voyage et d’accueil, il est recommandé que la Direction des services ministériels, en collaboration avec le fournisseur de services (les Services de comptabilité du SCT), renforce les contrôles préventifs mis en place en améliorant la communication et la formation des employés du Ministère au sujet des exigences relatives aux voyages et à l’accueil.

Niveau de priorité = Moyen

Réponse de la direction

En accord.

Plan d’action : Les activités de communication et de formation sur les voyages et l’accueil à l’intention des employés ministériels ont été adaptées en fonction des secteurs de problèmes traditionnels et elles continueront d’être offertes au moyen d’une approche axée sur le risque. On a également modifié les processus internes afin d’assurer la communication efficace des problèmes liés à certaines demandes. Les activités de formation et de communication seront mises à jour de façon continue en tenant compte des modifications qui seront apportées aux politiques et aux systèmes.

Poste responsable : Directeur principal, Directorat de la gestion financière, Direction des services ministériels.

Date cible d’achèvement : Des activités de communication et de formation améliorées concernant les processus existants ont été achevées et sont maintenant permanentes.

Annexe A : Tendances relatives aux dépenses de voyage et d’accueil du Ministère

Les dépenses de voyage et d'accueil du ministère des Finances ont diminué au cours des trois derniers exercices. Les dépenses de voyage ont diminué de 3 709 000 $ à 2 666 197 $ alors que les dépenses d'accueil ont diminué de 276 000 $ à 123 076 $.

Annexe B  : Liste des employés interviewés

Ministère des Finances Canada

Direction des consultations et communications

  • Directeur général
  • Directeur, Affaires publiques et opérations
  • Chef, Opérations de programmes et services administratifs

Direction des Services ministériels

  • Directeur principal, Directorat de la gestion financière
  • Gestionnaire, Directorat de la planification financière et de la gestion des ressources

Bureau du sous-ministre

  • Adjoint administratif

Direction des politiques économique et fiscale

  • Directeur général
  • Adjoint exécutif/gestionnaire de bureau, bureau du sous-ministre adjoint

Direction du développement économique et des finances intégrées

  • Adjoint exécutif/gestionnaire de bureau, bureau du sous-ministre adjoint

Direction des relations fédérales-provinciales et de la politique sociale

  • Adjoint exécutif/gestionnaire de bureau, bureau du sous-ministre adjoint

Direction de la politique du secteur financier

  • Adjoint exécutif, bureau du sous-ministre adjoint

Direction des finances et du commerce internationaux

  • Agent d’organisation des voyages et du protocole, bureau du sous-ministre adjoint

Direction juridique

  • Directeur
  • Agent de projet, gestion opérationnelle
  • Adjoint administratif

Direction de la politique de l'impôt

  • Adjoint administratif du directeur général, bureau du sous-ministre adjoint

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

  • Directeur, Direction des opérations financières et d’approvisionnement
  • Gestionnaire, Services de comptabilité
  • Gestionnaire par intérim, Services de comptabilité
  • Analyste financier, Services de comptabilité

Annexe C : Information clé consultée

Lois, politiques et lignes directrices

  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Directive sur la vérification des comptes
  • Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences
  • Directive sur les voyages (hébergée par le Conseil national mixte)
  • Politique sur le contrôle interne
  • Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.2 - gestion des voyages
  • Politiques à l’intention des cabinets de ministres

Documents propres au ministère des Finances Canada

  • Profil de risque ministériel (juin 2011, janvier 2012)
  • Plan opérationnel intégré (2011-2012)
  • Rapport du ministère des Finances sur les dépenses annuelles de voyages, d’accueil et de conférence (2011-2012)
  • Direction des Services ministériels - Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences - Révisée
  • Manuel de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers
  • Cartes des processus de voyage et d’accueil
  • Procédure ministérielle sur l’accueil

Autres documents

  • Protocole d’entente, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et ministère des Finances Canada
  • Comptes rendus d’erreurs établis par les Services comptables du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Plan budgétaire de 2013 (Plan d’action économique de 2013)

Systèmes d’information

  • Système intégré des finances et du matériel (SIFM-SAP) – rapports sur les dépenses de voyage (exercice 2010−2013) et les dépenses d’accueil (exercice 2011−2013)

Annexe D : Méthodologie d’échantillonnage

Sur la base de l'évaluation des risques d'audit, deux échantillons aléatoires de 47 transactions de voyage et de 47 transactions d'accueil ont été choisis dans le système financier du Ministère (SAP). Le processus de sélection d'échantillonnage aléatoire a été réalisé en utilisant un logiciel d'analyse de données (ACL).

Méthodologie d'échantillonnage
  Population * Valeur de la population en dollars Valeur moyenne en dollars par  transaction Échantillon Valeur de l’échantillon en dollars
Voyages 5 295 transactions 4 222 900 797 47 transactions 27 469
Accueil 268 transactions 163 663 610 47 transactions 17 385
* Le nombre des transactions est pluriannuel, tel qu’indiqué dans la section «Portée de l’audit».

Annexe E : Membres de l’équipe d’audit

  • Abdillahi Roble, MBA, CGA, CIA, CRMA, gestionnaire d’audit, Vérification interne et évaluation
  • Rim Ben Saad, B. Admin., B. Comm., auditrice financière principale, Vérification interne et évaluation
  • Olivia Zhu, MPA, CIA, CFE, CRMA, auditrice financière principale, Vérification interne et évaluation
  • Randa Kassis, B. Sc. Soc., auditrice financière principale par intérim, Vérification interne et évaluation
  • Chantale Dumornay, BBA, auditrice, Vérification interne et évaluation
  • Christian Kratchanov, MBA, CIA, CMC, CRMA, dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation