Archivé - Vérification des paiements versés à titre d’indemnités de départ
Rapport final

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Préparé par
Vérification interne et évaluation
Ministère des Finances

Approuvé par le sous-ministre des Finances sur la recommandation du 
Comité de vérification et d’évaluation le 1er mars 2013

Table des matières

Sommaire

Contexte

Objectif et portée de la vérification

Énoncé de conformité et approche de vérification

Conclusion

Constatations par critère de vérification

Recommandations et plan d’action de la direction

Annexe A : Liste des employées du Ministère interviewées

Annexe B : Information clé consultée

Annexe C : Méthodologie d’échantillonnage

Annexe D : Membres de l’équipe de vérification

Sommaire

La décision du gouvernement du Canada de mettre fin à l’accumulation des indemnités de départ versées aux fins de démission ou de retraite a d’abord été annoncée dans le budget de 2011 et réitérée dans le budget de 2012. La raison de la suppression de l’accumulation des indemnités de départ était de rendre «la rémunération de la fonction publique plus semblable à celle offerte dans le secteur privé, où aucune indemnité n’est généralement versée à la suite d’un départ volontaire.»

Afin de mettre en œuvre cette décision, un plan de paiement a été établi. Ceci offrait aux employés l’option de choisir entre: 1) le paiement intégral immédiat de leur indemnité de départ accumulée jusqu’à présent, 2) différer le paiement de leur indemnité de départ au moment de la retraite ou de la démission, ou 3) le paiement partiel immédiat de leur indemnité accumulée avec le solde restant à être payé au moment de la retraite ou de la démission. Au ministère des Finances (le Ministère), la section de la Rémunération et des avantages sociaux au sein de la Direction des ressources humaines, de la sécurité et de la planification, Direction des services ministériels, est chargée de traiter les paiements versés à titre d‘indemnités de départ conformément aux options choisies par les employés.

La vérification visait à fournir l’assurance raisonnable que les paiements versés à titre d’indemnités de départ ont été faits correctement et en conformité avec les ententes et les politiques applicables.

La vérification a permis de conclure que les paiements versés à titre d’indemnités de départ ont été faits correctement en conformité avec les ententes et les politiques applicables. De plus, il importe de noter la démarche proactive adoptée par la section de la Rémunération et des avantages sociaux afin de traiter en temps opportun les paiements à titre d’indemnités de départ. Cette démarche diffère favorablement de la pratique notée dans certains autres ministères.

Même si les paiements à titre d’indemnités de départ étaient bien gérés dans l’ensemble au Ministère et étaient  conformes aux exigences en place, une possibilité d’amélioration a été constatée relativement à la manière dont était consignée l’information concernant les choix des options et les montants payables estimés.

Contexte

La Vérification des paiements versés à titre d’indemnités de départ a été approuvée dans le cadre du plan triennal de vérification axé sur le risque du Ministère, déposé lors de la réunion du Comité ministériel de vérification et d’évaluation du 2 mars 2012 et approuvé par le sous-ministre.

La décision du gouvernement du Canada de mettre fin à l’accumulation des indemnités de départ versées aux fins de démission ou de retraite a d’abord été annoncée dans le budget de 2011 et réitérée dans le budget de 2012. La raison de la suppression de l’accumulation des indemnités de départ était de rendre «la rémunération de la fonction publique plus semblable à celle offerte dans le secteur privé, où aucune indemnité n’est généralement versée à la suite d’un départ volontaire.»

Afin de mettre en œuvre cette décision, un plan de paiement a été négocié et inclus dans les conventions collectives signées avec divers agents négociateurs et appliqué aux cas des employés non représentés et exclus ainsi que les cadres supérieurs au cours de l’exercice 2011-2012. Ce plan de paiement offrait aux employés l’option de choisir entre 1) le paiement intégral immédiat de leur indemnité de départ accumulée jusqu’à présent, 2) de différer le paiement de leur indemnité de départ au moment de la retraite ou de la démission, ou 3) le  paiement partiel immédiat de leur indemnité accumulée avec le solde restant à être payé au moment de la retraite ou de la démission. À ce jour, le Ministère a procédé au traitement des options de tous les employés admissibles conformément à la portée de cette vérification.

Au Ministère, la section de la Rémunération et des avantages sociaux au sein de la Direction des ressources humaines, de la sécurité et de la planification, Direction des services ministériels, est chargée de traiter les paiements versés à titre d’indemnités de départ conformément aux options choisies par les employés. La section est aussi responsable d’assurer que les employés du Ministère reçoivent la rémunération et les avantages sociaux auxquels ils ont droit en temps opportun et conformément aux politiques et règlements applicables. La section dispose d’un budget d’approximativement 700 000 dollars.

Objectif et portée de vérification

Objectif

Fournir l’assurance raisonnable que les paiements versés à titre d’indemnités de départ ont été faits correctement et en conformité avec les ententes et les politiques applicables.

Portée

La vérification visait les activités du Ministère liées au traitement des paiements à titre d’indemnités de départ effectués entre mars 2011 et août 2012. La portée de la vérification était limitée aux catégories et groupes d’employés, ainsi qu’aux options d’indemnités suivants :

Catégories et Groupes 
  • Services des programmes et de l'administration (PA) - comprend les groupes Services administratifs (AS), Services d'information (IS), Administration des programmes (PM), Commis aux écritures et aux règlements (CR) et Secrétariat, sténographie et dactylographie (ST)
  • Enseignement et Bibliothéconomie (EB) – comprend le groupe Bibliothéconomie (LS)
  • Groupe de la gestion du personnel (PE)
  • Groupe de la direction (EX)
Options en matière d’indemnités
  • Paiement intégral immédiat
  • Paiement partiel (le solde étant payé lors de la retraite ou démission)
  • Paiement versé au départ (retraite ou démission)

La portée de la vérification ne comprenait pas le cas des employés admissibles dont les paiements versés à titre d’indemnités de départ et les options connexes ont été traités après le 1er septembre 2012 (les groupes qui devront être traités en 2013 incluent, entre autres, Économique et services de sciences sociales (EC), Systèmes d'ordinateurs (CS) et Gestion financière (FI)).

Énoncé de conformité et approche de vérification 

Énoncé de conformité

La vérification a été menée en conformité aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Approche de vérification

La vérification a été planifiée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que l’objectif a été atteint. Pendant leur mission, les vérificateurs ont suivi des procédures appropriées et ils ont recueilli suffisamment d’éléments probants pour étayer l’exactitude des constatations et de l’opinion globale présentées dans ce rapport. Les constatations reposent sur une comparaison entre la situation observée au moment de la vérification et les critères de vérification énumérés dans le présent rapport qui ont été acceptés par la direction. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée.

La procédure de vérification comprenait, entre autres des entrevues, des observations, l’examen de documents de référence et des tests analytiques. Les critères de vérification ayant servi à mettre en place les tests de vérification requis reposent sur (1) des éléments pertinents des Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général, (2) des sections pertinentes des conventions collectives et (3) des bulletins et des avis d’information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) ainsi que des directives sur la rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) concernant l’administration des options et des paiements versés à titre d’indemnités de départ.

Quatre personnes ont été interviewées dans cette vérification (la liste de ces personnes figure à l’annexe A). Ces employées ministérielles ont été consultées sur un ou plusieurs critères et à différents degrés de profondeur, selon leurs rôles relativement au processus de traitement des paiements versés à titre d’indemnités de départ. L’équipe de vérification a également examiné et analysé les pouvoirs et les politiques applicables, de même que d’autres documents émanant de diverses sources pertinentes (la liste des principales sources d’information consultées figure à l’annexe B).

L’approche retenue a permis de communiquer les résultats de la mission de la vérification de manière à permettre à la direction d’examiner et de commenter les constatations et les conclusions avant qu’elles ne soient finalisées.

Conclusion

La vérification a permis de conclure que les paiements versés à titre d’indemnités de départ ont été faits correctement et en conformité avec les ententes et les politiques applicables.

De plus, il importe de noter la démarche proactive adoptée par la section de la Rémunération et des avantages sociaux afin de traiter en temps opportun les paiements à titre d’indemnités de départ. Cette démarche diffère favorablement de la pratique notée dans certains autres ministères.

Même si les paiements à titre d’indemnités de départ étaient bien gérés dans l’ensemble au Ministère et étaient conformes aux exigences en place, une possibilité d’amélioration a été constatée dans la manière dont était consignée l’information concernant les choix des options et les montants payables estimés.

Constatations par critère de vérification  

L’évaluation telle qu’indiquée dans les constatations par critère de vérification résume les constatations de vérification qui se fondent sur des éléments probants factuels recueillis et analysés durant la vérification. À la lumière de ces évaluations, les enjeux et les thèmes ainsi que les causes possibles, les répercussions, les initiatives de la direction et la recommandation sont résumés dans la section «Recommandation et plan d’action de la direction».

La section «Constatations par critère de vérification» comprend l’approche utilisée dans les rapports de vérification pour évaluer le niveau d’exposition au risque. Compte tenu des constatations et des mesures de contrôle mises en place pour atténuer les risques en relation aux critères de vérification, l’exposition au risque résiduel pour chaque critère est classée selon les catégories élevée, moyenne ou faible. 

Ces niveaux de risque correspondent à l'exposition au risque résiduel qui, selon les vérificateurs, pourrait avoir une incidence sur les objectifs organisationnels. Ces niveaux de risque tiennent aussi compte des niveaux de ressources nécessaires à la réussite de la mise en place de toute mesure correctrice. L’exposition au risque résiduel est établie selon les normes suivantes: 

Élevée
Impact grave qui requiert une attention et une action immédiates (la gestion doit déployer d’énormes efforts; les problèmes sont coûteux et difficiles à régler, le cas échéant).
Moyenne
Impact important qui requiert une surveillance continue afin d’assurer que le risque est contenu à un niveau acceptable (la gestion doit déployer des efforts considérables; les actions et les investissements de la gestion réduisent les problèmes à un niveau raisonnable). 
Faible
Faible impact (la gestion déploie des efforts limités et un faible niveau d’investissement afin de régler les problèmes).
Constatations par critère de vérification
Critère Exposition au risque résiduel   Évaluation
1.0: Présentation de l’information et consignation des options
Les employés admissibles aux paiements à titre d’indemnités de départ ont été convenablement informés et les options en matière d’indemnités ont été correctement consignées. Faible

Les employés admissibles aux paiements à titre d’indemnités de départ ont été convenablement informés. Néanmoins, une possibilité d’amélioration a été constatée relativement à la manière dont était consignée l’information concernant les choix des options et les  montants payables estimés.

Il est essentiel que les choix des options de paiements versés à titre d’indemnités de départ et les paiements émis aux employés soient consignés de façon complète et exacte. Ceci permet le traitement des options et des paiements de tous les employés admissibles. De plus, avoir de l’information fiable et facilement accessible aide à l’établissement de rapports destinés à la gestion au sujet des progrès réalisés quant aux options traitées et/ou des paiements émis.

La vérification a cherché à déterminer si les employés ont été convenablement informés des options en matière d’indemnités. À cet effet, la vérification a analysé l’information transmise aux employés du Ministère sous la forme d’annonces, de courriels et de séances d’informations, ainsi que la manière dont les trousses d’information sur les options étaient envoyées. Par ailleurs, la vérification a examiné des rapports du système PeopleSoft et du Système Régional de paye (SRP) de même qu’un échantillon de 38 dossiers de paye afin d’évaluer si l’information relative aux options d’indemnités et aux paiements était correctement consignée dans les systèmes d’information et dossiers pertinents.

La vérification a révélé que les employés admissibles ont été correctement informés et que leurs options et paiements étaient dans l’ensemble correctement consignés dans les dossiers et dans le SRP. Néanmoins, une possibilité d’amélioration a été constatée relativement à la manière dont  était consignée dans le système d’information PeopleSoft l’information concernant les choix des options et les montants payables estimés.

À ce titre, la vérification recommande la mise en place d’un mécanisme permettant de consigner l’information quant au moment et à la manière dont les options d’indemnités et les paiements sont traités dans le but de faciliter l’établissement de rapports et le suivi.

2.0: Calcul des paiements à titre d’indemnités de départ
Les paiements à titre d’indemnités de départ ont été correctement calculés selon le nombre d’années d’emploi continu et le niveau de revenu conformément aux ententes et politiques pertinentes. Faible

Les paiements à titre d’indemnités de départ ont été correctement calculés selon le nombre d’années d’emploi continu et le niveau de revenu, conformément aux ententes et politiques pertinentes.

Il est essentiel que le Ministère puisse entreprendre le traitement des options et des paiements à titre d’indemnités de départ de manière exempte d’erreurs et appropriée conformément aux exigences des politiques gouvernementales et des conventions collectives pertinentes.

À des fins de confirmation, l’équipe de vérification a conduit les travaux suivants:

  • Évaluation des contrôles en place (c.-à-d. révision du/de la  superviseur(e), documents versés aux dossiers, processus, etc.) et des outils (c.-à-d. feuilles de calcul, gabarits, etc.) utilisés pour estimer et calculer les paiements.
  • Confirmation des calculs relatifs à 33 cas de paiement d’indemnités de départ issus d’un échantillon de 38 dossiers de paye afin d’assurer l’exactitude des montants finaux payables selon le nombre d’années d’emploi continu et le niveau de revenu.
  • Examen des lettres d’options et les formulaires de transactions du SRP pour déterminer si les options choisies et les estimés fournis aux employés admissibles correspondaient aux codes de paiement et les montants finaux versés figurant dans le SRP.
La vérification a révélé que des outils adéquats étaient en place aux fins du calcul des estimés et qu’une vérification par les pairs était effectuée pour assurer l’exactitude des calculs. À ce titre, et selon les montants vérifiés, les paiements à titre d’indemnités de départ ont été correctement calculés et sont conformes aux ententes et politiques pertinentes. De plus, les options d’indemnités de départ choisies par les employés correspondaient à celles traitées dans le SRP.
3.0: Versement des paiements à titre d’indemnités de départ en temps opportun
Les paiements ont été adéquatement versés aux employés ayant choisi cette option en temps opportun. Faible Les paiements ont été adéquatement versés aux employés ayant choisi cette option en temps opportun.

En l’absence de lignes directrices explicites quant à la durée impartie au traitement et au versement des paiements à titre d’indemnités de départ, TPSGC et le SCT se sont engagés à procéder à leur traitement en temps opportun. À ce titre, et selon les principes de bonne gestion, il était important que le ministère déploie les efforts nécessaires afin de verser les paiements à titre d’indemnités de départ dans un délai raisonnable.

Dans ce contexte, l’équipe de vérification a conduit les travaux suivants:
  • Analyse d’un échantillon de dossiers de paye afin de déterminer la durée moyenne nécessaire pour traiter les formulaires d’options des employés (de la date de réception du formulaire au moment où le paiement a été traité) et comparaison de cette durée moyenne avec la norme de service interne de la section de la Rémunération et des avantages sociaux.
  • Réalisation d’une analyse comparative basée sur les pratiques observées dans d’autres ministères gouvernementaux.
La vérification a révélé que la section de la Rémunération et des avantages sociaux a établi ses propres normes de service de façon à évaluer l’exécution de leur prestation. Et ce, en l’absence des normes formelles du SCT concernant la durée ou l’échéancier du traitement des paiements. Ceci a permis que les paiements à titre d’indemnités de départ soient versés aux employés ayant choisi cette option en temps opportun et conformément à la norme de service interne de 15 jours ouvrables.

Par ailleurs, il importe de noter que la section de la Rémunération et des avantages sociaux a adopté une démarche proactive à l’égard de la gestion du traitement et du versement des paiements aux employés admissibles au fur et à mesure que les formulaires d’options étaient soumis. Ceci représentait une meilleure pratique par rapport à celle observée dans d’autres ministères où les paiements étaient émis seulement une fois que tous les formulaires d’options avaient été reçus et que la date d’échéance requise avait expiré. Dans nombre de cas, ceci a permis aux employés de recevoir leurs paiements plusieurs mois en avance qu’il ne l’aurait été autrement.

Recommandation et plan d’action de la direction

La section suivante présente les principales possibilités d’amélioration qui ont été relevées pendant la vérification, ainsi que les répercussions et la recommandation avec le niveau de priorité qui y correspond. Les niveaux de priorité ont été établis selon ce qui suit:

  • Niveau de priorité élevé: la mise en œuvre de la recommandation de la vérification est prévue dans les 6 mois à partir de l’approbation du rapport de vérification;
  • Niveau de priorité moyen: la mise en œuvre de la recommandation de la vérification est prévue dans les 6 à 12 mois à partir de l’approbation du rapport de vérification;
  • Niveau de priorité faible : la mise en œuvre de la recommandation de la vérification est prévue de prendre plus de 12 mois à partir de l’approbation du rapport de vérification.

S’il y a lieu, les initiatives pertinentes de la direction qui sont déjà en cours sont signalées. Pour la recommandation, la direction a fourni :

  • un plan d’action pour répondre à la recommandation;
  • le poste à qui incombe la responsabilité de mettre en œuvre le plan d’action; et
  • une date cible d’achèvement.

1. Améliorer la consignation d’information

Observations et répercussions

Il est primordial que la consignation de l’information concernant les options d’indemnités de départ et les paiements soit complète et exacte afin d’assurer que les options et les paiements de tous les employés admissibles puissent être traités. En outre, une information fiable et facilement accessible aide à l’établissement de rapports destinés à la gestion au sujet des progrès réalisés à ce jour relativement aux options traitées et aux paiements émis.

L’équipe de vérification a examiné des rapports du système PeopleSoft et du SRP au sujet des paiements à titre d’indemnités de départ ainsi qu’un échantillon de 38 dossiers de paye afin de vérifier la manière dont l’information était consignée dans les systèmes d’information pertinents et les dossiers. Ceci visait à déterminer si les options d’indemnités et les paiements aux employés admissibles étaient correctement consignés.

La vérification a permis de constater que, bien que l’information était généralement consignée de façon correcte dans le SRP et des dossiers de paye d’employés, des écarts et des anomalies ont été identifiés dans les détails relatifs aux options d’indemnités et aux paiements consignés dans le système d’information PeopleSoft. Il découle de cette situation le risque que l’information relative aux indemnités de départ ne soit pas enregistrée de manière exacte, limitant ainsi toute capacité de suivi à des fins de surveillance. Ceci engendrera que l’information relative aux indemnités de départ soit peu fiable aux fins d’établissement de rapports.

Recommendation

Afin de faciliter l’établissement de rapports et le suivi quant aux options d’indemnités de départ et les paiements émis, il est recommandé que le directeur, Services exécutifs et Rémunération, instaure un mécanisme permettant de consigner: 

  • Le moment où les trousses d’options sont envoyées aux employés;
  • Le moment où les formulaires d’options sont reçus par la section de la Rémunération et des avantages sociaux;
  • Le moment où les options ont été traitées;
  • L’option choisie par chaque employé; et
  • Les montants versés aux employés (s’il y a lieu).

Niveau de priorité = Élevé

Réponse de la direction

En accord. Cette recommandation a été entièrement mise en œuvre en janvier 2013. Un fichier contenant toutes les informations identifiées dans la recommandation est actuellement en place.

Annexe A – Liste des employées du Ministère interviewées 

  • Directrice, Gestion de la transformation, Direction des ressources humaines, de la sécurité et de la planification, Direction des services ministériels
  • Gestionnaire, Rémunération et avantages sociaux, Direction des ressources humaines, de la sécurité et de la planification, Direction des services ministériels
  • Chef d’équipe, Rémunération et avantages sociaux, Direction des ressources humaines, de la sécurité et de la planification, Direction des services ministériels
  • Conseillère en rémunération et avantages sociaux, Rémunération et avantages sociaux, Direction des ressources humaines, de la sécurité et de la planification, Direction des services ministériels

Annexe B : Information clé consultée 

Lignes directrices

  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Directive sur les conditions d’emploi de certains employés exclus / ou non représentés, Conseil du Trésor
  • Politique de gestion des cadres supérieurs, Conseil du Trésor

Textes législatifs

  • Plan d’action économique de 2012 (Budget 2012)
  • Plan d’action économique de 2011 (Budget 2011)

Autres documents

  • Directives sur la rémunération (2011-006, 2011-012, 2011-013), Travaux publics et services gouvernementaux
  • Convention entre le Conseil du Trésor et l’Alliance de la Fonction publique du Canada – Services des programmes et de l’administration (expiration: 20 juin 2014)
  • Convention entre le Conseil du Trésor et l’Alliance de la Fonction publique du Canada – Enseignement et bibliothéconomie (expiration: 30 juin 2014)

 Documents propres au ministère des Finances Canada

  • Profil de risque ministériel (juin 2011, janvier 2012)
  • Plan opérationnel intégré 2011-2012
  • Plan d’action en matière de rémunération et des avantages sociaux 2011-2012

Systèmes d’information

  • Rapports du Système régional de paye (SRP) (2011-2012)
  • Échantillon de rapports PeopleSoft (2011-2012)

Annexe C:  Méthodologie d’échantillonnage 

La population examinée dans le cadre de cette vérification consistait de 413 employés ayant choisi leurs options et dont les paiements ont été traités (s’il y a lieu) au cours de la période du 1er avril 2011 au 31 août 2012, totalisant une valeur de 6,2 millions de dollars.  Selon l’évaluation du risque de vérification, un échantillon de 38 dossiers de paye a été sélectionné tout en équilibrant particulièrement les différents groupes d’employés, les options choisies et l’importance relative de la valeur des paiements. Les 33 dossiers de paye pour lesquels un paiement immédiat a été effectué (c.-à-d. un paiement total ou partiel) se sont élevés à environ 1,7 million de dollars ou 28 % de la valeur totale.

1. Distribution de la  population et de la taille de l’échantillon par catégorie et groupe d’employés
Catégorie et Groupe Population (Nombre d’employés) Taille de l’échantillon (Nombre de cas et pourcentage d’employés)
Catégorie PA (groupes AS, IS, PM, CR, et ST aux Finances) 227 11 (5 %)
Catégorie EB (groupe LS aux Finances) 3 1 (33 %)
Groupe PE 22 2 (9 %)
Groupe EX 161 24 (15 %)
Total 413 38 (9 %)
2. Distribution de la population et de la taille de l’échantillon par option d’indemnité choisie:
Option choisie Population (Nombre d’employés) Taille de l’échantillon (Nombre de cas et pourcentage d’employés)
Paiement intégral 282 24   (9 %)
Paiement partiel 26 9   (35 %)
Paiement payable au départ 81 5    (6 %)
Congé non-payé – Choix reporté jusqu’au retour au travail 24 0    (0 %)
Totals 413 38 (9 %)

Annexe D: Membres de l’équipe de vérification  

  • Daniel Steeves, MPA – vérificateur principal, Vérification interne et Évaluation
  • Abdillahi Roble, B. Comm, CGA, CIA – gestionnaire de vérification par intérim, Vérification interne et Évaluation
  • Ora Tsang, CIA, CGAP – gestionnaire de vérification, Vérification interne et Évaluation
  • Christian Kratchanov, MBA, CIA, CRMA, CMC – dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation