Archivé - Vérification des congés et des heures supplémentaires

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Table des matières

Énoncé d'assurance

Sommaire


Énoncé d'assurance

Vérification interne et évaluation (VIE) a mené une vérification de la conformité des congés et des heures supplémentaires. La vérification avait pour objet d'évaluer l'efficacité et le caractère adéquat des mécanismes de contrôle interne liés à l'administration des congés et des heures supplémentaires. La démarche et la méthodologie de vérification sont conformes à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes pour la pratique de la vérification interne professionnelle de l'Institut des vérificateurs internes.

L'examen, qui a été effectué d'avril à juin 2008, a porté sur les opérations de congés et d'heures supplémentaires traitées durant l'exercice terminé le 31 mars 2007.

Il s'agissait d'un examen des autorisations en vigueur, d'une révision des processus, d'entrevues et d'un examen des opérations d'heures supplémentaires et de congés en utilisant une méthode d'échantillonnage statistique aléatoire fondée sur les risques. Les éléments probants de la vérification recueillis sont suffisants pour donner à la haute gestion une assurance raisonnable quant aux résultats de la présente vérification.

Nous avons conclu avec un degré élevé d'assurance que, dans l'ensemble, les dépenses au titre des congés et des heures supplémentaires de l'exercice terminé le 31 mars 2007 au sein du ministère des Finances ont été gérées conformément aux lois, politiques et conventions collectives en vigueur. Toutefois, il est possible d'améliorer les pratiques et les processus existants. Vous trouverez dans le rapport détaillé une évaluation de chaque critère de vérification.

De l'opinion professionnelle du dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion donnée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une comparaison de la situation au moment de la vérification par rapport à des critères de vérification préétablis. Elle ne s'applique qu'aux entités examinées et à la période précisée.

Sommaire

Contexte

La vérification des congés et des heures supplémentaires est une mission d'assurance qui fait partie du Plan triennal de vérification fondé sur le risque (exercices 2007‑2008 à 2009‑2010) du ministère des Finances Canada qui a été approuvé.

On définit les congés comme des absences autorisées du travail. Les conventions collectives et la Politique sur les conditions d'emploi en vigueur précisent les congés payés et non payés auxquels les employés ont droit. Les heures supplémentaires désignent les heures durant lesquelles un employé travaille en sus des heures de travail journalières ou hebdomadaires et pour lesquelles il pourrait avoir droit à une rémunération.

La gestion des congés et des heures supplémentaires est régie par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et un ensemble de politiques du Conseil du Trésor et de conventions collectives. La Circulaire 1977‑37 du CT, Administration de la paye, énonce les responsabilités d'ensemble en matière d'administration de la paye; ainsi, il appartient aux ministères d'assurer l'intégrité globale du processus de la paye. De même, tous les paiements et règlements doivent être vérifiés et attestés en application de l'art. 34 de la LGFP (art. 34), en conformité avec la Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor.

En novembre 2007, le ministère des Finances Canada (FIN) avait un effectif de 1 207 employés à temps plein (ETP) répartis dans environ 14 groupes professionnels représentés par huit conventions collectives différentes. Les états financiers non-vérifiés de 2006‑2007 du Ministère faisaient état de salaires et d'avantages sociaux totalisant 70 817 000 $ à titre de dépenses de fonctionnement. Le montant net total de la rémunération tenant lieu de congé s'élevait à 687 198 $. La valeur des heures supplémentaires payées en espèces et de celles donnant lieu à un congé compensatoire s'élevait à 1 499 134 $ et à 5 783 heures, respectivement.

Objectif et portée

La vérification avait pour objet d'évaluer la suffisance et l'efficacité des mécanismes de contrôle interne liés à l'administration des congés et des heures supplémentaires. Plus précisément, la vérification a permis d'évaluer la mesure dans laquelle le cadre de contrôle assure le traitement efficace et efficient des congés et des heures supplémentaires.

La vérification a principalement pris la forme d'une vérification de la conformité axée sur la pertinence et l'efficacité du cadre de gestion en place pour appuyer les activités relatives aux congés et aux heures supplémentaires, ainsi que sur la conformité aux règlements et aux politiques ministérielles en vigueur.

La vérification a porté sur l'exercice 2006‑2007 et l'examen a été effectué d'avril à juin 2008.

Principales constatations

La vérification a permis de constater que le ministère des Finances administre les congés et les heures supplémentaires conformément aux lois, aux politiques et aux conventions collectives en vigueur. Toutefois, il est possible de renforcer le cadre de contrôle de gestion, afin de préciser les rôles et responsabilités en matière de gestion des congés et des heures supplémentaires, et d'inclure un exercice de contrôle et d'évaluation des risques. En outre, il serait avantageux d'adopter une approche plus cohérente et inclusive concernant les coûts des heures supplémentaires et leurs prévisions, d'améliorer la gestion et l'autorisation des congés et des heures supplémentaires, de changer les fonctions des utilisateurs dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) PeopleSoft et d'élaborer des lignes directrices officielles et approuvées sur l'administration des congés et des heures supplémentaires.