Archivé - Vérification des marchés

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Préparé par
Vérification interne et évaluation
Ministère des Finances du Canada
Approuvé par le sous-ministre des Finances sur la recommandation du
Comité de vérification et d’évaluation le 28 août 2012

Table des matières

Sommaire
Contexte
Objectif et portée de la vérification
Énoncé de conformité et approche de vérification
Conclusions
Constatations par critères de vérification
Recommandations et plan d’action de la direction

Annexes

Annexe A – Liste des employés du ministère des Finances interviewés
Annexe B – Principaux documents de référence consultés
Annexe C – Membres de l’équipe de vérification

Sommaire  

Au gouvernement du Canada, les activités d’approvisionnement et de passation de marchés sont régies par un cadre stratégique et législatif complexe qui inclut la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), le Règlement sur les marchés de l'État, la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) du Canada, les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés et d’autres documents d’orientation y afférents.  

L’objectif des marchés publics consiste à rendre possible l’achat de biens et de services et l’exécution de travaux de construction d’une manière qui contribue à accroître l’accès, la concurrence et l’équité. La Politique sur les marchés du CT soutient cet objectif en établissant un cadre qui favorise l’achat de biens et de services d’une manière conforme à ces principes et « qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l’État et du peuple canadien ».

La vérification visait à fournir une assurance raisonnable de la suffisance et de l’efficacité du cadre de contrôle des activités de passation de marchés au Ministère, et de sa conformité à la Politique sur les marchés du CT et aux documents d’orientation y afférents.

La vérification a permis de conclure que le cadre de contrôle des activités de passation de marchés en vigueur au Ministère est suffisant et efficace, et qu’il assure l’observation de la Politique sur les marchés du CT et des orientations afférentes. En particulier, cela inclut le choix des véhicules de passation de marchés et des mécanismes de surveillance, de production de rapports et d’autorisation des engagements qui s’imposent, la prestation de services de passation de marchés conformes aux normes établies, et la cohérence par rapport aux contrôles de base prévus dans la Ligne directrice du SCT sur la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

Même si les activités de passation de marchés ont été bien gérées au Ministère et qu’elles ont été conformes aux exigences stratégiques, des possibilités d’amélioration ont été constatées quant au renforcement de la documentation des dossiers de passation de marchés et aux pratiques de surveillance existantes.

Contexte  

La vérification des marchés s’inscrit dans le plan triennal de vérification axée sur les risques (PVAR) du ministère des Finances du Canada. Le PVAR a été déposé lors de la réunion du Comité ministériel de vérification et d’évaluation tenue le 2 mars 2012.

Au gouvernement du Canada, les activités d’approvisionnement et de passation de marchés sont régies par un cadre stratégique et législatif complexe qui rend possible l’achat de biens et de services et l’exécution de travaux de construction d’une manière qui contribue à accroître l’accès, la concurrence et l’équité. La Politique sur les marchés du CT soutient cet objectif en établissant un cadre qui favorise l’achat de biens et de services d’une manière conforme à ces principes et « qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l’État et du peuple canadien ».  

La Division de la vérification interne et de l’évaluation a appris que le SCT allait instaurer en matière de passation de marchés un cadre stratégique fondé sur des principes en 2012-2013. Notre vérification visait à fournir à la haute direction une assurance raisonnable quant à l’efficacité du cadre de contrôle actuel, de manière à soutenir le Ministère dans la transition vers la mise en œuvre de la nouvelle politique.

Les activités d’approvisionnement et de passation de marchés au Ministère sont gérées par la Division de la passation de marchés et de l’approvisionnement (DPMA) de la Division de la gestion financière, à la Direction des services ministériels. La DPMA fournit un service centralisé de passation de marchés en dispensant des conseils et des orientations au sujet du processus de passation de marchés, en recommandant les stratégies qui s’imposent en la matière, et en préparant les appels d’offres et les contrats appropriés. La DPMA examine les demandes d’approvisionnements et de marchés afin de veiller à ce qu’elles soient conformes aux lois, aux politiques et aux pratiques exemplaires liées à l’activité de passation de marchés de l’État, et elle avise les gestionnaires des risques éventuels, dans le cadre de leur utilisation de divers outils et méthodes d’approvisionnement, y compris les arrangements en matière d’approvisionnement et les offres à commandes du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC).

Objectif et portée de la vérification 

Objectif

L’objectif de la vérification était de fournir une assurance raisonnable de la suffisance et de l’efficacité du cadre de contrôle des activités de passation de marchés au Ministère, et de sa conformité à la Politique sur les marchés du CT et aux documents d’orientation y afférents.

Portée

La portée de la vérification englobait toutes les opérations de passation de marchés effectuées au Ministère entre le 1er avril 2011 et le 31 mai 2012, notamment:

  • les opérations de passation de marchés traitées par l’entremise des pouvoirs ministériels d’engager des fonds;
  • les opérations ministérielles de passation de marchés traitées par l’entremise d’arrangements en matière d’approvisionnement et d’offres à commandes;
  • les opérations ministérielles de passation de marchés traitées par l’entremise des pouvoirs financiers de TPSGC.

La vérification ne porte pas sur les éléments suivants :

  • la gestion particulière des marchés par les autorités contractantes des directions, une fois que le marché est attribué;
  • les opérations liées aux achats effectués avec des cartes d’achats du gouvernement.

Énoncé de conformité et approche de vérification

La vérification a été menée en conformité aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

La vérification a été planifiée et menée de façon à ce que l’on ait une assurance raisonnable que les objectifs de la vérification sont atteints. Durant leur mission, les vérificateurs ont suivi des procédures appropriées et ils ont recueilli suffisamment d’éléments probants pour étayer l’exactitude des constatations et de l’opinion globale présentées dans ce rapport. Les constatations reposent sur une comparaison entre la situation observée au moment de la vérification et les critères de vérification énumérés dans le rapport qui ont été acceptés par la direction. Les avis formulés dans le rapport sont valables uniquement pour l’entité étudiée et reposent sur suffisamment d’éléments probants pour garantir leur intégrité.

La procédure de vérification comprenait entre autres des entrevues, des observations, l’examen de documents de référence et des analyses. Les critères qui ont servi à mettre en place les tests de vérification ont été fondés sur des pratiques de saine gestion comme 1) la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et 2) les éléments pertinents des critères de vérification du cadre de responsabilisation de gestion du contrôleur général.

En tout, sept personnes ont été interviewées dans le contexte de cette vérification (la liste des personnes interviewées figure à l’annexe A). Ces employés ministériels ont été consultés au sujet d’un ou de plusieurs critères, et à différents niveaux de profondeur, selon le rôle qu’ils exercent relativement aux processus d’approvisionnement et de passation de marchés. L’équipe de la vérification a également fait un examen et une analyse des autorisations et des politiques applicables ainsi que d’autres documents provenant de diverses sources pertinentes (voir la liste des principaux documents consultés à l’annexe B).

La démarche retenue a permis de communiquer les résultats de la vérification de sorte que la direction puisse examiner les constatations et les conclusions et les commenter avant leur version définitive.

Conclusions 

La vérification a permis de conclure que, dans l’ensemble, le cadre de contrôle des activités de passation de marchés au Ministère est suffisant et efficace, et qu’il favorise l’observation de la Politique sur les marchés du CT et des documents d’orientation y afférents.

Il importe de noter les bonnes pratiques de gestion et les principaux aspects qui suivent :

  • Les contrôles du Ministère en matière de passation de marchés permettent d’assurer efficacement le choix des véhicules appropriés, l’autorisation des pouvoirs d’engager des fonds qui s’impose et la documentation des dossiers.
  • Des mécanismes de surveillance et de contrôle permettent de cerner et d’atténuer les risques liés aux pratiques inacceptables en matière de passation de marchés.
  • Les activités de passation de marchés sont déclarées en temps opportun.
  • Les services de passation de marchés au Ministère sont, de façon générale, fournis conformément aux normes établies.
  • Le cadre de contrôle des activités de passation de marchés en vigueur au Ministère est conforme aux contrôles de base prévus dans la Ligne directrice du SCT sur la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

Même si les activités de passation de marchés ont été bien gérées dans l’ensemble au Ministère et qu’elles ont été conformes aux exigences stratégiques, des possibilités d’amélioration ont été constatées quant :

  • au renforcement de la documentation des dossiers de passation de marchés;
  • aux pratiques de surveillance existantes.

Constatations par critère de vérification 

Dans les pages qui suivent vous est présentée l’évaluation du niveau d’exposition au risque selon la vérification. L’exposition au risque pour chaque critère est classée de la manière suivante.

Exposition élevée
Exposition moyenne
Exposition faible

 Les niveaux élevé, moyen ou faible correspondent à l'exposition au risque possible qui, selon les vérificateurs, pourrait avoir une incidence sur la réalisation des objectifs du Ministère et ils indiquent la priorité que devrait accorder la direction aux recommandations connexes.

L’évaluation résume les observations des vérificateurs qui se fondent sur des éléments probants factuels recueillis et analysés durant la mission. À la lumière de ces évaluations, les questions et les thèmes ainsi que les causes possibles, les répercussions, les initiatives de la direction et les recommandations sont résumés dans la section « Recommandations et plan d’action de la direction ».

Constatations par critère de vérification
Critère Exposition au risque Évaluation
1.0 Contrôles de conformité
Le Ministère a mis en place des contrôles efficaces pour assurer la conformité à la Politique sur les marchés du CT et des directives connexes. Faible Le Ministère a mis en place des contrôles efficaces pour assurer l’observation de la Politique sur les marchés du CT et des directives connexes.

La Politique sur les marchés du CT établit un cadre consistant à rendre possible l’achat de biens et de services et l’exécution de travaux de construction d’une manière qui contribue à accroître l’accès, la concurrence et l’équité. Ce cadre soutient cet objectif en favorisant l’achat de biens et de services d’une manière conforme à ces principes et qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l’État et du peuple canadien.

Dans le cadre de la vérification, des tests ont été menés afin de déterminer si les activités de passation de marchés étaient conformes ou non à la Politique sur les marchés du CT pour ce qui est des pratiques inacceptables en matière de passation de marchés. Ces tests de vérification ont été effectués au moyen d’ACL, un logiciel d’analyse des données, et ils ont été expressément conçus pour déceler les pratiques inacceptables comme le fractionnement des marchés, la passation à répétition de marchés à fournisseur unique et des activités rétroactives de passation de marchés. Les tests ont été conçus en fonction de l’orientation et de l’aide fournies par un spécialiste ACL du Bureau du contrôleur général (BCG).

La vérification a aussi englobé des essais d’opérations afin de déterminer si les véhicules de passation de marchés qui s’imposent ont été choisis aux fins de l’achat de biens et de services; si les pouvoirs d’engager des fonds aux fins des opérations de passation de marchés ont été autorisés comme il se doit; et si les opérations de passation de marchés ont été appuyées par des dossiers bien documentés pendant la période de vérification.

La vérification n’a pas permis d’établir des preuves d’inobservation de la Politique sur les marchés du CT. En particulier, la vérification n’a pas permis de déceler des pratiques inacceptables dans la population vérifiée; et elle a confirmé que les véhicules de passation de marchés qui s’imposent ont été choisis aux fins de l’achat de biens et de services, et que les pouvoirs d’engager des fonds aux fins des opérations de passation de marchés ont été autorisés comme il se doit.

La vérification a toutefois aussi révélé que les documents liés aux dossiers de passation de marchés n’étaient pas toujours tenus à jour de manière cohérente et structurée, si bien qu’il était parfois difficile de trouver de l’information clé. La Politique sur les marchés du CT précise que les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d’une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes.

La DPMA a avisé l’équipe de vérification qu’elle allait mettre au point des listes de vérification obligatoires afin d’uniformiser les documents requis au titre des dossiers de passation de marchés, et fournir un bref résumé des principaux faits.

À ce titre, il a été recommandé au terme de la vérification que ces listes de vérification soient mises au point et remplies en temps opportun, de manière à renforcer la documentation des dossiers de passation de marchés et de faciliter l’examen des dossiers.
2.0 Surveillance
Des mécanismes de surveillance et de contrôle permettent de cerner et d’atténuer les risques liés aux pratiques inacceptables en matière de passation de marchés. Faible Des mécanismes de surveillance et de contrôle permettent de cerner et d’atténuer les risques liés aux pratiques inacceptables en matière de passation de marchés.

La Politique sur les marchés du CT précise qu’il incombe aux ministères de veiller à ce que des cadres de contrôle suffisants permettent d’assurer une diligence raisonnable et une intendance efficace des fonds publics. Ces cadres de contrôle incluent des mesures de prévention ou de détection, ou les deux, permettant d’assurer l’exactitude et l’observation des lois, des règlements et des politiques. Des mécanismes de surveillance permettent d’exercer un effet dissuasif ou de réduire les erreurs et les irrégularités, et ils avertissent la direction des risques avant qu’ils ne se matérialisent.

La vérification a permis de déterminer si le Ministère avait mis en place ou non des mécanismes de surveillance permettant de cerner et d’atténuer les risques liés aux pratiques inacceptables, comme le fractionnement des marchés, la passation à répétition de marchés à fournisseur unique et des activités rétroactives de passation de marchés.

La vérification a permis de constater que la direction a surveillé les activités au moyen de réunions d’équipe hebdomadaires pour discuter des dossiers en cours, procéder à des examens informels des dossiers, et de la correspondance additionnelle avec les agents de passation des marchés au besoin.

Le Ministère compte neuf directions et aucun bureau régional. La fonction de passation de marchés au Ministère est effectuée par une division centralisée, au sein de la Division de la gestion financière, et environ 90 % de la valeur totale des marchés sont attribués par l’entremise de mécanismes en vigueur à TPSGC. En outre, la vérification n’a pas permis d’établir de preuves d’activités inacceptables. À ce titre, l’équipe de vérification estime qu’il n’y a pas lieu de mettre sur pied un régime complexe de surveillance, compte tenu du niveau de risque.

Néanmoins, les pratiques informelles de surveillance actuellement observées pourraient être renforcées en mettant au point des mécanismes additionnels de production de rapports officiels, y compris l’utilisation d’outils d’analyse aux fins de la production de rapports. L’amélioration de la surveillance au moyen de ces rapports permettra à la DPMA de surveiller les risques d’inobservation de façon plus systématique, et tenir à jour des documents montrant que des activités d’examen sont exercées.
3.0 Rapports
Le Ministère produit en temps opportun des rapports sur ses activités de passation de marchés. Faible  Le Ministère produit en temps opportun des rapports sur ses activités de passation de marchés.

La Politique sur les marchés du CT exige que les ministères fournissent des rapports annuels aux principales parties prenantes externes, comme le SCT, TPSGC, et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) au sujet de leurs activités de passation de marchés. En outre, la Vérification interne horizontale des systèmes d'information sur la passation de marchés et des mécanismes de surveillance connexes, menée en mai 2009 par le BCG, et qui englobait le Ministère, a mis en relief la possibilité de mettre en oeuvre des processus de production de rapports stratégiques pour aider les ministères à évaluer leur rendement. Des rapports stratégiques internes remis à la haute direction au sujet des activités de passation de marchés permettent de donner suite aux tendances et aux lacunes touchant les pratiques de gestion et les contrôles, sans oublier de meilleures communications à l’appui du changement.

La vérification a permis de déterminer si le Ministère a produit ou non des rapports internes et externes sur ses activités de passation de marchés, et ce, en temps opportun.

La vérification a aussi révélé que le Ministère se conforme aux exigences de divulgation proactive et qu’il a remis en temps opportun aux parties prenantes externes comme le SCT, TPSGC et AADNC des rapports sur ses activités de passation de marchés.

La vérification a de plus révélé que sur le plan interne, le Ministère a mis en place des mécanismes de gouvernance appropriés pour produire en temps opportun des rapports à la haute direction, au besoin, au sujet de ses activités de passation de marchés. Par exemple, un examen trimestriel des données sur la divulgation proactive a lieu avant que l’information sur le marché ne soit affichée sur le site Web du Ministère. Ces examens sont menés par un sous-ministre délégué, en consultation avec le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels, le directeur de la DPMA et d’autres fonctionnaires du Ministère. En outre, la vérification a révélé que des comités ministériels existants, comme le Comité consultatif de gestion, pourraient fournir à la haute direction des rapports sur les enjeux cruciaux, si de telles discussions étaient requises.
4.0 Efficacité de la prestation de services
Les activités de passation de marchés du Ministère sont menées efficacement et conformément aux normes de service établies, et elles sont appuyées par les orientations qui s’imposent pour les employés du Ministère. Faible Les activités de passation de marchés du Ministère sont menées efficacement et conformément aux normes de service établies, et elles sont appuyées par les orientations qui s’imposent pour les employés du Ministère.

Tout cadre de contrôle de gestion digne de ce nom est constitué d’un certain nombre de contrôles, de processus et de systèmes de gestion intégrés visant la réalisation d’objectifs ministériels précis. Dans ce contexte, l’exercice d’activités de passation de marchés selon des normes de service établies et avec l’aide d’une orientation appropriée fait partie du cadre de contrôle qui permet au Ministère de réaliser ses objectifs de manière efficace en matière de passation de marchés.

La vérification a permis de déterminer si (1) le Ministère tient des normes de service à jour et pertinente aux fins du traitement de divers types de marchés; (2) les services de passation de marchés ont été fournis suivant ces normes de service; (3) le personnel et les employés de l’approvisionnement ayant des pouvoirs délégués ont obtenu les lignes directrices et les outils appropriés.

La vérification a révélé que le Guide des gestionnaires sur la passation de marchés diffusé par le Ministère renfermait les normes de service pertinentes aux fins du traitement des demandes de passation de marchés et que, dans l’ensemble, les services de passation de marchés ont été fournis conformément à ces normes de service.

La vérification a aussi permis d’établir que le Guide des gestionnaires sur la passation de marchés diffusé par le Ministère renfermait, de façon générale, des renseignements pertinents et à valeur ajoutée pour les gestionnaires ministériels au sujet du processus de passation de marchés.
5.0 Conformité par rapport à la Ligne directrice du SCT sur la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
Les processus de contrôle exercés par le Ministère en matière de passation de marchés sont conformes à la Ligne directrice du SCT sur la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement. Faible Les processus de contrôle exercés par le Ministère en matière de passation de marchés sont conformes à la Ligne directrice du SCT sur la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

Le SCT a récemment rendu public une ligne directrice sur la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement dans l’administration fédérale. Ce document fait partie d’une série de lignes directrices conçues pour aider les ministères fédéraux à mettre en œuvre des processus opérationnels communs de gestion financière. La ligne directrice présente le modèle « souhaité » de gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, qui correspond au traitement des dépenses au titre du fonctionnement et du capital qui sont effectuées dans le cadre d'un marché, tel une commande d'achat ou un autre type de marché.

La vérification a permis de déterminer si le cadre de contrôle du Ministère est conforme aux contrôles de base prévus dans la Ligne directrice du SCT sur la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement. En particulier, la vérification visait à confirmer l’existence des neuf sous-processus en inclus dans la Ligne directrice qui sont en vigueur au Ministère. Ces neuf sous-processus couvraient des contrôles clés qui commencent par la détermination des besoins en approvisionnement, et prend fin avec le dernier paiement émis par le receveur général.

La vérification a révélé que les neuf contrôles clés prévus dans la Ligne directrice de la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement du SCT existent dans l’actuel cadre de contrôle observé au Ministère au titre des activités d’approvisionnement et de passation de marchés.

Recommandations et plan d'action de la direction

On trouvera dans la section suivante les principales possibilités d’amélioration qui ont été relevées pendant la vérification, ainsi que les répercussions et les recommandations. S’il y a lieu, les initiatives pertinentes de la direction qui sont déjà en cours sont signalées.Pour chaque recommandation, la direction a fourni :

  • un plan d’action pour répondre à la recommandation;
  • le poste à qui incombe la responsabilité de mettre en œuvre le plan d’action;
  • une date cible d’achèvement.

1. Renforcer le processus de documentation

Observations et répercussions

Selon les exigences de la Politique sur les marchés du CT, les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d’une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes.

La vérification a révélé que les documents de passation de marchés n’étaient pas toujours tenus à jour avec cohérence et que dans certains cas, il n’était pas facile de trouver des renseignements et des documents clés. Par exemple, la justification des marchés à fournisseur unique ou l’explication relative à l’optimisation des ressources n’étaient pas toujours faciles à trouver dans certains dossiers. Cela ne signifie pas qu’il n’existait pas de justification, mais que la justification n’était pas toujours clairement documentée dans le dossier.

L’absence d’une structure uniformisée de documentation des dossiers de passation de marchés pourrait entraîner l’inefficacité de l’examen des dossiers, qu’il s’agisse d’un examen du gestionnaires ou d’examens externes (p. ex., vérification) et pourrait ne pas fournir une piste de vérification claire à l’appui des décisions en matière de passation de marchés.

Pendant la vérification, la DPMA a précisé qu’elle allait mettre au point des listes de vérification obligatoires afin d’uniformiser les documents requis au titre des dossiers de passation de marchés, d’assurer l’intégralité et de faciliter les examens de la qualité. Ces listes de vérification incluraient aussi de brefs résumés des renseignements clés, comme la justification des marchés à fournisseur unique ou les explications concernant l’optimisation des ressources. La mise en oeuvre d’un système de documentation plus uniformisé facilitera l’examen et la gestion des dossiers d’approvisionnement.

Recommandation

Il est recommandé que la DPMA uniformise les exigences de documentation des dossiers au moyen de la mise au point de listes de vérification ou des autres outils qu’elle estime justifiés, en temps opportun. Ces outils renforceraient la documentation des dossiers de passation de marchés et ils faciliteraient l’examen des dossiers.

Réponse de la direction

La DPMA souscrit à cette recommandation. Le directeur, Passation de marchés et approvisionnement, dirigera l’uniformisation des listes de vérification, qui est actuellement en cours. La mise en œuvre complète est prévue pour octobre 2012.

2. Améliorer l’approche en matière de surveillance

Observations et répercussions

La Politique sur les marchés du CT précise qu’il incombe aux ministères de veiller à ce que des cadres de contrôle suffisants permettent d’assurer une diligence raisonnable et une intendance efficace des fonds publics. Ces cadres de contrôle incluent des mesures de prévention ou de détection, ou les deux, permettant d’assurer l’exactitude et l’observation des lois, des règlements et des politiques. Des mécanismes de surveillance permettent d’exercer un effet dissuasif ou de réduire les erreurs et les irrégularités, et ils avertissent la direction des risques avant qu’ils ne se matérialisent.

La vérification a permis de déterminer si le Ministère avait mis en place ou non des mécanismes de surveillance permettant de cerner et d’atténuer les risques liés aux pratiques inacceptables, comme le fractionnement des marchés, la passation à répétition de marchés à fournisseur unique et des activités rétroactives de passation de marchés.

La vérification a permis de constater que la direction a surveillé les activités au moyen de réunions d’équipe hebdomadaires pour discuter des dossiers en cours, procéder à des examens informels des dossiers, et de la correspondance additionnelle avec les agents de passation des marchés au besoin.

Le Ministère compte neuf directions et aucun bureau régional. La fonction de passation de marchés au Ministère est effectuée par une division centralisée, au sein de la Division de la gestion financière, et environ 90 % de la valeur totale des marchés sont attribués par l’entremise de mécanismes en vigueur à TPSGC. En outre, la vérification n’a pas permis d’établir de preuves d’activités inacceptables. À ce titre, l’équipe de vérification estime qu’il n’y a pas lieu de mettre sur pied un régime complexe de surveillance, compte tenu du niveau de risque.

Néanmoins, les pratiques informelles de surveillance actuellement observées pourraient être renforcées en mettant au point des mécanismes additionnels de production de rapports officiels, y compris l’utilisation d’outils d’analyse aux fins de la production de rapports. L’amélioration de la surveillance au moyen de ces rapports permettra à la direction de la DPM de surveiller les risques d’inobservation de façon plus systématique, et tenir à jour des documents montrant que des activités d’examen sont exercées.

Recommandation

Il est recommandé d’améliorer les pratiques actuelles de surveillance de la passation de marchés au moyen de la mise au point de mécanismes formels de production de rapports, y compris l’utilisation d’outils d’analyse aux fins de la production de rapports.

Réponse de la direction

La DPMA est d’accord avec cette recommandation. Le directeur, Passation de marchés et approvisionnement,, et le directeur principal, Direction de la gestion financière, dirigeront un examen des mécanismes existants de production de rapports, ainsi que de l’efficacité de la mise en œuvre d’outils d’analyse précis aux fins de la production de rapports, qui sera terminé d’ici août 2012. Les recommandations issues de cet examen seront mises en œuvre d’ici décembre 2012.

Annexe A – Liste des employés du ministère des Finances interviewés

  • Sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels
  • Directeur, Passation de marchés et approvisionnement, Direction de la gestion financière, Direction des services ministériels
  • Directeur principal intérimaire, Direction de la gestion financière, Direction des services ministériels
  • Chef d’équipe, Passation de marchés et approvisionnement, Direction de la gestion financière, Direction des services ministériels
  • Agent principal de passation de marchés et d’approvisionnement, Passation de marchés et approvisionnement, Direction de la gestion financière, Direction des services ministériels
  • Agent de passation de marchés et d’approvisionnement, Passation de marchés et approvisionnement, Direction de la gestion financière, Direction des services ministériels
  • Analyste financier principal, Rapports ministériels et rapports sur la dette publique, Direction de la gestion financière, Direction des services ministériels

Annexe B – Principaux documents de référence

Textes législatifs

  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Règlement sur les marchés du gouvernement

Politiques et lignes directrices

  • Politique sur les marchés du CT
  • Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.1 - gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
  • Politique du CT sur le contrôle interne
  • Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis
  • Guide des gestionnaires et des vérificateurs internes pour la surveillance des acquisitions et de la passation des marchés du SCT
  • Lignes directrices du SCT sur la divulgation proactive des marchés

Autres documents

  • Critères de vérification du BCG liés au Cadre de responsabilisation de gestion
  • Vérification interne horizontale des systèmes d’information sur la passation de marchés et mécanismes de surveillance connexes au sein des grands ministères et organismes – BCG, mai 2009

Documents propres au ministère des Finances Canada

  • Guide sur la passation des marchés à l'intention des gestionnaires (ébauche)
  • Manuel sur les pouvoirs de signer des documents financiers
  • Autres documents ministériels relatifs aux activités de passation de marchés

Annexe C – Membres de l’équipe de vérification

Cette vérification a été menée par :

  • Abdillahi Roble, CGA, B.Comm – vérificateur principal, Vérification interne et Évaluation
  • Olivia Zhu, MPA, CIA, CRMA CFE – vérificatrice principale, Vérification interne et Évaluation
  • Ziad Shadid, CGA, B.Comm - gestionnaire de la vérification, Vérification interne et Évaluation
  • Chantale Dumornay, BBA, Vérificatrice, Vérification interne et évaluation
  • Christian Kratchanov, MBA, CIA, CMC, dirigeant principal de la vérification et dirigeant de l’évaluation