Archivé - Vérification des pièces de monnaie de circulation
rapport final

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Préparé par Vérification interne et évaluation en vue de la réunion
du Comité de vérification et d’évaluation du 7 décembre 2010
Finances Canada

Table des matières

Sommaire exécutif
Contexte
Objectif et portée de la vérification
Approche, énoncé d’assurance et normes de vérification
Conclusion
Observations par critère de vérification
Recommandations et Plan d’action de la gestion

Annexes

Sommaire exécutif 

Le Ministère et la Monnaie royale canadienne (MRC) ont conclu une entente officielle pour apporter des précisions sur leurs responsabilités respectives concernant la circulation des pièces de monnaie canadiennes. Le protocole d’entente (PE) conclu est conforme aux rôles et aux responsabilités des deux entités, énoncés dans la Loi sur la Monnaie royale canadienne. La Division des marchés financiers (DMF), qui fait partie de la Direction de la politique du secteur financier (DPSF) du Ministère, fournit des analyses et des conseils stratégiques sur un éventail de domaines, dont la circulation des pièces de monnaie canadiennes. 

La vérification de pièces de monnaie de circulation avait pour objectif d’évaluer le cadre de contrôle de la gestion et les processus connexes en place pour surveiller l’approvisionnement en pièces de monnaie de circulation.

Notre vérification est arrivée à la conclusion que dans l’ensemble, les mécanismes de contrôle et les processus du Ministère concernant la gestion de l’approvisionnement en pièces de monnaie de circulation contribuent à la gestion efficace de cette fonction. Le Ministère veille adéquatement  au respect de son entente officielle avec la MRC et traite les opérations financières conformément aux pouvoirs pertinents, et en temps opportun. Une possibilité d’amélioration a été décelée en ce qui touche la surveillance régulière de l’inventaire par rapport aux maximums négociés et indiqués dans le PE. Durant la conduite de la vérification, la direction a commencé à prendre des mesures pour renforcer ce domaine.

Contexte 

La vérification des pièces de monnaie de circulation a été approuvée dans le cadre du plan de vérification triennal axé sur le risque (PVTR) du ministère des Finances (le Ministère), déposé à la réunion du 8 décembre 2009 du Comité de vérification et d’évaluation du Ministère (CVEM).

Le Ministère et la Monnaie royale canadienne (MRC) ont conclu un protocole d’entente (PE), en accord avec leurs rôles et responsabilités énoncés dans la Loi sur la Monnaie royale canadienne. En bref, la MRC est responsable de la production des pièces de monnaie canadiennes, et le Ministère est responsable du paiement de la production de pièces canadiennes, conformément à l’alinéa 4(1)c)(i) et au paragraphe 7(3) de la Loi respectivement.

Le PE a été renégocié et mis à jour régulièrement, comme prévu, depuis la première version qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2000. Le PE le plus récent a été signé le 22 décembre 2009 et mis à jour le 17 juin 2010. Il est en vigueur pour la période du 1er janvier 2009 au 31 décembre 2011.

Le PE n’a fait l’objet d’aucune vérification depuis son début en 2000; toutefois, il a été l’objet d’un rapport d’examen des coûts, préparé par Conseils et Vérification Canada (CVC), en juillet 2005, pour le compte de la vérification interne. À ce moment-là, CVC a signalé un versement excédentaire du ministère des Finances dans son rapport, qui se rapportait essentiellement à des coûts fixes, et a présenté au ministère des Finances des propositions d’améliorations au PE pour réduire de telles anomalies à l’avenir. Depuis, les améliorations proposées ont été apportées et la vérification n’a révélé aucun versement excédentaire.

Au Ministère, la Direction de la politique du secteur financier (DPSF) est chargée de fournir des analyses stratégiques sur le secteur financier du canada et sur la réglementation des institutions financières à charte fédérale. En accord avec ses responsabilités, la Division des marchés financiers (DMF), qui fait partie de la DPSF, fournit des analyses et des conseils stratégiques sur une diversité de domaines, dont la circulation des pièces de monnaie canadiennes.  

Objectif et portée de la vérification 

Objectif

La vérification des pièces de monnaie de circulation avait pour objectif d’évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion et des processus connexes en place pour contrôler l’approvisionnement en pièces de monnaie de circulation.

Portée

La vérification a porté sur les activités relevant de la compétence du Ministère au sujet des pièces de monnaie de circulation. Elle a consisté à évaluer la pertinence d’aspects clés du PE, des obligations des deux parties signataires du PE et le respect du PE. La vérification était axée sur :

  • le PE le plus récent conclu entre le Ministère et la MRC, en vigueur depuis le 1er janvier 2009;
  • les coûts de production et de distribution (y compris les coûts fixes et les frais de gestion) associés à la production de pièces de circulation canadiennes, que la MRC a facturés au Ministère pour l’année qui a pris fin le 31 décembre 2009;
  • l’information financière et les mécanismes de communication en place entre le Ministère, le receveur général et la MRC.

N’ont pas été visées par la vérification :

  • une évaluation des états financiers et des contrôles connexes de la MRC;
  • la justesse des montants négociés pour les coûts standards généraux des pièces de circulation;
  • la justesse des montants négociés pour les niveaux de l’inventaire.

Approche, énoncé d’assurance et normes de vérification 

La vérification a été effectuée conformément aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne*. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et menée de manière à obtenir l’assurance raisonnable que l’objectif de la vérification a été atteint. Pendant la vérification, un processus convenable a été suivi et suffisamment d’éléments de preuve ont été obtenus pour soutenir l’exactitude des constatations et des conclusions présentés dans le rapport. Le processus de vérification comprenait entre autres choses des entrevues, des observations, l’examen des documents à l’appui et des examens analytiques. Les critères de vérification utilisés pour élaborer les procédés de vérification requis étaient fondés sur : (1) de bonnes pratiques de gestion; (2) des pouvoirs, politiques et règlements applicables; (3) des éléments pertinents des contrôles de gestion de base du Bureau du contrôleur général.

* La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. Cependant, la fonction de vérification interne n’a pas été assujettie à une évaluation externe au moins une fois au cours des cinq dernières années ni à une surveillance permanente ou à des évaluations internes périodiques de l’activité de vérification interne, qui pourraient confirmer sa conformité à ces normes.

En tout, 7 personnes ont été interrogées, y compris des membres du personnel de la Direction de la politique du secteur financier (DPSF) et de la Direction des services ministériels du Ministère, et un directeur de la MRC. La liste complète des entrevues figure à l’annexe A. L’équipe de vérification a aussi mené un examen et une analyse des pouvoirs et politiques applicables ainsi que des documents financiers et non financiers provenant de diverses sources pertinentes (la liste des principaux documents consultés figure à l’annexe B). En outre, des contrôles par sondages ont été menés précisément sur des opérations financières.

La stratégie de vérification a fait en sorte que les résultats de la vérification soient communiqués d’une manière qui a permis à la direction de prendre connaissance des observations et des conclusions avant leur mise au point finale et de faire part de ce qu’elle en pense.

Conclusion 

La vérification est arrivée à la conclusion que dans l’ensemble, le cadre de contrôle de la gestion et les processus connexes du Ministère pour surveiller l’approvisionnement en pièces de monnaie de circulation sont convenables. Plus précisément, il convient de noter les principaux aspects positifs suivants :

  • De façon générale, le Ministère veille convenablement au respect de son entente officielle avec la MRC au sujet des pièces de monnaie de circulation, à l’exception de l’inventaire.
  • La tenue des dossiers financiers relatifs aux pièces de monnaie de circulation est effectuée conformément aux pouvoirs pertinents et en temps opportun.

Une possibilité d’amélioration a été décelée à l’égard du contrôle régulier de l’inventaire par rapport aux maximums négociés et inscrits dans le PE. Durant la conduite de la vérification, la direction a commencé à prendre des mesures pour renforcer ce domaine.

Observations par critère de vérification 

Le tableau qui suit présente l’évaluation du niveau d’exposition à un risque établi par la vérification. Les niveaux d’exposition à un risque sont établis par critère de vérification. 

Niveau d’exposition élevé
Niveau d’exposition moyen
Niveau d’exposition faible

Le classement du risque est fondé sur le niveau d’exposition à un risque. Un classement élevé, moyen ou faible correspond au niveau d’exposition éventuel à un risque qui, selon les vérificateurs, pourrait avoir des répercussions sur l’atteinte des objectifs du Ministère, et il donne une indication de la priorité que la direction devrait lui accorder pour donner suite, le cas échéant, aux recommandations connexes.

L’évaluation résume les observations de vérification fondées sur les preuves factuelles recueillies et analysées pendant la vérification. Selon ces évaluations, les enjeux/thèmes et les causes éventuelles, les répercussions, les initiatives de la direction et les recommandations sont résumés dans la partie « Recommandation et réponses de la direction ».

Observations par critère de vérification
Critère Niveau d’exposition à un risque Évaluation
Le Ministère veille convenablement au respect des ententes officielles conclues au sujet des pièces de monnaie de circulation. faible Le Ministère veille convenablement au respect des ententes officielles conclues au sujet des pièces de monnaie de circulation, à l’exception de l’inventaire. La vérification a consisté à examiner la façon dont le Ministère veille au respect du PE le plus récent pour l’exercice qui a pris fin le 31 décembre 2009. Des analyses et des contrôles par sondages ont porté sur plus de 90 % des dépenses engagées en 2009, qui comprenaient les coûts associés à la production de toutes les pièces, les coûts fixes et les frais de gestion, et la vérification est arrivée à la conclusion suivante :
  •  des contrôles efficaces sont en place pour surveiller les dépenses;
  •  tous les montants contrôlés ont été facturés et payés conformément aux conditions pertinentes du PE.
Bien que le Ministère constate l’inventaire de pièces de monnaie de circulation générale dans le cadre du processus de réconciliation de fin d’année, la DPSF ne contrôle pas régulièrement les niveaux d’inventaire tout au long de l’exercice. Sans contrôle régulière de l’inventaire, le risque de versements excédentaires est accru, et la capacité de la DPSF à gérer efficacement les coûts reliés à l’inventaire est réduite. Il convient de noter que la direction est en train d’adresser la question.
La tenue des dossiers financiers relatifs aux pièces de circulation est effectuée conformément aux pouvoirs pertinents et en temps opportun. faible La tenue des dossiers financiers relatifs aux pièces de circulation du Ministère est effectuée conformément aux pouvoirs pertinents et en temps opportun. L’équipe de vérification a examiné la façon dont le Ministère veillait au respect des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) en analysant toutes les opérations liées aux dépenses pour l’exercice ayant pris fin le 31 décembre 2009 et a établi que des contrôles efficaces étaient en place pour :
  •  l’établissement des factures par rapport aux dépenses autorisées, par l’autorité compétente selon la LGFP, article 32; 
  •  une séparation adéquate des fonctions (article 33 et article 34) existe entre les personnes exerçant un pouvoir;
  •  la réception des biens et le paiement sont convenablement autorisés par l’autorité compétente et convenablement traités conformément aux pouvoirs énoncés dans la LGFP (article 34).
Qui plus est, la vérification a confirmé que des contrôles valables sont en place pour comptabiliser les revenus efficacement et s’assurer qu’ils sont traités de façon exhaustive et exacte, et en temps opportun.

Recommandations et Plan d’action de la gestion 

La partie suivante présente la possibilité d’amélioration que nous avons identifié à la suite de nos observations relatives à la vérification. On y énonce aussi les répercussions et la recommandation. Le cas échéant, les initiatives de gestion pertinentes déjà en cours sont indiquées. Au sujet de la recommandation, la direction a fourni :

  • un plan d’action, qui donne suite à la recommandation;
  • le poste dont le titulaire est chargé de mettre en œuvre le plan d’action;
  • la date cible d’achèvement.

1. Établir et appliquer des contrôles réguliers pour surveiller l’inventaire

Résumé des observations de la vérification et de leur incidence

Pour remplir son rôle concernant la gestion des pièces de circulation canadiennes, le Ministère a conclu un protocole d’entente (PE) avec la MRC, qui précise les responsabilités de chaque organisation, les coûts convenus pour la production des pièces et les niveaux maximums d’inventaire pour chaque coupure.

Bien que le Ministère constate l’inventaire de pièces de monnaie de circulation générale dans le cadre du processus de rapprochement de fin d’année, la DPSF ne surveille pas régulièrement les niveaux de stock tout au long de l’exercice. Sans une surveillance régulière de l’inventaire, le risque de versement excédentaire est accru, et la capacité de la DPSF à gérer efficacement les coûts associés à l’inventaire est réduite.

La surveillance régulière de l’inventaire de pièces de monnaie de circulation générale atténuera les risques susmentionnés et améliorera la capacité du Ministère à gérer la circulation des pièces de monnaie canadiennes. Il convient de noter que pendant la conduite de l’évaluation, la direction a commencé à prendre des mesures pour renforcer ce domaine, après avoir été informée de la question par l’équipe de vérification.

Recommandation

Il est recommandé que le SMA, Direction de la politique du secteur financier, mette en place des mécanismes de contrôle pour s’assurer que l’inventaire de pièces de monnaie de circulation générale fasse l’objet d’une surveillance régulière.















Réponse de la direction

Nous sommes d'accord avec cette observation de la vérification et la recommandation. Le service de Rapports sur la dette publique et la dette ministérielle de la Direction des services ministériels ont identifié cette question au cours de la réconciliation annuelle 2009/10.

Nous sommes heureux d'annoncer que la Direction de la politique du secteur financier (DPSF), en consultation avec la Monnaie royale canadienne (MRC), a élaboré et mis en œuvre des mesures correctives. Effective depuis le 17 septembre 2010, la MRC présente un rapport général des niveaux de  l’inventaire de la Monnaie de circulation par rapport aux niveaux approuvés (tels qu'ils figurent dans le protocole d'entente avec la MRC),à chaque date de facturation toutes les deux semaines, soumis à DPSF. Ces niveaux sont vérifiées pour assurer une conformité avec le protocole d'entente avant d'approuver le paiement.

Annexe A – Liste des employés du ministère des Finances interviewés

Personnel du ministère des Finances

Directeur, Division des marchés financiers, Direction de la politique du secteur financier

Chef, Financement du gouvernement, Division des marchés financiers, Direction de la politique du secteur financier

Économiste principal, Financement du gouvernement, Division des marchés financiers, Direction de la politique du secteur financier

Directrice financière et directrice exécutive, Direction des services ministériels

Directeur, Comptabilité ministérielle et dette publique, Direction des services ministériels

Gestionnaire – Comptabilité ministérielle et dette publique, Direction des services ministériels

Personnel de la Monnaie royale canadienne

Directeur, Analyse financière et économique, Monnaie royale canadienne

Annexe B – Liste des principaux documents consultés 

Lois

  • Loi sur la Monnaie royale canadienne
  • Loi sur la monnaie
  • Loi sur la gestion des finances publiques

Politiques (CT)

  • Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor
  • Politique comptable du ministère des Finances et du Conseil du trésor

Documents propres au Ministère

  • États financiers du ministère des Finances (diverses années)
  • Plan d’activités intégré (2009-2010)
  • Profil de risque organisationnel (juin 2009)
  • Politique comptable du ministère des Finances – Stocks de pièces de monnaie
  • PE (6 juillet 2001) entre le Ministère et la MRC
  • PE (22 décembre 2005) entre le Ministère et la MRC
  • PE (2 novembre 2007) entre le ministère et la MRC
  • PE (22 décembre 2009) entre le ministère et la MRC

Autres documents

  • Rapports annuels de la MRC (diverses années)
  • Rapport d’examen des coûts et lettre de recommandations, Conseils et Vérification Canada (19 juillet 2005)
  • Examen spécial et évaluation, Deloitte
  • Rapport d’examen spécial du BVG (2005) sur la MRC

Annexe C – Équipe de verification 

Membres de l’équipe de vérification :

  • Ziad Shadid, B.Com. CGA, gestionnaire de la vérification
  • Rim Ben Saad, B.A, B.Com, vérificatrice financière principale
  • Christian Kratchanov, MBA, CIA, dirigeant principal de la vérification