Archivé - Vérification du cadre de contrôle du processus d’emprunt des sociétés d’État

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Préparé par Vérification Interne et Évaluation pour :
Ministère des Finances du Canada
Comité de vérification et d’évaluation
Le 11 décembre 2012

Table des matières

Sommaire

Contexte

Objectif et portée

Énoncé de conformité et approche de vérification

Conclusion

Observations par critère de vérification

Annexe A – Liste des employés du ministère des Finances qui ont été interviewés

Annexe B – Principaux documents de référence consultés

Annexe C – Membres de l’équipe de vérification

Sommaire 

En avril 2009, le Conseil du Trésor a adopté la Politique sur le contrôle interne (PCI), qui vise à faire en sorte que les risques liés à la gérance des ressources publiques sont gérés adéquatement grâce à des contrôles internes efficaces. La PCI aide les administrateurs généraux et les agents principaux des finances à s’acquitter de leurs responsabilités quant à l’établissement, au maintien, à la surveillance et à la révision des systèmes de contrôle interne des ministères.

Dans cette optique, la PCI exige des ministères fédéraux qu’ils examinent et testent sur une base annuelle l’efficacité des contrôles clés relatifs aux processus opérationnels réputés à risque élevé (c’est-à-dire, importance relative notable). Le processus d’emprunt des sociétés d’État du Ministère, entre autres, est assujetti à cette exigence. La présente vérification met l’accent sur le cadre de contrôle des opérations d’emprunt des sociétés d’État et sur ses transactions financières d’importance.

Le Directorat de la gestion financière (DGF) de la Direction des services ministériels est chargé d’examiner et de tester les contrôles clés, conformément aux exigences de la PCI. Le DGF a conçu un processus opérationnel pour les emprunts des sociétés d’État et une matrice de contrôle connexe, décrivant les contrôles clés en place. Examinés et mis à jour tous les ans, ces documents constituent la base de surveillance pour les tests de contrôles clés auxquels le DGF doit procéder annuellement.

L’objectif de la vérification était de fournir une assurance raisonnable que les contrôles clés relatifs au processus d’emprunt des sociétés d’État fonctionnent efficacement, tels qu’ils ont été conçus.

La vérification a conclu que les contrôles clés établit par le Ministère pour surveiller les emprunts des sociétés d’État fonctionnent efficacement tels qu’ils ont été conçus. Plus précisément, cela inclut: l’existence de contrôles efficaces dans l’approbation de transactions des sociétés d’État, conformément aux exigences de la loi; que les transactions d’emprunt des sociétés d’État sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun; l’existence de contrôles internes quant à la production de rapports financiers; la tenue de dossiers maîtres contenant les renseignements relatifs aux récipiendaires.

Contexte 

La vérification du cadre de contrôle du processus d’emprunt des sociétés d’État s’inscrit dans le plan triennal de vérification axé sur le risque du ministère des Finances Canada (le Ministère), et a été déposé lors de la réunion du comité de vérification et d’évaluation du 2 mars 2011 et approuvé par le sous-ministre.

En avril 2009, le Conseil du Trésor a adopté la Politique sur le contrôle interne (PCI). Son objectif est de garantir que les risques liés à la gérance des ressources publiques sont gérés adéquatement grâce à des contrôles internes efficaces, incluant les contrôles en matière de rapports financiers. La PCI aide les administrateurs généraux et les dirigeants principaux des finances à s’acquitter de leurs responsabilités quant à l’établissement, au maintien, à la surveillance et à l’examen des systèmes de contrôle interne du ministère.

Le suivi périodique du système de contrôle interne au ministère relève du Directorat de la gestion financière (DGF) de la Direction des services ministériels (DSM). Conformément aux dispositions de la PCI, l’une des responsabilités importante du DGF est d’examiner et de tester sur une base annuelle l’efficacité des processus réputés à risque élevé (c’est-à-dire, d’importance relative notable).

Pendant la phase de planification de la vérification, il a été confirmé que la direction exerçait une surveillance adéquate des contrôles clés du Programme d’emprunt des sociétés d’État.

Le Programme d’emprunt des sociétés d’État (PESE) a été lancé en 2008-2009. Il prévoit la distribution de fonds aux sociétés d’État participantes directement par le gouvernement, qui, à son tour, finance ces demandes d’emprunt par le biais de ses propres titres de créance. Trois sociétés d’État sont visées par le PESE: la Société canadienne d’hypothèques et de logement, la Banque de développement du Canada et Financement agricole Canada. Comme l’indiquent les états financiers non vérifiés du Ministère pour 2011-2012, le PESE a une valeur comptable totale d’environ 95 milliards de dollars.

Le comptoir des prêts de la Direction de la politique du secteur financier (DPSF) et le DGF sont responsables de gérer le processus d’emprunt des sociétés d’État. Plus précisément, la DPSF veille à l’administration du Programme d’emprunt des sociétés d’État. Le DGF est chargé d’enregistrer et de traiter les déboursements /remboursements des emprunts des sociétés d’État dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM) ainsi que les rapports financiers connexes.

Objectif et portée 

Objectif

L’objectif de la vérification est de fournir une assurance raisonnable que les contrôles clés relatifs au processus d’emprunt des sociétés d’État fonctionnent efficacement tels qu’ils ont été conçus.

Portée

La portée de la vérification consiste à :

  • examiner le processus d’emprunt des sociétés d’État et les contrôles clés;
  • tester l’efficacité des contrôles clés identifiés relativement aux opérations d’emprunt des sociétés d’État qui ont eu lieu durant l’exercice 2011-2012, incluant les procédures de présentation et de divulgation des états financiers;
  • tester l’efficacité des contrôles clés liés aux opérations d’emprunt des sociétés d’État pour l’exercice 2012-2013, jusqu’au 30 septembre 2012.

La vérification ne porte pas sur :

  • les contrôles généraux en matière de technologie de l’information (TI), incluant la répartition des tâches liées à ces contrôles.

Énoncé de conformité et approche de vérification

Énoncé de conformité

La vérification a été menée en conformité aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Approche de vérification

La vérification a été planifiée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que l’objectif a été atteint. Pendant leur mission, les vérificateurs ont suivi des procédures appropriées et ils ont recueilli suffisamment d’éléments probants pour étayer l’exactitude des constatations et de l’opinion globale présentées dans ce rapport. Les constatations reposent sur une comparaison entre la situation observée au moment de la vérification et les critères de vérification énumérés dans le présent rapport, qui ont été acceptés par la direction. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée, et les éléments probants recueillis étaient suffisants pour fournir à la haute direction la preuve des constatations tirées de la vérification interne.

La procédure de vérification comprenait entre autres des entrevues, des observations, l’examen de documents de référence et des tests analytiques. Les critères de vérification qui ont servi à mettre en place les tests de vérification requis reposent sur le processus opérationnel du ministère pour les emprunts des sociétés d’État et les bonnes pratiques de gestion telles que (1) la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésoret (2) les éléments pertinents des Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général.

Un total de six personnes ont été interviewées dans le cadre de cette vérification (la liste de ces personnes figure à l’annexe A). Ces employés ministériels ont été consultés sur un ou plusieurs critères, et à différents degrés de profondeur selon leurs rôles relativement au processus d’emprunt des sociétés d’État. L’équipe de la vérification a également examiné et analysé les pouvoirs et les politiques applicables, de même que d’autres documents émanant de sources pertinentes diverses (la liste des principaux documents examinés figure à l’annexe B).

L’approche retenue a permis de communiquer les résultats de la mission de la vérification de manière à permettre à la direction d’examiner et de commenter les constatations et les conclusions avant qu’elles ne soient finalisées.

Conclusion 

La vérification a conclu que les contrôles clés relatifs au processus d’emprunt des sociétés d’État fonctionnent efficacement tels qu’ils ont été conçus. La vérification a entre autres pu constater: l’efficacité des contrôles concernant l’approbation des opérations d’emprunt des sociétés d’État et leurs conformité aux exigences législatives; que les opérations d’emprunt des sociétés d’État étaient enregistrées avec exactitude et en temps opportun; l’existence de contrôles internes quant à la production de rapports financiers; et la tenue de dossiers maîtres renfermant les renseignements relatifs aux récipiendaires.

De façon plus spécifique, les bonnes pratiques de gestion suivantes méritent d’être notées:

  • le Ministère dispose de contrôles efficaces pour veiller à ce que les opérations d’emprunt des sociétés d’État soient autorisées conformément aux exigences législatives et aux pouvoirs délégués;
  • le Ministère dispose de contrôles efficaces lui permettant d’assurer que les opérations d’emprunt des sociétés d’État sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun;
  • le Ministère dispose de contrôles internes efficaces en ce qui concerne la production de rapports financiers sur les emprunts des sociétés d’État;
  • le Ministère dispose de contrôles efficaces pour veiller à ce que des dossiers maîtres relatifs au processus d’emprunt des sociétés d’État soient tenus et qu’ils renferment toute l’information appropriée au sujet des récipiendaires.

Constatations par critère de vérification

Durant la phase de la planification, l’équipe de la vérification a confirmé qu’il y avait une surveillance adéquate des contrôles clés de la part de la direction. A ce titre, l’objectif de la vérification durant la phase d’examen a été de tester l’efficacité des contrôles clés par le biais d’un échantillon d’opérations exécutées durant les exercices 2011-2012 et 2012-2013 (jusqu’au 30 septembre 2012).

Les pages suivantes présentent l’évaluation qui a été faite des contrôles clés testés dans le cadre de cette vérification. Les contrôles ont été testés en fonction du processus opérationnel pour le Programme d’emprunt des sociétés d’État. Les résultats globaux des tests pour chaque critère de vérification ont été classés comme suit:

Efficace
Partiellement efficace
Inefficace

Une cote efficace, partiellement efficace ou inefficace est établie en fonction des constatations de la vérification pour les contrôles clés vérifiés. L’évaluation résume les constatations de la vérification fondées sur les éléments probants factuels recueillis et analysés durant la mission de vérification.

Constatations par critère de vérification
Critère Cote attribuée Évaluation
1. Autorisation et gouvernance
Le Ministère exerce un contrôle efficace pour s’assurer que les opérations d’emprunt des sociétés d’État sont autorisées conformément aux exigences législatives et aux pouvoirs délégués. Efficace Le Ministère exerce un contrôle efficace pour s’assurer que les opérations d’emprunt des sociétés d’État sont autorisées conformément aux exigences législatives et aux pouvoirs délégués.

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) exige que toutes les opérations financières soient vérifiées et attestées en vertu de l’article 34. De façon plus précise, l’exercice de cette autorité certifie que la société d’État visée a droit ou est admissible aux déboursés associés à l’opération d’emprunt envisagée, que l’opération est conforme aux dispositions pertinentes de l’entente, que l’opération est exacte et que le code financier approprié a été fourni.

La vérification a été menée à l’aide de tests détaillés à propos des autorisations de déboursés associés aux emprunts des sociétés d’État, afin d’établir si les contrôles relatifs à l’approbation de ces déboursés fonctionnaient conformément à la matrice de contrôle afférente. Pour évaluer le bien-fondé des déboursés associés aux emprunts des sociétés d’État et des approbations connexes, la vérification s’est penchée sur un échantillon aléatoire constitué de sept rapports hebdomadaires et 24 opérations pour l’exercice 2011-2012, et de trois rapports hebdomadaires et six opérations pour les deux premiers trimestres de l’exercice 2012-2013.

Les vérificateurs ont constaté que, conformément à la description du processus opérationnel ministériel relatifs aux opérations d’emprunt des sociétés d’État, les contrôles fonctionnaient efficacement tels qu’ils avaient été conçus, et que les opérations pour 2011-2012 et 2012-2013 (jusqu’au 30 septembre 2012) avaient été autorisées en vertu de l’article 34 de la LGFP.
2. Enregistrement en temps opportun dans le SIFM
Le Ministère dispose de contrôles efficaces lui permettant d’assurer que les opérations d’emprunt des sociétés d’État sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun. Efficace Le Ministère dispose de contrôles efficaces lui permettant d’assurer que les opérations d’emprunt des sociétés d’État sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun.

On s’attend des ministères qu’ils fournissent des rapports financiers fiables, expliquant de manière transparente et responsable de quelle manière le gouvernement utilise les fonds publics pour atteindre des résultats pour les Canadiens. La production de rapports financiers fiables, repose sur le système de contrôles internes dont dispose les ministères en matière de rapports financiers. Et au sein de ce cadre de contrôle, il est de toute première importance que l’enregistrement des opérations se fasse avec exactitude et en temps opportun.

La vérification a été menée à l’aide de tests pour évaluer si les contrôles encadrant l’enregistrement exact et en temps opportun des opérations dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM), fonctionnaient conformément au cadre de contrôle pour les emprunts des sociétés d’État. De façon plus précise, la vérification a testé un échantillon aléatoire constitué de 24 opérations et deux rapprochements périodiques pour l’exercice 2011-2012, et de six opérations et deux rapprochements périodiques pour les deux premiers trimestres de l’exercice 2012-2013.

La vérification a constaté que, conformément à la description du processus opérationnel ministériel opérations d’emprunt des sociétés d’État, les contrôles en place permettant d’enregistrer avec exactitude et en temps opportun les opérations des déboursés associés aux emprunts des sociétés d’État, fonctionnaient efficacement tels qu’ils avaient été conçus. Les opérations testées relativement aux déboursés liés aux emprunts des sociétés d’État étaient exactes et avaient été autorisées conformément à l’article 33 de la LGFP; et les contrôles conçus pour les paiements anticipés des emprunts des sociétés d’État ont été utilisés conformément à ce pourquoi ils ont été prévus. Toutes les opérations testées ont été enregistrées avec exactitude et en temps opportun.
3. Contrôles pour la production de rapports financiers
Le Ministère dispose de contrôles internes efficaces en ce qui concerne la production de rapports financiers sur les emprunts des sociétés d’État. Efficace Le Ministère dispose de contrôles internes efficaces en ce qui concerne la production de rapports financiers sur les emprunts des sociétés d’État.

On s’attend des ministères qu’ils produisent des rapports financiers fiables aptes à expliquer de manière transparente et responsable aux Canadiens comment sont dépensés les fonds publics. La fiabilité de l’information financière dépend de la capacité du ministère de maintenir un solide système de contrôles internes concernant sa production de rapports financiers. Un tel cadre de contrôle appelle l’exécution de rapprochements périodiques ainsi que d’autres contrôles clés, pour assurer l’intégrité et la fiabilité des états financiers.

Les vérificateurs ont effectué des tests afin de vérifier si les contrôles liés au processus de fin de mois étaient exécutés efficacement sur une base régulière. Plus précisément, pour chaque exercice (2011-2012 et 2012-2013, jusqu’au 30 septembre 2012), les vérificateurs ont testé un échantillon aléatoire de cinq pièces de journal de fin de mois, quatre rapprochements de fin de mois et une balance de vérification de fin de mois, afin d’évaluer si toutes ces opérations avaient été exécutées, conformément aux contrôles connexes prévus dans le cadre du processus opérationnel du ministère pour le Programme d’emprunt des sociétés d’État.

Les vérificateurs ont constaté que les contrôles internes concernant la production de rapports financiers pour l’emprunt des sociétés d’État fonctionnaient efficacement, tels qu’ils avaient été conçus, et en conformité avec le processus opérationnel du ministère pour le Programme d’emprunt des sociétés d’État. Les contrôles clés testés pour le processus de fin de mois fonctionnaient comme prévu.
4. Tenue de dossiers maîtres pour l’information concernant les récipiendaires
Le Ministère dispose de contrôles efficaces pour veiller à ce que des dossiers maîtres relatifs au processus d’emprunt des sociétés d’État soient tenus et qu’ils renferment toute l’information appropriée au sujet des récipiendaires. Efficace Le Ministère dispose de contrôles efficaces pour veiller à ce que les dossiers maîtres relatifs au processus d’emprunt des sociétés d’État soient tenus, et qu’ils renferment toute l’information appropriée au sujet des récipiendaires.

Les dossiers maîtres des récipiendaires contiennent de l’information sur les déboursés associés aux emprunts des sociétés d’État et les renseignements bancaires des sociétés d’État visées. Le fait de garder ces dossiers le plus à jour possible est crucial pour assurer que les déboursés associés aux emprunts des sociétés d’État soient dirigés vers les bons récipiendaires.

La vérification a confirmé que le Secrétariat du Conseil du Trésor assurait la tenue des dossiers maîtres contenant l’information voulue au sujet des récipiendaires, par le biais du cadre de services partagés centralisés fourni au ministère des Finances. Comme les sociétés d’État n’ont pas modifié ou mis à jour l’information concernant leur institution financière respective, ni aucune autre information au cours de l’exercice 2011-2012 et pour les deux premiers trimestres de l’exercice 2012-2013, les dossiers d’information maîtres sont restés inchangés. Dans le cas où des modifications devaient être apportées, la vérification a confirmé que le Ministère dispose d’un processus clair et d’un dispositif de contrôle pour entreprendre la demande.

Annexe A – Liste des employés du ministère des Finances qui ont été interviewés

  • directeur principal par intérim, Directorat de la gestion financière, Direction des services ministériels
  • analyste financier principal, Rapports ministériels et sur la dette publique, Directorat de la gestion financière, Direction des services ministériels
  • directeur, Division des marchés financiers, Direction de la politique du secteur financier
  • chef, Financement gouvernemental, Division des marchés financiers, Direction de la politique du secteur financier
  • économiste principale, Financement gouvernemental, Division des marchés financiers, Direction de la politique du secteur financier
  • économiste, Financement gouvernemental, Division des marchés financiers, Direction de la politique du secteur financier

Annexe B – Principaux documents de référence

Loi

  • Loi sur la gestion des finances publiques

Politique

  • Politique sur le contrôle interne du CT

Autre document

  • Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général

Documents particuliers à Finances Canada

  • Processus opérationnel des opérations d’emprunt des sociétés d’État 2011-2012 et 2012-2013
  • Manuel sur les pouvoirs de signer des documents financiers
  • Manuel sur les opérations liées au Programme d’emprunt des sociétés d’État, 31 mars 2011
  • Autres documents ministériels relatifs aux activités d’emprunt des sociétés d’État

Annexe C – Membres de l’équipe de vérification

Cette vérification a été réalisée par:

  • Chantale Dumornay, BAA, vérificatrice, Vérification interne et évaluation
  • Jean-Luc Tétreault, CA, CGA, CMA, CIA, gestionnaire de la vérification, Vérification interne et évaluation
  • Abdillahi Roble, B. Comm., CGA, CIA, gestionnaire de la vérification par intérim, Vérification interne et évaluation
  • Christian Kratchanov, MBA, CIA, CRMA, CMC, dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation, Vérification interne et évaluation