Archivé - Vérification des valeurs et de l’éthique
Rapport final

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Préparé par Vérification interne et évaluation, pour la réunion du Comité
de la Vérification et de l’évaluation du 7 décembre 2010
Ministère des Finances Canada

Table des matières

Sommaire éxecutif
Contexte
Objectif et portée de la vérification
Approche, énoncé d’assurance et normes de vérification utilisées
Conclusions
Observations par critère de vérification
Recommandation et Plan d’action de la gestion

Annexes

Sommaire éxecutif 

Le ministère des Finances Canada (le Ministère) continue de renouveler et de renforcer son engagement à l’égard des valeurs et de l’éthique afin de s’assurer que son personnel respecte toujours les normes d’éthique et de conduite professionnelles les plus élevées. En 2008, le Ministère a créé le Bureau des valeurs et de l’éthique, et en 2009, le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du Ministère a été mis en œuvre en complément du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique.

La vérification des valeurs et de l’éthique avait pour objectif d’évaluer la gestion et les processus liés à l’application des mesures relatives aux valeurs et à l’éthique et aux conflits d’intérêts, et de déceler les possibilités d’apporter des améliorations, ainsi que la gestion des documents protégés s’y rattachant.

L’équipe de vérification a conclu que dans l’ensemble, une gestion et des processus convenables sont en place pour l’application des mesures relatives aux valeurs et à l’éthique et aux conflits d’intérêts au sein du Ministère. Plus précisément, le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du Ministère a été adéquatement élaboré, mis en œuvre, communiqué et géré, et des politiques et procédures valables sont en place au sein du Bureau des valeurs et de l’éthique afin de prévenir une mauvaise utilisation de l’information privilégiée. Dans l’ensemble, les pouvoirs, les rôles et les responsabilités sont clairement définis. 

Le rapport contient une recommandation à propos du fait que les fonctions liées aux valeurs et à l’éthique et à la divulgation des actes répréhensibles en milieu de travail soient exercées et gérées séparément par le directeur du Bureau des valeurs et de l’éthique et l’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs respectivement. Il est recommandé que le sous-ministre examine l’affectation du rôle d’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs afin de s’assurer qu’il soit attribué à un fonctionnaire supérieur  approprié du Ministère.  Cette recommandation résulterait en une réduction du risque de confusion parmi les employés et à une indépendance accrue du rôle de l’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs.

Contexte 

Le ministère des Finances Canada (le Ministère) continue de renouveler et de renforcer son engagement à l’égard des valeurs et de l’éthique afin de s’assurer que son personnel respecte toujours les normes d’éthique et de conduite professionnelles les plus élevées.  En conséquence, la vérification des valeurs et de l’éthique a donc été intégrée au plan de vérification triennal du Ministère. Ce plan, axé sur le risque, a été approuvé par le sous-ministre, sur recommandation du Comité de la vérification et de l’évaluation.

Dans le Profil de risque organisationnel (PRO) du Ministère, la haute direction a consigné le risque éventuel d’une mauvaise utilisation de l’information privilégiée et de conflit d’intérêts. Par conséquent, en guise de stratégie d’atténuation, le Ministère a créé le Bureau des valeurs et de l’éthique en 2008; il comprend un directeur, un conseiller en programmes et un adjoint administratif. 

Le 23 février 2009, le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel (le Code) du Ministère a été mis en œuvre pour compléter le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique. Le Code établit des mesures précises visant à éviter que les personnes qui travaillent au Ministère ne se trouvent en situation de conflit d’intérêts. Ce faisant, il vise à protéger la réputation et l’intégrité à la fois du Ministère et du personnel.

Objectif et portée de la vérification 

Objectif

La vérification des valeurs et de l’éthique avait pour objectif d’évaluer la gestion et les processus liés à l’application des mesures relatives aux valeurs et à l’éthique et aux conflits d’intérêts, et de déceler les possibilités d’apporter des améliorations, ainsi que la gestion des documents protégés s’y rattachant.

Portée

La vérification a porté sur les activités relevant de la compétence du Ministère concernant les valeurs et l’éthique. La vérification couvre la période de septembre 2008 à février 2010. Le choix de cette période tient au fait que le Code du Ministère a été mis en œuvre en février 2009 et que l’équipe de vérification voulait examiner la période pendant laquelle le Code a été élaboré ainsi que la période suivant sa mise en œuvre.

La vérification a été axée sur :

  • l’élaboration et la mise en œuvre du Code du Ministère;
  • la protection des renseignements personnels obtenus par le Bureau des valeurs et de l’éthique à des fins de rapport.

La vérification n’a pas consisté à évaluer la culture éthique au sein du Ministère. L’information sur ce sujet est obtenue au moyen du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) et des critères du Cadre de responsabilisation de gestion dans le domaine de la gestion appelé Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs.

Stratégie, énoncé d’assurance et normes de vérification utilisées

La vérification a été effectuée conformément aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne*. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et menée de manière à obtenir l’assurance raisonnable que l’objectif de la vérification a été atteint. Pendant la vérification, un processus convenable a été suivi et suffisamment d’éléments de preuve ont été obtenus pour soutenir l’exactitude des constatations et des conclusions présentés dans le rapport. Le processus de vérification comprenait entre autres choses des entrevues, des observations, l’examen des documents à l’appui et des examens analytiques. Les critères de vérification utilisés pour élaborer les procédés de vérification requis étaient fondés sur : (1) de bonnes pratiques de gestion; (2) des pouvoirs, politiques et règlements applicables; (3) des éléments pertinents des contrôles de gestion de base du Bureau du contrôleur général.

*La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. Cependant, la fonction de vérification interne n’a pas été assujettie à une évaluation externe au moins une fois au cours des cinq dernières années ni à une surveillance permanente ou à des évaluations internes périodiques, qui pourraient confirmer si elle est conforme à ces normes.

En tout, 14 personnes ont été interviewées. La liste complète des membres du personnel interviewés figure à l’annexe A. En outre, l’équipe de vérification a examiné les lois et politiques pertinentes et les documents connexes, dont la liste figure à l’annexe B.

La stratégie de vérification a fait en sorte que les résultats de la vérification soient communiqués d’une manière qui a permis à la direction de prendre connaissance des observations et des conclusions avant leur mise au point finale et de (faire part de) fournir rétroaction.

Conclusions 

L’équipe de vérification a conclu que dans l’ensemble une gestion et des processus adéquats sont en place pour l’application des mesures relatives aux valeurs et à l’éthique et aux conflits d’intérêts au ministère des Finances du Canada. Plus précisément, l’équipe a noté ce qui suit :

  • Dans l’ensemble, le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du Ministère a été adéquatement  élaboré, mis en œuvre, communiqué et géré.
  • Le Bureau des valeurs et de l’éthique a des politiques et des procédures en place afin de prévenir une mauvaise utilisation de l’information privilégiée.
  • Dans l’ensemble, les pouvoirs, rôles et responsabilités sont clairement définis. Le rapport contient une recommandation à propos du fait que les fonctions liées aux valeurs et à l’éthique et à la divulgation des actes répréhensibles en milieu de travail soient exercées et gérées séparément par le directeur du Bureau des valeurs et de l’éthique, et l’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs respectivement. Il est recommandé que le sous-ministre examine l’affectation du rôle d’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs afin de s’assurer qu’il soit attribué à un fonctionnaire supérieur approprié du Ministère. Cette recommandation résulterait en une réduction du risque de confusion parmi les employés et à une indépendance accrue du rôle de l’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs.

Observations par critère de vérification 

Le tableau qui suit présente l’évaluation du niveau d’exposition à un risque établi par la vérification. Les niveaux d’exposition à un risque sont établis par critère de vérification. 

Niveau d’exposition élevé
Niveau d’exposition moyen
Niveau d’exposition faible

Le classement du risque est fondé sur le niveau d’exposition à un risque. Un classement, élevé, moyen ou faible correspond au niveau d’exposition éventuel à un risque qui, selon les vérificateurs, pourrait avoir des répercussions sur l’atteinte des objectifs du Ministère, et il donne une indication de la priorité que la direction devrait lui accorder pour donner suite, le cas échéant, aux recommandations connexes.

L’évaluation résume les observations de vérification fondées sur les preuves factuelles recueillies et analysées pendant la vérification. Selon ces évaluations, les causes éventuelles, les répercussions et la recommandation sont résumés dans la partie « Recommandation et Plan d’action de la gestion ».

Observations par critère de vérification
Critère Niveau d’exposition à un risque Évaluation
Le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du Ministère des Finances Canada a été adéquatement élaboré, mis en œuvre, communiqué et géré. faible

Dans l’ensemble, le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du Ministère a été adéquatement élaboré, mis en œuvre, communiqué et géré.

Le Ministère définit clairement et communique ses normes et ses attentes concernant un comportement éthique, et le Code est facilement accessible aux employés.  

L’équipe de vérification a découvert que pendant l’élaboration du Code, le Ministère a créé des groupes de consultation pour assurer la participation des intervenants intéressés. Une fois élaboré, le Ministère a assuré une mise en œuvre adéquate du Code, qui a consisté en des documents de formation, la promotion de la sensibilisation des employés et des mises à jour de rapports d’étape à la haute direction.

L’équipe de vérification a constaté que les employés étaient au courant de leur obligation de déposer une attestation/un rapport confidentiel, comme l’exige le Code. L’équipe de vérification a examiné un échantillon de 10 rapports confidentiels couvrant la période de février 2009-2010. L’ équipe a constaté que les employés avaient bien rempli les rapports.

Les rapports confidentiels ont été examinés par le Bureau des valeurs et de l’éthique pour les conflits d’intérêts. Lorsqu’un conflit fut décelé, on a recommandé à l’employé en cause la mesure corrective à prendre, après quoi un suivi a été fait pour être sûr que la bonne mesure a été prise.

Le Bureau des valeurs et de l’éthique dispose de politiques et de procédures valables en place afin de prévenir une mauvaise utilisation de l’information privilégiée. faible

Le Bureau des valeurs et de l’éthique disposent de politiques et de procédures valables en place afin de prévenir une mauvaise utilisation de l’information privilégiée.

L’équipe de vérification a constaté que le Bureau des valeurs et de l’éthique dispose de procédures de sécurité étayées de documents et que les meilleures pratiques possibles sont en place pour la collecte, la transmission, l’entreposage et la destruction des renseignements personnels.

Dans le cadre de la préparation de son Profil de risque organisationnel (PRO), le Ministère tient compte des risques éventuels de mauvaise utilisation de l’information privilégiée et de conflit d’intérêts, et des stratégies d’atténuation connexes. Outre le PRO, le Bureau des valeurs et de l’éthique a mené un exercice de gestion du risque pour analyser plus en détail les risques propres à ses activités et les stratégies d’atténuation applicables.

Les pouvoirs, rôles et responsabilités sont clairement définis. faible

Dans l’ensemble, les pouvoirs, rôles et responsabilités sont clairement définis.

L’équipe de vérification a constaté que le Ministère avait le pouvoir requis pour élaborer et mettre en œuvre le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel.

Des cadres supérieurs se sont vu confier des rôles pour assurer la gestion des valeurs et de l’éthique au sein du Ministère. C’est ainsi qu’un champion des valeurs et de l’éthique et un directeur des valeurs et de l’éthique ont été désignés. Des rôles et des responsabilités ont été définis pour le personnel du Bureau des valeurs et de l’éthique, avec documents à l’appui; pour sa part, le directeur est habilité à faire pleinement respecter le Code des valeurs et de l’éthique et le Code régissant les conflits d’intérêts du personnel, et à en promouvoir l’avancement au sein du Ministère.

Les fonctions liées aux valeurs et à l’éthique, et à la divulgation des actes répréhensibles en milieu de travail sont exercées et gérées séparément par le directeur du Bureau des valeurs et de l’éthique et l’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs. Actuellement, l’agent en question est le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction de la politique du secteur financier, qui ne disposent présentement d’aucune ressource pour mener des enquêtes sur des actes répréhensibles.

L’équipe de vérification a découvert une certaine confusion chez les employés. Bon nombre des employés interviewés ne connaissaient pas la différence entre les deux fonctions. Par exemple, certains avaient l’impression que les deux fonctions étaient gérées par le directeur du Bureau des valeurs et de l’éthique. L’équipe de vérification a examiné un échantillon discrétionnaire de 14 ministères et organismes fédéraux considérés comme similaires au ministère et dans la plupart d’entre eux, les deux fonctions sont gérées ensemble.

L’équipe a également découvert que certains employés percevaient un manque d’indépendance au sens où le rôle de l’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs a été confié à un SMA.

Recommandation et Plan d’action de la gestion

La partie suivante présente la possibilité d’amélioration clé qui découle des constatations tirées de la vérification. On y énonce aussi les répercussions et la recommandation. Le cas échéant, les initiatives de gestion pertinentes déjà en cours sont indiquées. Au sujet de la recommandation, la direction a fourni :

  • un plan d’action, qui vise à donner suite à la recommandation;
  • le poste dont le titulaire est chargé de mettre en œuvre le plan d’action;
  • la date cible d’achèvement.
Résumé des observations de la vérification et de leur incidence

Les fonctions liées aux valeurs et à l’éthique et à la divulgation des actes répréhensibles sont exercées et gérées séparément par le directeur du Bureau des valeurs et de l’éthique, et l’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs. Actuellement, l’agent en question est le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction de la politique du secteur financier et il ne dispose présentement d’aucune ressource pour mener des enquêtes sur des actes répréhensibles.

L’équipe de vérification a constaté une certaine confusion chez les employés. Bon nombre des employés interviewés ne connaissaient pas les différences entre les deux fonctions. Par exemple, certains avaient l’impression que les deux fonctions étaient gérées par le directeur du Bureau des valeurs et de l’éthique. L’équipe de vérification a examiné un échantillon discrétionnaire de 14 ministères et organismes fédéraux considérés comme similaires au ministère et dans la plupart d’entre eux, les deux fonctions sont gérées ensemble. L’équipe a aussi constaté que certains employés percevaient un manque d’indépendance au sens où le rôle d’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs a été confié à un SMA.

La confusion parmi les employés et le manque d’indépendance perçu peuvent réduire la probabilité que des avis et des instructions soient sollicités au cas où une situation se produirait.

Recommandation

Il est recommandé que le sous-ministre examine l’affectation du rôle d’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs afin de s’assurer qu’il soit attribué à un fonctionnaire supérieur approprié du Ministère.



Réponse de la direction

Le sous-ministre consent à examiner l’affectation du rôle d’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs avant le 31 mars 2011.





Annexe A – Liste des employés du Ministère interviewés

Adjoint administratif, Division des valeurs et de l’éthique, Direction juridique

Directeur exécutif et dirigeant principal de l’information, DGIT, Direction des services ministériels

Avocat principal et conseiller, valeurs et éthique, Direction juridique

Sous-ministre adjointe et conseillère juridique, Direction juridique

Gestionnaire, Services de gestion des conflits, Direction des services ministériels

Directeur, Division des valeurs et de l’éthique, Direction juridique

Directrice, Planification intégrée, Direction des services ministériels

Directrice, Droit fiscal, Direction juridique

Sous-ministre adjointe et conseillère juridique, Direction juridique

Conseillère en programmes, Division des valeurs et de l’éthique, Direction juridique

Conseillère en ressources humaines, Direction des services ministériels

Conseillère principale en ressources humaines, Direction des services ministériels

Directrice, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, Direction juridique

Sous-ministre adjoint, Direction de la politique du secteur financier

Annexe B – Liste des principaux documents consultés

Lois

  • Loi sur la protection des renseignements personnels (2010)
  • Loi sur la protection de l’information (2010)
  • Loi sur la protection des divulgateurs d’actes répréhensibles (2010)
  • Loi sur les conflits d’intérêts (2006)
  • Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (2010)

Politiques

  • Politique sur la gestion de l’information du SCT(2007)
  • Politique du gouvernement sur la sécurité du SCT(2009)

Documents propres au Ministère

  • Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du ministère des Finances du Canada(2009)
  • Profil de risque organisationnel du ministère des Finances du Canada (2009)
  • Données de planification des activités de la Direction juridique – Analyse du contexte opérationnel et des risques (2009-2010 et 2010-2011)
  • Politique sur la divulgation d’actes répréhensibles du ministère des Finances du Canada(2008)
  • Protection des renseignements personnels, Division des valeurs et de l’éthique (2010)
  • Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du Ministère (2008)

Autres documents

  • Les contrôles de gestion de base : Un guide à l'intention des vérificateurs internes (2007), Bureau du contrôleur général
  • Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique (2003)
  • Guide d’équipement de sécurité G1-001 de la Gendarmerie royale du Canada (GRC)

Annexe C – Équipe de vérification

Christian Kratchanov, MBA, CIA, dirigeant principal de la vérification

Ora Tsang, B.Com, gestionnaire de la vérification

Beth McClurg, CMA, vérificatrice principale

Kim Romain, BAA, vérificatrice