Archivé - Vérification du processus d’accès à l’information

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Préparé par
Vérification interne et évaluation
Ministère des Finances Canada

Approuvé par le sous-ministre des Finances sur la recommandation du                                  
Comité de vérification et d’évaluation le 29 mai 2012

Table des matières

Sommaire
Contexte
Objectif et portée de la vérification
Approche, énoncé d’assurance et normes de vérification utilisés
Conclusion
Observations par critère de vérification
Recommandations et plan d’action de la direction

Annexes :

Annexe A : Examen des dossiers
Annexe B : Liste des employés du ministère des Finances Canada interviewés
Annexe C : Principaux documents de référence consultés
Annexe D : Membres de l’équipe de vérification

Sommaire 

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute personne physique ou morale présente au Canada ont droit à l’accès aux documents relevant d’une institution fédérale. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Division de l’AIPRP) est chargée de l’application de la Loi pour le ministère des Finances Canada.

La vérification visait à évaluer les pratiques de gestion liées au processus d’accès à l’information (AI) et à cerner les possibilités d’amélioration.

La vérification a permis de conclure que les pratiques de gestion liées au processus de l’AI au Ministère favorisent la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et que les processus et les systèmes mis en place pour répondre aux demandes d’AI sont, de façon générale, efficaces. 

En outre, il convient de souligner ce qui suit :

  • Le cadre de gouvernance soutient la conformité à la Loi sur l’accès à l’information, et le Ministère a obtenu un taux élevé de réponse aux demandes d’AI en temps opportun, avec une moyenne de 90 p. 100 au cours des exercices 2008‑2009, 2009‑2010 et 2010‑2011.
  • L’information liée à l’accès à l’information est communiquée comme il se doit aux intervenants de l’extérieur.

Des possibilités d’amélioration ont été cernées. La vérification recommande (1) que l’information relative au processus, aux lignes directrices et aux procédures en matière d’AI, y compris les rôles et les responsabilités, soit mise à jour et communiquée à tous les employés du Ministère par l’entremise du site intranet du Ministère; et (2) que les contrôles administratifs liés au traitement des demandes d’AI soient améliorés.

Contexte  

La vérification du processus d’AI a été approuvée dans le cadre du Plan triennal de vérification axé sur les risques du ministère des Finances Canada, qui a été présenté au Comité de vérification et d’évaluation du Ministère lors de la réunion du 1er mars 2011.

Il s’agit de la première vérification interne du processus d’AI menée par le Ministère.

La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit à l’accès aux documents relevant d’une institution fédérale. Le Conseil du Trésor supervise l’application de la Loi sur l’accès à l’information, et il élabore des politiques, des directives et des lignes directrices concernant la Loi à l’intention des institutions fédérales.

Le ministre des Finances a la responsabilité ultime  de l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour le Ministère. Le ministre a délégué des pouvoirs à la directrice, Division de l’AIPRP, pour qu’elle exerce, au sein du ministère des Finances Canada, les pouvoirs et fonctions qui incombent au chef de l’institution en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, et cette directrice a la responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi.

Au ministère des Finances Canada, la Division de l’AIPRP fait partie de la Direction juridique. La Division compte environ 13 employés à temps plein et obtient un financement d’environ 1 million de dollars.

En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP :

  • a un rôle clé à jouer dans le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi;
  • mène des consultations interministérielles et y donne suite;
  • traite les plaintes déposées auprès du Commissaire à l’information du Canada;
  • répond aux demandes d’information non officielles.

Le personnel de la Division de l’AIPRP donne également des conseils et des orientations touchant la Loi sur l’accès à l’information aux fonctionnaires du Ministère. Les employés du Ministère sont tenus en vertu de la Loi de faire tous les efforts raisonnables pour prêter une assistance indiquée aux demandeurs, donner suite à leur demande de façon précise et exhaustive et leur communiquer le document dans les meilleurs délais sur le support demandé.

Objectif et portée de la vérification 

Objectif

La vérification visait à évaluer les pratiques de gestion liées au processus d’AI et de cerner les possibilités d’amélioration en la matière.

Portée

La portée de la vérification incluait des activités sous la gouverne du Ministère qui sont liées à l’accès à l’information entre janvier 2010 et la fin de février 2012. Parmi ces activités, mentionnons :

  • la conformité à la Loi sur l’accès à l’information;
  • la détermination de la mesure dans laquelle les pratiques, les politiques et les contrôles contribuent à l’efficacité et à l’efficience des opérations;
  • l’évaluation de la relation qui existe entre la Division de l’AIPRP de la Direction juridique et les autres directions en ce qui a trait à l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

La portée n’englobait pas ce qui suit :

  • la Loi sur la protection des renseignements personnels, puisque le Ministère reçoit très peu de demandes en la matière;
  • la gestion de l’information ministérielle, puisque cet aspect est géré séparément de la Division de l’AIPRP et du processus d’AI.

Approche, énoncé d’assurance et normes de vérification utilisés

La vérification a été menée conformément aux politiques, aux directives et aux normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne et aux procédures utilisées pour répondre aux normes professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes. Selon ces normes, la vérification doit être planifiée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que l’objectif a été atteint. Pendant leur mission, les vérificateurs ont suivi des procédures appropriées et ont recueilli suffisamment d’éléments probants pour confirmer l’exactitude des constatations et des conclusions présentées dans le présent rapport. Les constatations reposent sur une comparaison entre la situation observée au moment de la vérification et les critères de vérification énumérés dans le présent rapport, qui ont été acceptés par la direction. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée, et les éléments probants recueillis étaient suffisants pour fournir à la haute direction la preuve des constatations tirées de la vérification interne.

La procédure de vérification comprenait entre autres des entrevues, des observations, l’examen de documents de référence et des analyses. Les critères de vérification qui ont servi à mettre en place les tests de vérification requis reposent sur :

  • la Loi sur l’accès à l’information et le Règlement sur l’accès à l’information;
  • la Politique sur l’accès à l’information, la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et les Lignes directrices sur l’accès à l’information – Généralités du Conseil du Trésor;
  • les éléments pertinents des Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général;
  • des saines pratiques de gestion comme celles qui sont présentées dans le Rapport sur l’étude du SCT sur les pratiques exemplaires pour les demandes d’accès à l’information faisant l’objet d’un traitement particulier.

En tout, 29 personnes ont été interviewées (une liste des personnes interviewées est fournie à l’annexe B). L’équipe de vérification a aussi procédé à un examen et à une analyse des politiques et des pouvoirs applicables, y compris un examen de 24 demandes d’accès à l’information (pour plus de détails, consulter l’annexe A). En outre, des documents pertinents ont été obtenus et examinés (la liste des principaux documents consultés figure à l’annexe C). Enfin, plusieurs ministères ont été consultés aux fins de comparer et de déterminer des pratiques exemplaires.

Aux fins du présent rapport, l’expression « généralement conforme » est la note la plus élevée qui peut être accordée au moment de déterminer le niveau de conformité.

L’approche retenue a permis de communiquer les résultats de la mission de la vérification de manière à permettre à la direction d’examiner et de commenter les constatations et les conclusions avant qu’elles ne soient finalisées.

Conclusion 

La vérification a permis de conclure que les pratiques de gestion liées au processus de l’AI au Ministère favorisent la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et que les processus et les systèmes mis en place pour répondre aux demandes d’AI sont, de façon générale, efficaces.

En outre, il convient de souligner ce qui suit :

  • Le cadre de gouvernance soutient la conformité à la Loi sur l’accès à l’information, et le Ministère a obtenu un taux élevé de réponse aux demandes d’AI en temps opportun, avec une moyenne de 90 p. 100 au cours des exercices 2008‑2009, 2009‑2010 et 2010‑2011.
  • L’information liée à l’accès à l’information est communiquée comme il se doit aux intervenants de l’extérieur.

Des possibilités d’amélioration ont été cernées. La vérification recommande (1) que l’information relative au processus, aux lignes directrices et aux procédures en matière d’AI, y compris les rôles et les responsabilités, soit mise à jour et communiquée à tous les employés du Ministère par l’entremise du site intranet du Ministère; et (2) que les contrôles administratifs de traitement des demandes d’AI soient améliorés.

Observations par critère de vérification  

Le tableau qui suit présente l’évaluation du niveau d’exposition au risque que la vérification a permis de déceler. Pour chaque critère de vérification, l’exposition au risque est classée comme étant élevée, moyenne ou faible.

Les classements correspondent à l’exposition possible au risque qui, selon les vérificateurs, pourrait avoir une incidence sur l’atteinte des objectifs du Ministère et indique la priorité que la direction doit donner aux recommandations.

L’évaluation résume les observations de la vérification fondées sur des éléments probants factuels recueillis et analysés durant la mission de vérification. Les problèmes fondés sur ces évaluations, ainsi que les causes possibles, l’incidence, les recommandations et les initiatives de la direction sont résumés dans la section « Recommandations et plan d’action de la direction ».

Observations par critère de vérification
Critère Exposition au risque Évaluation
1.0 Conformité à la Loi sur l’accès à l’information

Le cadre de gouvernance soutient la conformité à la Loi sur l’accès à l’information.

Faible

Le cadre de gouvernance soutient la conformité à la Loi sur l’accès à l’information.

Le ministre a délégué des pouvoirs à la directrice, Division de l’AIPRP, pour qu’elle exerce, au sein du ministère des Finances Canada, les pouvoirs et fonctions qui incombent au chef de l’institution en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, et cette directrice a la responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi. L’équipe de vérification a constaté que la directrice, Division de l’AIPRP, s’est généralement conformée aux pouvoirs et aux fonctions qui lui ont été délégués conformément à la Loi.

L’équipe de vérification a procédé à l’examen d’un échantillon de demandes d’AI complétées au cours de l’exercice 2010-2011 (pour plus de détails, consulter l’annexe A). Dans le cadre de cet examen, l’équipe de vérification a constaté que les pouvoirs qui s’imposent ont été délégués et appliqués au cours du processus. Tel qu’exigé, la directrice, Division de l’AIPRP, a exercé son pouvoir afin de communiquer ou de retenir l’information contenue dans tous les dossiers. 

La conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à ses politiques et lignes directrices connexes exige de répondre aux demandes d’AI dans les délais prescrits par la loi. L’équipe de vérification a constaté que le Ministère satisfait à cette exigence, avec un taux élevé de réponse aux demandes d’AI en temps opportun à 90 p. 100 en moyenne au cours des exercices 2008‑2009, 2009‑2010 et 2010‑2011.

2.0 Communication de l’information sur le processus d’AI

L’information pertinente au sujet du processus d’AI est communiquée aux intervenants internes et externes.

Faible

L’information en ce qui a trait au processus d’AI est communiquée comme il se doit aux intervenants externes. Il y a toutefois matière à amélioration pour ce qui est de la façon dont l’information liée au processus d’AI est communiquée à l’interne aux employés ministériels.

Communication aux intervenants externes

Le site Internet du Ministère fournit de l’information sur le processus d’AI ainsi que sur les outils connexes et les rapports aux intervenants externes (c.-à-d., les Canadiens, le Commissariat à l’information du Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le Parlement).

Pour aider les demandeurs, et conformément à la Politique sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor, le site Internet du Ministère fournit de l’information et des outils sur le processus d’AI.

La vérification a permis de constater que la Division de l’AIPRP se conforme aux exigences de présentation de rapports annuels au Parlement et aux exigences de présentation de rapports au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Par exemple, le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information du Ministère a été réalisé avec exactitude et, comme l’exige le Secrétariat, des résumés des demandes d’AI complétées sont affichés chaque mois sur le site Internet du Ministère. L’équipe de vérification a signalé que la Division de l’AIPRP a donné suite de manière proactive aux nouvelles exigences de production de rapports du Secrétariat et a commencé à afficher ses demandes d’AI complétées sur le site Internet du Ministère en juillet 2011, soit cinq mois avant la date limite du Secrétariat.

Communication aux intervenants internes

Le site intranet du Ministère (page Web sur l’AI) renferme de l’information au sujet du processus, des lignes directrices et des procédures en matière d’AI à l’intention des employés du Ministère.

Même si de l’information sur le processus d’AI est offerte sur le site intranet du Ministère, au moment de la vérification, certains renseignements n’étaient pas clairs et une partie du contenu n’avait pas été mise à jour. Par exemple :

  • Les lignes directrices à l’intention des directions, qui expliquent le processus d’AI aux employés du Ministère, n’ont pas clairement défini les rôles et les responsabilités des directions et de la Division de l’AIPRP.
  • Les procédures en matière d’AI récemment précisées au Ministère (en date de novembre 2011) n’étaient pas disponibles sur la page Web d’AI.

Il est donc recommandé, par suite de la vérification, que la directrice de l’AIPRP communique des renseignements clairs et à jour au sujet du processus, des lignes directrices et des procédures en matière d’AI, y compris les rôles et les responsabilités, aux employés du Ministère par l’entremise du site intranet du Ministère.

3.0 Traitement des demandes d’AI

Des processus et des systèmes efficaces ont été mis en place pour répondre aux demandes d’AI.

Faible

De façon générale, des processus et des systèmes efficaces ont été mis en place pour répondre aux demandes d’AI; il y a toutefois matière à amélioration en ce qui a trait aux contrôles administratifs.

Il est important que la Division de l’AIPRP, en collaboration avec les directions, exécute le processus d’AI de manière exhaustive, exacte et en temps opportun. À cet égard, la vérification a permis d’évaluer la mesure dans laquelle la Division de l’AIPRP a établi des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes d’AI, ainsi que pour documenter les délibérations et les décisions prises en ce qui a trait à chaque demande reçue en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Au cours des entrevues, il a été révélé qu’en avril 2010 un incident touchant les intervenants internes et externes avait donné lieu à la divulgation d’information par accident. À la suite de cet incident, un contrôle additionnel sous la forme d’une fiche d’acheminement a été mis en œuvre afin de veiller à ce que la haute direction autorise toutes les communications d’information.

Afin de pouvoir fournir des assurances au sujet de la pertinence du processus, l’équipe de la vérification a procédé à l’examen d’un échantillon de 24 demandes d’AI complétées au cours de l’exercice 2010‑2011 (pour plus de détails, consulter l’annexe A). L’examen a permis d’évaluer les contrôles administratifs liés au traitement des demandes d’AI afin de déterminer si les examens requis avaient été menés et si les autorisations nécessaires avaient été obtenues avant que l’information soit communiquée ou retenue.

Notre examen a révélé que les contrôles administratifs avaient été, de façon générale, bien appliqués et que les demandes d’AI avaient été traitées comme il se doit. La fiche d’acheminement susmentionnée avait été remplie et était annexée à tous les dossiers examinés, ce qui réduit le risque qu’un tel incident se reproduise.

Il y a toutefois matière à amélioration au chapitre de la cohérence d’application de la liste de vérification des dossiers du Ministère, qui est un formulaire rempli par le chef d’équipe et l’analyste de l’AIPRP afin de veiller à ce que les étapes du processus d’AI aient été franchies. La vérification a permis de constater que l’utilisation de la liste de vérification était limitée aux dossiers complexes; les employés de la Division de l’AIPRP jugeaient qu’elle n’était pas nécessaire pour les dossiers plus simples et à faible risque, étant donné qu’ils la trouvaient fastidieuse à remplir.

L’application incohérente de la liste de vérification des dossiers accroît le risque que les procédures exigées aux fins du traitement des demandes d’AI ne soient pas observées.

La vérification portait également sur une ligne directrice clé appelée formulaire de détermination des droits, que les employés du Ministère doivent remplir afin de donner à la Division de l’AIPRP une estimation des temps de recherche et d’extraction de l’information nécessaires pour répondre aux demandes d’AIPRP plus importantes. Le formulaire est un outil important, car il permet de déterminer les frais à facturer au demandeur en fonction du temps et du nombre de pages requis pour répondre à la demande. L’information recueillie est également utilisée dans les rapports du Ministère au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Parlement, et elle permet de justifier le temps de recherche qu’il a fallu consacrer à la demande en cas de plainte ou si une enquête devait avoir lieu.

La vérification a révélé que le formulaire était imprécis et difficile à utiliser, et qu’il imposait donc un fardeau supplémentaire aux directions. Cela fait en sorte que les directions risquent :

  • de ne pas remplir le formulaire quand il est demandé en raison de sa trop grande complexité;
  • de consacrer des efforts inutiles à d’autres méthodes d’estimation des temps de recherche et d’extraction.

À la suite d’un examen des pratiques exemplaires observées dans d’autres ministères, nous avons trouvé un formulaire plus clair et convivial que le Ministère pourrait utiliser afin d’estimer ses temps de recherche et d’extraction ainsi que les droits afférents.

Compte tenu de ces conclusions, il est recommandé que la directrice de l’AIPRP veille à ce que la liste de vérification aux fins de l’examen des dossiers soit utilisée pour chaque dossier. Il est également recommandé de réviser et de mettre à jour le formulaire utilisé pour estimer les temps de recherche et d’extraction, de manière à en accroître la clarté et la convivialité.

4.0 Système d’information pour le processus d’AI

Le logiciel (AccessPro) utilisé par la Division de l’AIPRP au titre du traitement des demandes d’AI est fiable.

Faible

Le logiciel (AccessPro) utilisé par la Division de l’AIPRP au titre du traitement des demandes d’AI est, de façon générale, fiable.

L’équipe de vérification a mené des entrevues auprès d’employés de la Division de l’AIPRP et de la Gestion de l’information et de la technologie de l’information (GI-TI), et elle a examiné diverses sources d’information, y compris des extrants du système, afin de déterminer la fiabilité du logiciel utilisé par la Division de l’AIPRP au titre du traitement des demandes d’AI.

La Division de l’AIPRP, ainsi qu’un grand nombre de ministères fédéraux, utilise AccessPro, un logiciel spécialisé dans le traitement des demandes d’AI. Il est important qu’AccessPro fonctionne efficacement pour que les employés de la Division de l’AIPRP puissent s’acquitter de leurs fonctions avec efficacité et en temps opportun. AccessPro produit trois extrants :

  • l’information à communiquer au demandeur;
  • les rapports destinés à la haute direction au sujet du statut des demandes;
  • des statistiques à l’appui du Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information du Ministère.

Au moment de la vérification, il y avait de légers problèmes quant à la façon dont AccessPro traitait les demandes d’AI. Par exemple, une fonction du logiciel qui calcule les dates d’exigibilité des demandes d’AI ne s’effectuait pas toujours correctement. Des dates d’exigibilité inexactes étaient donc produites et devaient être corrigées par des analystes de l’AIPRP, un problème qui pouvait entraîner des retards dans le traitement des demandes si les vérifications qui s’imposent n’étaient pas effectuées.

En outre, la version antérieure d’AccessPro n’a pas permis de produire des rapports conformes aux nouvelles exigences de production de rapports du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour la fin de l’exercice 2011‑2012. À cet égard, l’on craignait que les analystes de l’AIPRP soient obligés de compiler à la main les statistiques pour le rapport de 2011‑2012.

Au printemps 2012, une nouvelle version d’AccessPro (2.5) a été lancée et est actuellement mise à l’essai. Dès la fin des essais, elle sera installée sur les ordinateurs des employés de la Division de l’AIPRP. On prévoit que cette nouvelle version permettra de résoudre les problèmes techniques antérieurs et de produire des rapports de fin d’exercice conformes aux nouvelles exigences du Secrétariat.

Conformément aux bonnes pratiques, la Division de l’AIPRP a mis sur pied un comité interne de la TI qui inclut un membre de l’équipe de la GI-TI. Ce membre est responsable d’assurer la liaison entre la Direction de la gestion de l’information et de la technologie de l’information et la Division de l’AIPRP afin d’assurer le soutien continu d’AccessPro.

Recommandations et plan d’action de la direction 

Les pages qui suivent présentent les possibilités d’amélioration déterminées par l’équipe de la vérification. L’incidence des observations et les recommandations issues de la vérification y sont aussi énoncées. S’il y a lieu, les initiatives de gestion pertinentes qui sont déjà en cours sont incluses.Pour chaque recommandation, la direction a précisé ce qui suit :

  • un plan d’action qui donne suite à la recommandation;
  • le titulaire du poste responsable de la mise en œuvre du plan d’action;
  • la date d’achèvement visée.

1. Communiquer de l’information claire et à jour à tous les employés du Ministère par l’entremise du site intranet

Observations et incidence

De l’information claire et à jour permet de faire en sorte que les employés du Ministère aient les connaissances requises pour s’acquitter de leurs fonctions et responsabilités et de répondre aux demandes d’AI avec efficacité.

La vérification a permis d’évaluer la communication de l’information par l’entremise du site intranet du Ministère en ce qui a trait aux processus, aux lignes directrices et aux procédures en matière d’AI. Au moment de la vérification, certains renseignements sur la page Web d’AI du Ministère étaient imprécis, et une partie du contenu n’avait pas été mise à jour. Par exemple :

  • Les lignes directrices à l’intention des directions, qui expliquent le processus d’AI aux employés du Ministère, n’ont pas clairement défini les rôles et les responsabilités des directions et de la Division de l’AIPRP;
  • Les procédures en matière d’AI récemment précisées au Ministère (en date de novembre 2011) n’étaient pas disponibles sur la page Web d’AI.

De l’information claire et à jour sous la forme de procédures et de lignes directrices, y compris les rôles et les responsabilités, permet de faire en sorte que toutes les parties connaissent leurs responsabilités et s’en acquittent. De l’information imprécise et désuète accroît le risque que le Ministère ne réponde pas aux demandes d’AI dans les délais prescrits par la loi.

Recommandation

Il est recommandé que la directrice, Division de l’AIPRP, communique de l’information claire et à jour au sujet du processus, des lignes directrices et des procédures en matière d’AI, y compris les rôles et les responsabilités, à tous les employés du Ministère par l’entremise du site intranet du Ministère.

Réponse de la direction

La Division de l’AIPRP souscrit à la recommandation et elle révisera ou mettra à jour l’information concernant l’AIPRP et le processus d’AI sur le site intranet du Ministère. La directrice, Division de l’AIPRP, s’occupera de cette mesure d’ici le 31 décembre 2012.

2. Améliorer les contrôles administratifs

Observations et incidence

Des processus et des contrôles administratifs efficaces sont importants pour aider la Division de l’AIPRP à répondre aux demandes d’AI avec exactitude et en temps opportun.

L’équipe de vérification a tenté de déterminer si la liste de vérification aux fins de l’examen des dossiers était remplie comme il se doit et si elle se trouvait dans les dossiers. La vérification a permis de constater que l’utilisation de la liste de vérification était limitée aux dossiers complexes; les employés de la Division de l’AIPRP jugeaient qu’elle n’était pas nécessaire pour les dossiers plus simples et à faible risque, étant donné qu’ils la trouvaient fastidieuse à remplir. L’application incohérente de la liste de vérification accroît le risque que les procédures exigées aux fins du traitement des demandes d’AI ne soient pas observées.

La vérification a révélé que la principale ligne directrice appelée formulaire de détermination des droits était imprécise, difficile à utiliser et qu’elle imposait un fardeau additionnel aux directions. L’utilisation d’un formulaire imprécis accroît le risque que les directions ne remplissent pas le formulaire tel que demandé, ou qu’elles consacrent des efforts inutiles à d’autres méthodes d’estimation des temps de recherche et d’extraction.

L’équipe de vérification a examiné des pratiques exemplaires observées dans d’autres ministères, et elle a trouvé un formulaire plus clair et convivial que le Ministère pourrait utiliser afin d’estimer ses temps de recherche et d’extraction ainsi que les droits afférents.

Recommandation

Il est recommandé que la directrice, Division de l’AIPRP :

a) veille à ce que la liste de vérification aux fins de l’examen des dossiers soit utilisée pour chaque dossier;

b) révise le formulaire utilisé pour estimer les temps de recherche et d’extraction de manière à accroître sa clarté et sa convivialité.

Réponse de la direction

La Division de l’AIPRP souscrit à la recommandation.  Pour la recommandation a), la Division utilisera la liste de vérification des dossiers non courants. Pour les dossiers courants, la Division inclura la liste de vérification en utilisant la mention « s. o. » (sans objet) pour les éléments qui ne s’appliquent pas aux mesures requises pour ces dossiers. Ce qui constitue un dossier courant sera défini et communiqué aux analystes et aux chefs d’équipe. La directrice, Division de l’AIPRP, s’occupera de cette mesure d’ici le 30 septembre 2012. En ce qui a trait à la recommandation b), la directrice, Division de l’AIPRP, veillera à ce que le formulaire de droits soit révisé d’ici le 31 décembre 2012.

Annexe A : Examen des dossiers  

L’équipe de vérification a procédé à un examen des demandes d’AI complétées par la Division de l’AIPRP du ministère des Finances Canada. Un échantillon aléatoire de 24 dossiers a été tiré parmi l’ensemble des 379 demandes complétées ayant été traitées au cours de l’exercice 2010‑2011. L’examen des dossiers visait à évaluer les principaux contrôles et à déterminer si les demandes échantillonnées avaient été traitées comme il se doit et comme suit :

  • à savoir si les pouvoirs qui s’imposent avaient été délégués et appliqués pendant le processus d’AI (critère 1.0, Conformité à la Loi sur l’accès à l’information);
  • à savoir si la Division de l’AIPRP avait mis en place les lignes directrices et les procédures requises et si elle les avait mis en œuvre au titre du traitement des demandes d’AI (critère 3.0, Traitement des demandes d’AI).

Afin de réaliser l’objectif de l’examen, on a établi 15 questions visant à évaluer les principaux contrôles d’évaluation sous la forme d’examens et d’approbations, et à déterminer si les documents requis se trouvaient au dossier afin d’établir l’observation des lignes directrices et des procédures. Les principales constatations tirées des 15 questions se résument comme suit :

  • Un dossier a été ouvert et les droits qui s’imposent ont été appliqués dans 100 p. 100 des cas (la copie d’un chèque, un registre de caisse et une lettre confirmant la réception des droits se trouvaient au dossier).
  • Un courriel d’extraction a été envoyé aux directions dans 96 p. 100 (23 sur 24) des cas (courriel uniformisé précisant la date d’exigibilité, des instructions et le texte de la demande).
  • La directrice, Division de l’AIPRP, a autorisé 100 p. 100 (19 sur 19) des cas tel qu’exigé. Pour les 5 autres cas, la signature de la directrice n’était pas requise puisque les dossiers ont été soit abandonnés par le demandeur, soit jugés impossibles à traiter.
  • La fiche d’acheminement était présente dans 100 p. 100 des dossiers.
  • La liste de vérification aux fins de l’examen des dossiers était entièrement remplie dans 20 p. 100 (5 sur 24) des cas. Elle était absente du dossier ou incomplète dans 80 p. 100 (19 sur 24) des cas.
  • Le résumé du rapport de demande (aussi appelé rapport de clôture) était au dossier dans 100 p. 100 (23 sur 23) des cas. Il y a eu un cas où le dossier a été jugé impossible à traiter; en conséquence, ce rapport n’était pas nécessaire (le rapport de clôture vise à résumer les principaux événements liés à chaque dossier).

Annexe B : Liste des employés du ministère des Finances Canada interviewés

  • Directrice, Division de l’AIPRP, Direction juridique
  • Chefs d’équipe, Division de l’AIPRP, Direction juridique
  • Analystes, Division de l’AIPRP, Direction juridique
  • Conseillers, Division de l’AIPRP, Direction juridique
  • Agent, Division de l’AIPRP, Direction juridique
  • Adjoint, Division de l’AIPRP, Direction juridique
  • Gestionnaire, Services de l’information ministérielle, Direction des services ministériels
  • Chef, Coordination stratégique, Division de la taxe de vente, Direction de la politique de l’impôt
  • Agent de coordination principal, Division de l’impôt des particuliers, Direction de la politique de l’impôt
  • Conseiller juridique, Division des services juridiques généraux, Direction juridique
  • Stratège en communication, Division de la politique et de la stratégie des communications, Direction des consultations et communications
  • Directeur, Analyse des politiques sectorielles, Direction du développement économique et des finances intégrées
  • Chef, Architecture et planification de la TI, Direction des services ministériels
  • Directeur, Gestion d’entreprise, Direction juridique
  • Chef, Politiques sur les affaires autochtones, Politique sociale, Directions des relations fédérales-provinciales et de la politique sociale
  • Directeur principal, Planification ministérielle, Direction des services ministériels
  • Secrétaire ministérielle, Bureau du sous-ministre
  • Agent principal de la politique de l’impôt, Politique fiscale intergouvernementale, Direction de la politique de l’impôt
  • Directeur, Institutions financières, Direction de la politique du secteur financier
  • Analyste en statistique, Relations fédérales-provinciales, Directions des relations fédérales-provinciales et de la politique sociale
  • Directeur, Analyse des politiques microéconomiques, Direction du développement économique et des finances intégrées
  • SMA, Politique économique et fiscale, Direction de la politique économique et fiscale
  • Agent principal, Politique commerciale internationale, Direction des finances et des échanges internationaux

Annexe C : Principaux documents de référence consultés  

Lois

  • Loi sur l’accès à l’information
  • Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

Rapports

  • Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour 2009-2010 du ministère des Finances Canada
  • Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour 2010-2011 du ministère des Finances Canada

Lignes directrices

  • Politique sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor
  • Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor
  • Critères relatifs à la publication de sommaires des demandes d’accès à l’information complétées du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Droit d’accès—Accès à l’information et protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Lignes directrices sur l’accès à l’information – Généralités du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Guide sur la publication de sommaires des demandes d’accès à l’information complétées du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Autres documents

  • Info Source 2010 du ministère des Finances Canada
  • Décret sur la désignation des responsables d’institutions fédérales (Loi sur l’accès à l’information) du ministère des Finances Canada
  • Rapport sur l’étude du SCT sur les pratiques exemplaires pour les demandes d’accès à l’information faisant l’objet d’un traitement particulier

Documents propres au ministère des Finances Canada

  • Cadre de responsabilisation de gestion – Efficacité des résultats en gestion de l’information pour 2010-2011 et 2011-2012
  • Profil de risque ministériel du ministère des Finances Canada (juin 2011, janvier 2012)
  • Plan d’activités intégré du ministère des Finances Canada pour 2011-2012
  • Plan d’activités intégré pour 2011-2012, Direction juridique, ministère des Finances Canada
  • Registre des risques – juin 2011, Direction juridique, ministère des Finances Canada

Annexe D – Membres de l’équipe de vérification 

  • Christian Kratchanov, MBA, CIA, Adm. A, CMC, dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation
  • Ora Tsang, CIA, CGAP, gestionnaire de la vérification, Vérification interne et évaluation
  • Rim Ben Saad, B. Admin., B. Comm., vérificatrice financière principale, Vérification interne et évaluation
  • Daniel Steeves, MPA, vérificateur principal, Vérification interne et évaluation