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Programme de placement de titres sur le marché de détail du gouvernement du canada Protocole d'entente entre le Ministère des Finances et la Banque du Canada
En vigueur à compter du 1er juin 2009
- Annexe I : Rôles et responsabilités.
- Annexe II : Programme de placement de titres sur le marché de détail – Rapports financiers trimestriels
1. Introduction
1.1 Objet du protocole d’entente
Le présent protocole d’entente établit comment le ministère des Finances (le « Ministère ») et la Banque du Canada (la « Banque ») collaborent de manière à assurer la prestation du Programme de placement de titres sur le marché de détail du gouvernement du Canada (le « Programme »).
Le présent protocole décrit le mandat du Programme, sa structure de gouvernance, les rôles et responsabilités du Ministère et de la Banque, le processus de planification et de budgétisation ainsi que les exigences en matière de déclaration.
Le protocole est conforme à la Stratégie de gestion de la dette, établie annuellement par le gouvernement, et au document Gestion de la trésorerie – Cadre de gouvernance, mis au point conjointement par le Ministère et la Banque.
1.2 Définition du Programme
Pour l’application du présent protocole, le Programme englobe la gestion des produits, le marketing, la vente, les systèmes et les opérations, ainsi que tous les aspects financiers liés aux Obligations d’épargne du Canada (OEC) et aux Obligations à prime du Canada (OPC), qu’elles soient détenues ou non au sein d’un régime enregistré (REER ou FERR, par exemple).
2. Mandat du Programme
- Constituer une source de financement à coût avantageux pour le gouvernement.
- Faire en sorte que les Canadiens connaissent l’existence des produits d’épargne de détail du gouvernement du Canada et y aient accès.
2.1 Principes fondamentaux
- Concilier d’éventuelles possibilités de réduction des coûts et la nécessité de continuer à informer les Canadiens et de leur donner accès aux produits d’épargne de détail du gouvernement du Canada.
- Conserver la souplesse nécessaire pour réagir selon l’évolution de la situation.
3. Structure de gouvernance du Programme
3.1 Partage des responsabilités
La responsabilité du Programme incombe au ministre des Finances. Le Ministère est chargé de conseiller le ministre quant aux objectifs stratégiques du Programme et à la stratégie globale permettant d’atteindre ces objectifs, ainsi qu’aux décisions touchant la structure du Programme et le prix des produits.
La Banque, en qualité d’agent financier du gouvernement, assure la mise en œuvre et l’administration du Programme. De plus, elle fournit des conseils sur la planification, l’orientation stratégique, l’établissement des prix et la stratégie de marketing. Elle est responsable des décisions concernant la mise en œuvre du Programme en vue de l’exécution du mandat approuvé par le ministre. Bien que la Banque soit indépendante et relève de son propre conseil d’administration, elle reconnaît que le présent protocole lui confère la responsabilité d’administrer le Programme.
3.2 Relations de travail
Le Ministère et la Banque s’engagent à travailler en collaboration, chaque partie s’acquittant de ses responsabilités et de ses obligations. Leur relation est fondée sur une communication ouverte et franche, la confiance mutuelle et le respect.
3.3. Cadre de gouvernance
La gouvernance du Programme est décrite dans le document Gestion de la trésorerie – Cadre de gouvernance, qui porte sur la gouvernance de toutes les responsabilités en matière de gestion financière revenant au Ministère et à la Banque (soldes de trésorerie, réserves de change, titres destinés aux investisseurs institutionnels et titres destinés aux particuliers), de même que des responsabilités en matière de gestion du risque. Trois comités consultatifs stratégiques interinstitutions appuient le Programme : le Comité de gestion financière, le Comité de coordination du placement des titres au détail et le Groupe de travail sur le placement des titres au détail.
3.3.1. Comité de gestion financière
Le Comité de gestion financière est un comité de hauts dirigeants composé du sous-ministre délégué (principal) des Finances (qui représente le sous-ministre), du sous-ministre adjoint des Finances (Direction de la politique du secteur financier) et du chef du département de la Gestion financière et des Opérations bancaires de la Banque. Le Comité supervise toutes les activités de gestion de la trésorerie.
En ce qui a trait aux titres de détail, le Comité approuve les recommandations à soumettre au ministre, y compris les objectifs du programme, le plan stratégique triennal et la stratégie de marketing. Conformément aux directives du ministre, le Comité établit les grandes priorités et orientations, notamment le plan de travail annuel.
3.3.2. Comité de coordination du placement des titres au détail
Le Comité de coordination du placement des titres au détail est formé de cadres intermédiaires : trois représentants du Ministère (le directeur de la Division des marchés financiers, le chef, Politique de gestion de la dette, Division des marchés financiers et le chef de projet principal du Programme de placement de titres sur le marché de détail) et deux représentants de la Banque (le sous-chef du département de la Gestion financière et des Opérations bancaires et le directeur adjoint, Titres au détail – Planification et conseils stratégiques, département de la Gestion financière et des Opérations bancaires). Ce comité se réunit chaque trimestre ou plus souvent au besoin. Il présente au Comité de gestion financière des recommandations concernant les objectifs du Programme, le plan stratégique triennal, la stratégie de marketing de la campagne et le plan de travail annuel. Enfin, il coordonne les initiatives touchant le Programme et surveille les campagnes de souscription et l’établissement des prix.
3.3.3. Groupe de travail sur le placement des titres au détail
Le Groupe de travail sur le placement des titres au détail se compose de cadres et d’employés du Ministère et de la Banque. Il élabore le plan stratégique triennal et le plan de travail annuel, qu’il soumet au Comité de coordination du placement des titres au détail. En outre, il procède à des analyses et formule des recommandations destinées à ce dernier au sujet des initiatives à entreprendre dans le cadre du Programme, par exemple en ce qui concerne la création des produits. Le Groupe se réunit chaque mois ou plus souvent au besoin.
4. Rôles et responsabilités
Le cadre de gouvernance (section 3) facilite la coordination des activités entre le Ministère et la Banque. Par ailleurs, il permet aux deux parties d’échanger de l’information et des conseils sur le Programme. Le cadre définit clairement les rôles et les responsabilités du Ministère et de la Banque, conformément au partage des responsabilités décrit à la section 3.1. Ces rôles et responsabilités sont résumés à l’annexe I, laquelle peut être modifiée avec le consentement écrit des deux parties.
Pour s’acquitter de leurs responsabilités respectives, le Ministère et la Banque conviennent de ce qui suit.
4.1. Contrats avec des tiers
Au besoin, des contrats avec des tiers peuvent être conclus pour faciliter l’administration du Programme. Toute activité d’approvisionnement liée à l’administration du Programme par la Banque se déroule conformément à la politique et aux procédures de l’institution en matière d’approvisionnement.
4.2. Marketing et communications
Le Ministère et la Banque élaborent la stratégie de marketing de la campagne selon l’orientation stratégique établie pour le Programme. Cette stratégie doit d’abord être approuvée par le ministre des Finances.
Il incombe à la Banque de mettre en œuvre la stratégie, y compris l’octroi et la gestion de tout contrat de publicité, de même que la supervision du travail effectué par la ou les sociétés de publicité mandatées pour préparer les outils de marketing, suivant la stratégie approuvée.
La Banque tient le Ministère au courant de tout concept créatif lié aux projets importants, après les études de commercialisation, afin de démontrer que le concept recommandé est conforme à la stratégie approuvée. En temps normal, le concept recommandé doit être mis à la disposition du ministre, aux fins d’approbation, un mois avant la date prévue de diffusion du message.
C’est aussi à la Banque qu’il incombe de répondre aux questions et demandes du public et des médias à propos du Programme, dans la mesure où ces questions et demandes sont liées aux responsabilités de la Banque. En ce qui a trait aux médias, le détail des demandes doit être communiqué sans tarder, par courriel, aux principales personnes-ressources de la Banque et du Ministère. Ces derniers s’entendent alors sur une réponse et un plan d’action appropriés. Après exécution du plan d’action, un résumé de la réponse ou un compte rendu de l’entrevue est transmis à ces mêmes personnes-ressources.
4.3. Agents vendeurs et représentants de l’épargne salariale
La Banque établit des liens contractuels avec les agents vendeurs, ce qui consiste notamment à fixer la commission de ces derniers et à leur verser la rémunération en fonction de ses ventes de titres au détail. Les commissions étant considérées comme faisant partie du service de la dette, elles nécessitent l’approbation définitive du Ministère.
La Banque gère les relations avec les représentants de l’épargne salariale. Elle gère les ententes avec les employeurs participants et s’occupe des systèmes de soutien et des autres ressources voulues pour offrir l’accès au Programme. Elle n’a toutefois pas à recruter activement de nouveaux employeurs.
4.4. Taux d’intérêt
Le Ministère décide des taux d’intérêt dont sont assortis les titres au détail, en se fondant sur divers facteurs. La Banque fournit une estimation des éléments suivants : taux s’appliquant aux obligations coupon zéro du gouvernement canadien vendues en gros et frais administratifs bruts liés au Programme (Banque et Ministère), y compris les frais de commission. De plus, elle se prononce sur le caractère raisonnable des valeurs d’options que fixe le fournisseur commercial désigné par le Ministère. Celui-ci transmet à ce fournisseur commercial tout renseignement utile à son processus d’estimation. Par ailleurs, il assure la surveillance des taux d’autres produits de détail ainsi que le positionnement du prix des titres au détail par rapport à ces derniers.
4.5. Plaintes et demandes émanant de tiers
La Banque répond directement aux plaintes et aux demandes de tiers relevant de l’aspect opérationnel du Programme. Si le Ministère reçoit directement des plaintes ou des demandes de ce genre, il en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande a été transmise à la Banque, qui prend les mesures voulues.
Le Ministère répond directement aux plaintes et aux demandes relevant de l’orientation stratégique du Programme. Si la Banque reçoit directement des plaintes ou demandes de ce genre, elle en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande a été transmise au Ministère, qui prend les mesures voulues.
5. Planification et budgétisation
5.1. Planification
Chaque année, le Groupe de travail sur le placement des titres au détail prépare un plan stratégique triennal et un plan de travail annuel relatifs au Programme, en se fondant sur la stratégie globale de gestion de la dette et sur les objectifs stratégiques du Programme. Le Groupe de travail soumet le plan stratégique triennal ainsi que le budget provisoire et le plan de travail annuel au Comité de coordination du placement des titres au détail. Ce dernier en fait l’analyse et formule des recommandations à l’intention du Comité de gestion financière. C’est le Comité de gestion financière qui approuve le plan stratégique triennal et le budget provisoire.
En temps normal, le plan stratégique triennal et le plan de travail annuel sont approuvés lorsque le Comité de gestion financière se réunit en septembre de l’année précédant la première année du plan triennal. La Banque et le Ministère tiennent des séances de planification et d’évaluation semestrielles pour mettre au point le plan stratégique triennal et le plan de travail annuel et suivre les progrès réalisés.
5.2. Budgétisation
Parallèlement au processus de planification, la Banque établit les besoins financiers1 liés à la période triennale de planification du Programme. Les besoins relatifs à la première année sont intégrés au budget annuel de la Banque proposé en septembre et soumis au Conseil d’administration de l’institution aux fins d’approbation. Les besoins relatifs à la deuxième et à la troisième année sont intégrés au processus de planification à moyen terme de la Banque et doivent être approuvés par le Conseil d’administration. En temps normal, le Conseil approuve le budget annuel à la fin de décembre, avant le début de l’exercice financier.
À compter du 1er janvier 2008, toutes les dépenses engagées par la Banque relativement au Programme, qui étaient auparavant remboursées par le ministre des Finances, ne le sont plus. Les commissions sont considérées comme relevant du service de la dette, de même que les frais d’intérêt; le gouvernement continuera donc de les verser directement.
Lorsque tous les fonds alloués pour les dépenses de la Banque dans le budget approuvé du Programme n’ont pas été épuisés, la Banque réaffecte le solde aux secteurs d’activité qu’elle juge appropriés.
5.3. Modification des plans et des budgets approuvés
Toute recommandation de changement important visant le plan stratégique approuvé est soumise au Comité de coordination du placement des titres au détail aux fins d’examen et au Comité de gestion financière aux fins d’approbation. Si un changement important est jugé nécessaire, le Ministère et la Banque envisagent d’abord une réorganisation des priorités au sein du plan de travail et du budget approuvés, de manière que le changement ne nécessite pas de ressources additionnelles.
Cependant, si des ressources financières additionnelles s’avèrent nécessaires, le sous-ministre ou le sous-ministre délégué (principal) des Finances envoie une lettre au gouverneur de la Banque afin d’expliquer en quoi le changement est justifié et de solliciter une augmentation du budget de la Banque tel qu’il a été approuvé, sous réserve de l’autorisation du Conseil d’administration de cette dernière.
6. Déclaration et tenue de livres
La tenue de livres découlant des ventes, des rachats et de l’encours de la dette est assurée par la Banque, au nom du gouvernement.
Périodiquement, les documents suivants sont distribués au Ministère et à la Banque et placés dans des registres. Ils visent à tenir les hauts dirigeants au courant et à permettre la reddition de comptes.
- Rapports financiers trimestriels sur les écarts par rapport au budget du Programme, conformément à l’annexe II (Banque)
- Rapports semestriels sur les plans de travail et la progression des grandes initiatives (Banque et Ministère)
- Rapports mensuels sur les ventes, les commissions allant aux agents vendeurs, les rachats et l’encours de la dette dans le cadre du Programme (Banque)
- Rapports en cours de campagne, destinés au ministre, sur la vente et le rachat des titres au détail (Banque)
7. Vérifications
Les dépenses engagées par la Banque au titre du Programme et déclarées parmi les charges de la Banque sont vérifiées par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre de la vérification habituelle des états financiers annuels. Les contrôles internes régissant la déclaration des dépenses engagées au titre du Programme sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre de la vérification périodique du contrôle interne à l’égard de l’information financière.
Les ventes, les rachats et l’encours de la dette constatés dans l’État de l’encours de la dette du gouvernement du Canada sont vérifiés par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre de la vérification habituelle de la déclaration financière annuelle. Les contrôles internes régissant la déclaration financière de ces éléments sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre de la vérification périodique du contrôle interne à l’égard de l’information financière.
8. Examen du protocole d’entente
Le Comité de coordination du placement des titres au détail effectue chaque année une évaluation qualitative de l’utilité du présent protocole et de l’efficacité de la relation de travail entre les parties. Au besoin, des modifications peuvent être apportées au protocole.
9. Confidentialité
Le Ministère et la Banque respectent la confidentialité des renseignements échangés par les parties sur toute question touchant le Programme, conformément à la législation applicable et aux normes commerciales au chapitre de la protection des entreprises. Par conséquent, la Banque ne peut publier aucun document relatif au Programme sans consulter d’abord le Ministère, et vice versa.
10. Durée du protocole d’entente
Le présent protocole entre en vigueur le 1er juillet 2009 et remplace tout protocole antérieur conclu entre le Ministère et la Banque au sujet du Programme. Il reste en vigueur tant qu’il n’est pas résilié ou remplacé par un protocole modifié. La résiliation doit être précédée d’un préavis d’un an.
11. Approbation du protocole d’entente
Le présent protocole est conclu par la Banque du Canada et la Direction de la politique du secteur financier du ministère des Finances du gouvernement du Canada ce premier jour de juillet 2009.
Par :
George Pickering
Chef
Gestion financière et Opérations
bancaires
Banque du Canada
Par :
Jeremy Rudin
Sous-ministre adjoint
Direction de la politique du secteur
financier
Ministère des Finances
Annexe I
Rôles et responsabilités
De façon générale, voici les responsabilités du Ministère et de la Banque en ce qui a trait au Programme.
- Il incombe au Ministère de fournir des conseils au ministre des Finances quant à l’établissement des objectifs stratégiques du Programme et à la stratégie globale menant à la réalisation de ces objectifs. Le Ministère est responsable des décisions se rapportant à la structure du programme et au prix des produits.
- La Banque est chargée de la mise en œuvre et de l’administration du Programme. En outre, elle prodigue des conseils sur la planification du Programme, son orientation, le prix des produits et la stratégie de marketing. Enfin, elle est responsable des décisions prises quant à l’exécution du Programme en vue d’atteindre les objectifs stratégiques fixés par le ministre.
Une fois cette base établie, il convient de préciser comment se répartissent les responsabilités entre le Ministère et la Banque relativement aux activités qu’ils mènent dans le cadre du Programme. La présente annexe résume le partage des responsabilités quant à certaines activités clés. Elle ne constitue nullement une liste exhaustive ou définitive; elle vise simplement à orienter la collaboration entre le Ministère et la Banque pour ce qui est du Programme. Cette annexe peut être modifiée avec le consentement des deux parties.
Légende :
Dans le cas des activités dont le Ministère et la Banque sont conjointement responsables :
D = Diriger = Diriger ou lancer un processus ou une analyse
P = Participer = Participer à un processus ou à une analyse, y contribuer ou l’appuyer
Dans le cas des activités dont une partie est seule responsable :
F = Faire = Effectuer ou superviser la mise en œuvre
C = Conseiller = Seulement fournir des commentaires ou des conseils
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
| Mettre au point le plan stratégique triennal | D | P |
| Élaborer le plan de travail annuel | D | P |
| Établir le budget | F | C |
| Faire approuver le plan stratégique et le plan de travail annuels par le Comité de gestion financière | P | D |
| Faire approuver le budget par le Conseil d’administration de la Banque | F | - |
| Évaluer le Programme | P | D |
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
| Proposer des modifications à apporter aux produits ou aux canaux de distribution | D | P |
| Évaluer la conformité des modifications avec l’orientation stratégique | P | D |
| Préparer une analyse de rentabilité en vue d’évaluer les modifications | D | P |
| Faire approuver les modifications | - | F |
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
| Mener une étude de marché (besoins, désirs et habitudes des clients) | F | C |
| Recommander une stratégie de marketing pour la campagne (promotion de la marque et des produits, messages destinés aux clients, messages destinés aux médias) | D | P |
| Obtenir l’autorisation ministérielle pour la stratégie de marketing de la campagne | P | D |
| Élaborer les concepts créatifs du marketing | F | C |
| Obtenir l’autorisation ministérielle pour les concepts créatifs | P | D |
| Mettre le plan de marketing à exécution | F | - |
| Annoncer les taux au début de la période de vente | - | F |
| Annoncer les taux pour le reste de la période de vente | F | - |
| Gérer les activités liées aux relations avec les médias | D | P |
| Gérer le site Web (www.oec.gc.ca) | F | - |
| Banque (Département des Marchés financiers) |
Ministère | |
|---|---|---|
| Lancer le processus d’établissement ou de changement des prix | - | F |
| Formuler des commentaires en vue de l’établissement des prix | ||
| • taux s’appliquant aux obligations coupon zéro du gouvernement canadien vendues en gros |
F | - |
| • Frais administratifs bruts engagés par la Banque | F | - |
| • Frais de commission compris |
||
| • Exclusion faite de la TPS applicable à la Banque | ||
| • Frais administratifs bruts engagés par le Ministère | - | F |
| Désigner le fournisseur commercial ou prolonger son contrat relatif à l’évaluation des options et fournir les renseignements voulus quant à l’évaluation des options implicites liées aux OPC et aux OEC | - | F |
| Formuler des conseils quant au caractère raisonnable des valeurs d’options estimées | F | - |
| Suivre le prix d’autres produits de détail | - | F |
| Recommander des prix au ministre aux fins d’approbation | - | F |
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
| Recommander les conditions s’appliquant à la vente au comptant et par épargne-salaire | D | P |
| Approuver les conditions s’appliquant à la vente au comptant et par épargne-salaire | - | F |
| Créer les formulaires et rapports destinés aux clients | F | - |
| Préparer la stratégie de service à la clientèle | D | P |
| Préparer la stratégie technologique et les priorités quant aux systèmes | F | - |
| Bâtir les systèmes de soutien et élaborer les processus opérationnels connexes | F | - |
| Gérer le changement opérationnel | F | - |
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
| Négocier des accords avec les agents vendeurs (vente au comptant et épargne-salaire), sous réserve de l’approbation des commissions par le Ministère | F | C |
| Approuver la structure des commissions | C | F |
| Maintenir les canaux de vente par épargne-salaire et au comptant | F | Le Ministère est consulté seulement en cas de problème important. |
| Maintenir de bonnes relations de travail avec les partenaires dans ces canaux | F | |
| Fournir les documents et la formation dans ces canaux | F | |
| Verser la rémunération destinée aux agents vendeurs | F |
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
| Définir les normes de service | F | C |
| Traiter les opérations avec la clientèle (inscriptions, transactions financières, transactions non financières, corrections) | F | Le Ministère est consulté seulement en cas de problème important. |
| Traiter les rapports destinés aux clients | F | |
| Traiter les rapports réglementaires | F |
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
| Répondre aux demandes relevant de l’aspect opérationnel que les clients adressent au ministre (ces demandes sont transmises à la Banque) |
F (Informer le Ministère de la réponse) |
- |
Répondre aux demandes des clients :
|
F | Le Ministère est consulté seulement en cas de problème important ou lorsque sont soulevées des questions touchant l’orientation stratégique du Programme. |
| Banque | Ministère | |
|---|---|---|
Tenue de livres
|
F (dans le cadre de la vérification des contrôles internes de la Banque) |
C |
Déclaration
|
||
| Relevé de toutes les transactions liées aux rachats, aux ventes, aux commissions et aux versements d’intérêt pour la balance de vérification et les Comptes publics | - | F |
Annexe II
Programme de placement de titres sur le marché de détail – Rapports financiers trimestriels
Aux termes du présent protocole d’entente, la Banque prépare chaque trimestre un rapport récapitulatif des résultats financiers du Programme. Le rapport met en parallèle les charges d’exploitation effectives et le budget prévu du Programme depuis le début de l’exercice et explique les écarts que la Banque juge notables.
Le rapport comporte une section distincte pour les dépenses en immobilisations, le cas échéant.
Le rapport est préparé suivant les processus internes de la Banque en la matière et ses postes de dépenses. Il doit toutefois comporter les catégories de coûts suivantes :
Dépenses d’exploitation
Banque du Canada – Opérations internes de la Banque
Cette catégorie comprend les coûts internes engagés par la Banque pour la gestion du Programme (activités comme la planification, l’établissement du budget, les prévisions, la gestion des relations, l’analyse des produits, la gestion des contrats, les recherches et analyses de marketing, la gestion de l’effectif de vente, etc.).
Elle englobe aussi les frais d’exploitation indirects engagés et nécessaires pour la gestion du Programme (notamment une partie des frais de gestion de la Banque et des frais liés à l’infrastructure et aux fonctions de soutien comme les Services financiers, les Services juridiques, les Ressources humaines, les Technologies de l’information, les Services de sécurité et des installations, etc.).
Les coûts d’exploitation internes de la Banque liés au Programme figurent dans la catégorie des frais fixes, suivant l’accord conclu avec le Ministère. La hausse annuelle de ces frais suit la hausse annuelle du coût des activités énumérées précédemment.
Tiers (Opérations)
Cette section regroupe l’ensemble des dépenses découlant de contrats avec des tiers, de même que les budgets liés aux opérations de base et aux innovations, dans les catégories « Opérations courantes imparties » et « Gestion des changements apportés aux opérations ».
Tiers (Marketing et communications)
Cette section réunit toutes les dépenses découlant de contrats avec des tiers qui concernent l’obtention de services de publicité, des recherches de marketing, la conception, l’effectif de vente, l’entreposage, l’hébergement de site Web, l’impression et la distribution. Ces dépenses sont réparties dans les catégories « Achat de publicité dans les médias et création » et « Marketing, impression et distribution ».
1 Suivant leur définition, les besoins financiers touchant le Programme comprennent les charges d’exploitation et les dépenses en immobilisations directes et indirectes engagées par la Banque pour administrer le Programme. Ces charges et dépenses comprennent les salaires et autres charges liées au personnel, les contrats conclus avec des tiers, une partie des frais de gestion de la Banque, de même qu’une partie des dépenses d’infrastructure et de soutien se rapportant, par exemple, aux Services financiers, aux Services juridiques, aux Ressources humaines, aux Technologies de l’information ou aux Services de sécurité et des installations.
