Archivé - Ministère des Finances du Canada Rapport annuel au Parlement sur l'application de la
Loi sur la protection des renseignements personnels
2008-2009

Table des matières

Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Mandat du ministère des Finances

Application de la Loi

Interprétation du rapport statistique

Plaintes

Appels devant la Cour fédérale du Canada

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

ANNEXE A
Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du ministère des Finances est présenté conformément à l'article 72 de la Loi. Le présent rapport vise la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009. 

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, la Loi accorde à ces personnes, ainsi qu'à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

Mandat du ministère des Finances

Le ministère des Finances est l'organisme central du gouvernement fédéral chargé de donner des conseils sur tous les aspects des questions économiques et financières au Canada. Il se préoccupe également de toutes les facettes du rendement de l'économie canadienne. Il surveille toutes les initiatives touchant l'économie afin d'en assurer la cohérence et de suivre l'évolution des facteurs externes qui influent sur la performance économique du pays.

Le budget fédéral est la publication la plus connue du Ministère. Le discours du budget présente un examen faisant autorité des facteurs économiques passés, présents et futurs qui influeront sur la performance économique du pays et sur les finances de l'État. Le budget contient une analyse des comptes publics de l'exercice précédent et des projections financières pour les exercices à venir. Ces projections portent entre autres sur le programme de dépenses publiques, les revenus tirés de sources existantes, les changements en matière d'imposition et les niveaux d'endettement. Le Ministre exerce un certain nombre de responsabilités prévues par la loi et joue un rôle prépondérant en tant que principal conseiller stratégique. La liste qui suit des fonctions du Ministre et du Ministère illustre ces responsabilités:

Responsabilités à l'égard des programmes (ou prévues par la loi) et principales fonctions

• Politique budgétaire et monétaire
• Préparation et planification du budget
• Politique fiscale
• Gestion de la dette et du fonds des changes
• Tarifs et certains aspects de la politique commerciale et tarifaire
• Politique du secteur financier
• Accords financiers internationaux
• Accords financiers fédéraux-provinciaux (gestion des politiques et des programmes)
• Politique sur les régimes de retraite privés et financement des régimes de retraite publics
• Privatisation.

Fonctions à titre d'organisme central

• Élaboration du cadre financier
• Préparation des perspectives et des prévisions économiques
• Analyse et évaluation des principales initiatives et options stratégiques
• Supervision partagée des sociétés d'État et des organismes
• Coordination du travail du Ministère avec d'autres organismes centraux en ce qui a trait aux principaux dossiers.

Application de la Loi sur l'accè à l'information

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), dont les activités sont surveillées par la Direction juridique, est chargée de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le ministère des Finances. En tant que service centralisé, la Division coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi. Par ailleurs, elle mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d'information non officielles. Le personnel de la Division donne également, aux fonctionnaires du Ministère, des conseils et des indications touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. En raison du faible volume de renseignements personnels et de dossiers reliés à la protection des renseignements personnels qui sont gérés par le ministère des Finances, le nombre d'employés affectés à ces questions lors de la plupart des périodes visées est généralement peu élevé. Toutefois, le ministère a récemment instauré un Code régissant les conflits d'intérêts à l'intention de ses employés, et une somme de temps importante a été consacrée à ce dossier durant la période et en prévision de la mise en œuvre de ce code, de manière à garantir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques connexes.

Le présent rapport offre un aperçu des activités relatives à la protection des renseignements personnels qui ont été menées au ministère des Finances pendant la période visée, soit du 1er avril 2008 au 31 mars 2009.

Aperçu des activités relatives à la protection des renseignements personnels

Depuis la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministère des Finances du Canada a reçu très peu de demandes en vertu de la Loi. Étant donné que le Ministère ne recueille pas de renseignements personnels pour administrer des programmes donnés, ses fonds de renseignements personnels ont trait en grande partie à ses employés. Le Ministère reçoit très peu de demandes de communication de renseignements personnels puisque des procédures efficaces sont en place pour permettre aux employés ministériels d'avoir accès de façon non officielle à leurs dossiers personnels. Le logiciel « PeopleSoft », qui est installé sur l'ordinateur des employés, permet à ces dernier de consulter leurs registres de congés. Seul l'employé peut avoir accès à son dossier sur PeopleSoft, grâce à un mot de passe qu'il choisit lui‑même.

Le Ministère détient également des renseignements personnels sur les entrepreneurs qui fournissent des services personnels au Ministère, les candidats qui postulent un poste ministériel et la correspondance et les réponses aux enquêtes de la part du grand public.

Activités de sensibilisation et de formation

Des séances de formation pour les nouveaux employés sont offertes sur une base mensuelle. Celles-ci contiennent un aperçu des activités relatives à la protection des renseignements personnels. Des séances de formation ponctuelles sont aussi organisées au besoin ou à la demande des directions. Il n'y a pas eu de cours portant spécifiquement sur la protection des renseignements personnels durant la période visée par le rapport, mais des renseignements sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été fournis lors de chacune des onze séances organisées au sujet de l'accès à l'information.

Changements institutionnels apportés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Comme le Ministère traite très peu de demandes de communication de renseignements personnels, aucun changement institutionnel n'a été apporté à l'application de la Loi au cours de l'année.

La délégation de pouvoirs approuvée le 31 mars 2008 est demeurée en vigueur tout au long de la période.

Délégation des pouvoirs

Pendant la période visée, le pouvoir d'approuver ou de refuser la communication de renseignements ministériels demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été partagé entre le sous-ministre, le sous-ministre délégué et représentant du Canada au G7, le sous-ministre délégué, le sous-ministre adjoint et conseiller juridique du Ministère, et le directeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.  Habituellement, le directeur de la Division de l'AIPRP exécute cette fonction, sauf lorsque des renseignements personnels sont communiqués à des organismes d'enquête, conformément à l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels communique généralement ces renseignements.

Tableau 2
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pouvoirs, devoirs ou fonctions	Article	Sous-ministre	Sous-ministre délégué	Sous-ministre délégué et représentant du Canada auprès du G7	Sous-ministre adjoint, Direction des services ministériels
Communiquer des renseignements personnels à un organisme d'enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés	8(2)e)	Oui	Oui	Oui	Oui

 

Pouvoirs, devoirs ou fonctions	Article	Sous-ministre	Sous-ministre délégué	Sous-ministre délégué et représentant du Canada au G7	Sous-ministre adjoint et conseiller juridique, Direction juridique	Directeur AIPRP	Chef d'équipe, AIPRPAnalyste principal, AIPRP
Communiquer des renseignements personnels lorsque les fins auxquelles ils sont communiqués ne peuvent être normalement atteintes que si les renseignements sont donnés sous une forme qui permette d'identifier l'individu qu'ils concernent et obtenir un engagement par écrit à s'abstenir de toute communication ultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de permettre l'identification de l'individu qu'ils concernent	8(2)j)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifieraient une violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage	8(2)m)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l'alinéa 8(2)e) ainsi qu'une mention des renseignements communiqués, et mettre cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée	8(4)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Dans le cas prévu à l'alinéa 8(2)m), donner un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée)	8(5)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Faire un relevé des cas d'usage de renseignements personnels.	9(1)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage compatible de renseignements personnels et mettre à jour le répertoire en conséquence	9(4)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Verser les renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels	10	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Aviser par écrit la personne qui a fait la demande de ce qu'il sera donné ou non communication des renseignements personnels	14a)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Procéder à la communication	14b)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Proroger le délai et faire part du nouveau délai à la personne qui a fait la demande	15	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Juger nécessaire de faire traduire des renseignements personnels ou de fournir à la personne qui a fait la demande des services d'interprète	17(2)b)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Déterminer si la communication des renseignements personnels devrait être faite sur un support de substitution	17(3)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	18(2)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	19(1)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Communiquer, avec consentement, les renseignements personnels visés par ce paragraphe	19(2)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	20	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	21	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	22	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	22.3	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	23	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	24	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	25	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	26	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	27	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article	28	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Recevoir un avis d'enquête par le Commissaire à la protection de la vie privée	31	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée	33(2)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Recevoir les conclusions de l'enquête et aviser le Commissaire à la protection de la vie privée soit des mesures prises ou envisagées pour la mise en œuvre de ses recommandations, soit des motifs invoqués pour ne pas y donner suite	35(1)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Accorder l'accès à des renseignements personnels	35(4)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Recevoir les conclusions de l'enquête sur des dossiers dans des fichiers inconsultables	36(3)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Recevoir les conclusions après l'enquête sur des renseignements personnels	37(3)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Demander une audition dans la région de la capitale nationale	51(2)b)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Demander le droit de présenter des arguments en l'absence d'une autre partie	51(3)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Établir un rapport annuel pour présentation au Parlement	72(1)	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'institution par des règlements établis en vertu de l'article 77 dont il n'est pas question ci-dessus	77	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui

Communication aux termes de l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'alinéa 8(2)e) autorise la communication de renseignements personnels « à un organisme d'enquête déterminé […] en vue de faire respecter des lois ». Au cours de la période visée, une demande d'information provenant d'un organisme d'enquête a été traitée en vertu de l'alinéa 8(2)e).

Le Ministère n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu des alinéas 8(2)f), g) ou m) pendant la période visée.

Activités de couplage et de partage de données

Aucune nouvelle activité de couplage ni de partage de données n'a été entreprise pendant l'année.

Fichiers inconsultables

La nature de l'information figurant dans les fichiers de renseignements personnels qui relèvent du ministère des Finances du Canada est telle qu'aucun fichier n'a été désigné inconsultable au sens de l'article 18 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Interprétation du rapport statistique

Dispositions prises à l'égard des demandes

Le Ministère avait reporté deux demandes de renseignements personnels reçues au cours du précédent exercice en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et a reçu six demandes pendant la période visée. Il a traité huit demandes pendant la période visée et n'en a reporté aucune à l'exercice 2009‑2010.

Le tableau sommaire suivant indique quelles dispositions ont été prises à l'égard des huit demandes de renseignements personnels traitées pendant la période visée:

Disposition	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes
Communication totale	0	s.o.
Communication partielle	1	12,5%
Aucune communication	0	s.o.
Demandes transmises à une autre institution	0	s.o.
Traitement impossible	6	75%
Abandon de la demande	1	12,5%
Traitement informel	0	s.o.
Total	8	100%

Communication totale

s.o.

Communication partielle

Une personne a eu accès à tous ses renseignements personnels; seuls les renseignements personnels concernant d'autres personnes ne lui ont pas été communiqués.

Aucune communication

s.o.

Demandes transmises à une autre institution

s.o.

Traitement impossible

Aucun document pertinent ne permettait de répondre à six demandes (75 % des demandes).

Abandon de la demande

Une personne a abandonné sa demande après avoir appris que les dossiers des anciens employés étaient sous le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada.

Traitement non officiel

s.o.

Exemptions ou exclusions invoquées

Pendant la période visée, on a invoqué l'article 26 à l'égard d'une demande afin de protéger les renseignements personnels de personnes autres que l'auteur de la demande; aucune exclusion n'a été invoquée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Délai de traitement et prorogations

Pendant la période visée, sept demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours et une, dans un délai de 60 jours. Il y a eu une prorogation de 30 jours pour un dossier de manière à pouvoir consulter d'autres institutions.

Traduction

Pendant la période visée, le Ministère n'a reçu aucune demande de traduction.

Mode de communication

En réponse à la demande où des renseignements personnels ont été communiqués, la personne s'est vu remettre une copie des documents.

Corrections et mentions de correction

Pendant la période visée, le Ministère n'a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.

Coûts

Les dépenses engagées pendant la période visée sont calculées en fonction de la moyenne des salaires des employés (1) de la Division de l'AIPRP et des frais administratifs associés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus, voir l'annexe A.

Plaintes

Aucune plainte n'a été déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée.

Appels devant la Cour fédérale du Canada

Aucun appel n'a été déposé devant la Cour fédérale pendant la période visée.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été effectuée au cours de la période visée par le rapport. Elle avait trait au Code régissant les conflits d'intérêts élaboré à l'intention des employés ministériels. On trouvera un résumé de cette EFVP sur le site Web du Ministère à l'adresse http://www.fin.gc.ca/disclose-divulgation/pia-efvp-fra.asp .  Aucune évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) n'a été effectuée lors de la période visée.

ANNEXE A
Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels